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关于印发《河南省各级国家综合档案馆馆藏档案资料普查工作方案》的通知
更新时间:2012-7-19

                                   

 豫档发〔2012〕16号

 

关于印发河南省各级国家综合档案馆

馆藏档案资料普查工作方案》的通知

 

各省辖市档案局,省直管试点县(市)档案局:

现将河南省各级国家综合档案馆馆藏档案资料普查工作方案印发给你们,请认真组织实施。

 

                                   河南省档案局

                                  2012年7月16

 

 

 

河南省各级国家综合档案馆

馆藏档案资料普查工作方案

 

    近几年,我省档案资源建设成效显著,各种新内容新载体档案相继入馆,但也存在家底不清、分类不合理等问题。为了全面了解和掌握档案馆馆藏档案资料数量和结构,摸清馆藏“家底”, 加强档案管理,确保档案安全,提高服务能力,有必要在全省各级国家综合档案馆开展一次馆藏档案资料普查工作。为此,特制定本方案。
  一普查的内容

全省各级国家综合档案馆20111231日前收集进馆的档案、资料以及寄存、代管档案。

二、普查的方法
  (一)对档案馆拥有的档案,逐全宗进行核查、清点,填报《馆藏档案登记表》(见附件1)。

(二)对馆藏资料进行核查、清点,填报《馆藏资料登记表》(见附件2)。

(三)对寄存、代管档案进行核查、清点,填报《寄存、代管档案登记表》(见附件3)。

 三、普查的步骤

普查工作的基本步骤,可分为三个阶段:准备阶段、普查阶段、上报数据阶段。

(一)准备阶段(81——86

制作普查表格,抽调参加普查的工作人员,对抽调人员进行培训、分工,确定普查工作步骤等。

(二)普查阶段(87——824

按普查工作方案进行普查,各级国家综合档案馆分别填报《馆藏档案登记表》、《馆藏资料登记表》、《寄存、代管档案登记表

(三)上报数据阶段(825——831

各省辖市档案局将本地区所属各级国家综合档案馆(包括省直管试点县(市)档案馆)的登记表(纸质及电子版各1份)收集齐全,报送省档案局业务指导处。纸质登记表须经单位领导签字,加盖公章。

四、普查的要求

(一)强化组织领导。省档案局成立以省委副秘书长、省档案局局长王国振为组长的河南省各级国家综合档案馆馆藏档案资料普查工作领导小组,加强对此项工作的领导和指导。各地也要成立相应的机构,领导和指导本地区普查工作。

(二)做好普查表的填报和管理。各级国家综合档案馆要如实地填报登记表,不得虚报、瞒报、拒报、迟报,不得伪造、篡改普查资料。要妥善保存普查数据和资料,对普查中涉及的国家秘密,必须履行保密义务。

五、普查时应注意的有关问题

(一)以档案、资料的保管单位,作为此次普查的基本单位。

(二)《馆藏档案登记表》中的“卷数”为实有案卷数。对档案馆拥有的档案进行核查、清点时,要注意核查附卷、空号、缺卷、多卷等问题。

附卷是指同一案卷号下的若干案卷实体,如第7卷有两卷,编号为771),7(1)卷是7卷的附卷。附卷作为实体案卷,应予以统计。

空号是指因某种原因,编有案卷号,但无相对应的案卷实体,如1234134各有一卷相应的实体案卷,而“2”没有相对应的案卷实体,“2”为空号。空号卷因没有相应的案卷实体,不予统计。

缺卷是指案卷目录中有此卷,但此卷不在柜架上,如外借未还,放错位置等。出现缺卷一般有四种情况:一是档案外借未收回,“利用登记薄”上有记载,如属逾期未还者,经办人员要抓紧清收。二是一卷插入其他卷中,需要再次返回档案存放柜中,在相近卷号的案卷中寻找。三是归卷时,混淆了全宗号,放入别的全宗同一卷号位置上去,需清查出,归入此卷相应位置。四是丢失,要逐级上报,经批准不再统计。

多卷是指有档案实体但没有编写目录。多卷应补全目录,并予以统计。

(三)《馆藏档案登记表》有关指标解释:

1、卷数和件数。卷数,是以案卷为保管单位档案的卷数。件数,是以件为保管单位档案的件数。卷数、件数分别统计,不相互折算,不相互叠加。

2、案卷排架长度,是指以案卷为保管单位的档案竖排在柜架上的长度,以“米”为单位。以件为保管单位档案长度,是指以件为保管单位的档案装盒后竖排在柜架上的长度。

3专业档案的种类按照国家档案局印发的《国家基本专业档案目录》进行确认。

4、声像档案,是指专门保管起来的录音、录像、影片、照片档案,照片档案和其他档案一起立卷保管的不计在内。

5、照片档案中“照片”包括底片和照片,以张为单位相加计算。

(四)对馆藏资料进行核查、清点时,要注意以下问题:

1建国前资料的历史分期。

明清及以前资料,是指明清及以前国家机构、社会组织、个人在实践活动中形成的资料。

民国资料,是指中华民国时期(1912年1月11949年9月30)国家机构、社会组织(主要包括南京临时政府、广州和武汉国民政府、民国北京政府、北洋政府、南京国民政府、日伪、汪伪政权等中央和地方各级行政机关,国民党和其他党派、团体,文教卫生和科研部门,工商企业,外国驻华机构)、个人在实践活动中形成的资料。

革命历史资料,是指中华人民共和国成立前(1919年五四运动至1949930),中国共产党及其领导的党政军群机构及其他革命团体和个人在实践活动中形成的资料。

2、资料所属的时间,是指资料形成的时间,如资料制作、出版的时间。

3、资料的种类,参照河南省档案局《关于印发〈河南省各级综合档案馆资料分类表〉的通知》(豫档字〔1990〕第32号)划分。

(五)《馆藏资料普查表》有关指标解释:

1、资料的册数、件(盒、张)数分别统计,不相互折算,不相互叠加。

2、声像资料,是指专门保管起来的录音、录像、影片、照片资料,照片资料和其他资料合为一册保管的不计在内。

3、照片资料中“照片”包括底片和照片,以张为单位相加计算。

(六)《寄存、代管档案登记表》“档案数量”的统计单位,以档案馆与寄存、代管单位商定的统计单位为准。

 

附件:1. 馆藏档案登记表

      2. 馆藏资料登记表

      3. 寄存、代管档案登记表

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