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关于印发《河南省城市社区档案管理暂行办法》的通知
更新时间:2012-7-25

                                   

 豫档发〔201214号 

关于印发《河南省城市社区档案管理

暂行办法》的通知

 

各省辖市、省直管试点县(市)档案局:

为加强城市社区档案管理,更好地为社区各项事业发展服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市居民委员会组织法》、《河南省档案管理条例》、《河南省实施〈中华人民共和国城市居民委员会组织法〉办法》等法律、法规,结合我省实际,省档案局制定了《河南省城市社区档案管理暂行办法》,现印发给你们,请认真贯彻执行。

 

(此页无正文)

 

                                                                河南省档案局

                       201261

  

河南省城市社区档案管理暂行办法

 

第一条  为加强城市社区档案管理,更好地社区各项事业发展服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市居民委员会组织法》、《河南省档案管理条例》、河南省实施〈中华人民共和国城市居民委员会组织法〉办法》等法律、法规,结合我省实际,制定本办法。

第二条  城市社区档案,是指社区党群组织、社区居民委员会等组织和居民在社区建设、管理和服务等活动中直接形成的,对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像、实物等各种形式和载体的历史记录。

第三条  城市社区档案应贯彻集中统一管理的原则,对各种门类和载体的档案实行集中统一管理,维护档案的完整与安全,便于社会各方面对档案的利用。

第四条  城市社区档案管理是社区开展党的建设、社区精神文明建设、社区服务、社区卫生、社区文化和社区治安等各项工作的重要基础性工作。城市社区要加强对档案工作的领导,明确责任人和工作职责,并将其纳入社区工作计划和议事日程,切实解决档案工作中遇到的实际问题,保障档案工作与社区各项工作同步协调发展。

第五条  各级档案行政管理部门负责本行政区域内的城市社区档案工作的业务指导、监督。

第六条  城市社区居民委员会应依法建立健全档案工作,设立综合档案室(柜),配备档案管理员。档案管理员应掌握档案管理基本知识和基本技能。

第七条  城市社区综合档案室应具备以下条件:

有专(兼)职档案员;有档案管理制度;有档案保管箱柜;有档案实体保存;有档案检索工具。

第八条  城市社区综合档案室工作任务:

(一)宣传、贯彻、执行党和国家有关档案工作的法律、法规、规章和标准;

(二)指导、监督社区各组织机构文件材料的归档工作;

(三)集中管理社区的全部档案和资料;

(四)积极提供档案资料的利用,为社区各项工作和居民生活服务。

第九条  城市社区档案管理人员工作职责:

(一)按时收集、整理和管理本社区的各类档案;

(二)对全部档案实行安全规范保管;

(三)对社区各组织机构文件材料的归档工作进行监督和指导;

(四)编制档案检索工具,为档案利用创造条件;

(五)密切配合社区各项工作,积极提供档案利用。

第十条  城市社区党组织、社区居民委员会、社区所属的企事业单位应建立健全文件材料归档和档案管理制度。凡是反映本社区工作活动、具有查考保存价值的各种文件材料,都应向社区综合档案室移交,任何单位、组织和个人不得据为己有或擅自销毁。

城市社区文件材料的归档范围应参照《河南省城市社区文件材料归档范围和保管期限表》(见附件)执行。

第十一条  各类应归档的文件材料应按时归档。

1、文书类文件材料一般按年度归档,本年度档案在次年的6月底前归档。

2、会计类文件材料由财务人员整理完毕保存一年后向档案管理员移交归档。

3、科技类中的基建类文件材料于项目竣工验收后归档;设备类文件材料在设备开箱验收后归档。

4、电子类、声像类文件材料和实物类档案等随时归档。国家有特殊规定的,从其规定。

第十二条  归档文件材料应齐全完整,保管期限划分准确,载体和书写材料符合耐久性要求和有关技术标准,禁止使用圆珠笔、彩色笔、铅笔、纯蓝或红色墨水等书写材料。

第十三条  城市社区归档文件材料应按照国家档案局和河南省档案局及有关部门的规定、标准进行整理。

1、文书档案按照河南省档案局印发的《归档文件整理规则实施细则》(豫档发[2001]9号)进行整理。

2、基建档案按照《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔19884号)进行整理。

3、会计档案按照《会计档案管理办法》(财会字〔199832号)进行整理。   

4、社区居民档案按照居民小组或楼号、门牌分类,按户整理。

5电子文件按照《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GBT 18894-2002)进行整理。                                   

6照片档案按照《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)进行整理。

7、录音、录像档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T151995)进行整理。

8、实物档案按类别和接收的年度分别登记归档。

9、其他专门档案按照国家档案局和河南省档案局及有关部门的规定、标准进行整理。

第十四条  城市社区应根据档案工作的要求,采取必要的保管和保护措施,不断改善档案保管条件,确保档案的完整与安全。形成档案数量多、有条件的社区应设置专用库房保管档案。 

第十五条  档案管理员应定期对档案及保管状况进行全面清点、检查,并形成安全检查记录;发现破损、霉变、虫蛀、褪色或字迹模糊等现象时,应及时修补、复制或进行其他技术处理。对特种载体档案,要对记录的信息进行定期检测,确保信息记录的安全。

第十六条  档案管理员应保持档案及库房、装具、设备的整洁。保管条件要符合防高低温、防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗等要求。档案装具周围禁止吸烟和存放易燃、易爆物品。

第十七条  城市社区档案实行专人保管。综合档案室应按照《全宗卷规范》(DA/T12-1994)建立全宗卷。

第十八条  城市社区综合档案室应编制档案案卷目录、归档文件目录等必要的档案检索工具为档案利用创造条件;有条件的要应用计算机建立档案文件级目录或重要档案全文数据库,进行档案的存贮与检索。

第十九条  城市社区综合档案室应建立各种档案统计台账,对档案的接收和移交、档案的保管数量、借阅和利用效果、鉴定和销毁等情况进行登记和统计。并按规定向上级机关报送档案工作基本情况统计表。
  
 第二十条  城市社区应建立档案鉴定工作小组,根据《河南省城市社区文件材料归档范围和保管期限表》的规定,对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定小组由城市社区档案工作负责人和相关人员组成。通过鉴定,确定档案的存销,调整档案保管期限和档案密级,并出具档案鉴定报告。对失去保存价值的档案,应清点核对,由鉴定小组撰写销毁报告并编制《销毁档案清册》,经必要的审批手续后,核准销毁。

第二十一条  严禁擅自销毁档案。销毁档案应按以下要求办理:

1在指定地点销毁,注意保密;

2不得出卖或用作其他用途;

3应指定监销人、经办人两人以上共同执行,同时在销毁清册上签名,以示负责;

4、销毁档案清册应归档永久保存,并报上级机关备案。

第二十二条  城市社区应制定档案借阅制度,根据档案的内容确定不同的利用范围和审批程序。

第二十三条  档案管理员要熟悉所保管档案的内容,根据城市社区各项工作的需求,积极做好提供利用工作。

第二十四条  社区综合档案室应编制适应利用需要的档案检索工具,并编写社区大事记、组织沿革、基础数字汇编和专题参考资料,积极开发档案信息资源,为社区建设和各项工作服务。

第二十五条  社区档案的开发与提拱利用,必须严格遵守保密制度。

第二十六条  对列入地方国家综合档案馆进馆名册的、属于永久保管的社区纸质档案,自形成之日起满十年后,连同目录、全宗卷和其他检索工具一并向所辖市(区、县)综合档案馆移交。电子档案可适当扩大移交范围。移交时间视具体条件,可通过网络随时移交,也可刻录至光()盘上,按年移交,具体范围与移交时限由当地档案馆和社区磋商确定。   
   
第二十七条  城市社区档案管理员调离工作岗位时,应在离职前办妥档案交接手续。

第二十八条  在城市社区档案工作中作出显著成绩的单位和个人,由其所在的街道办事处或县以上档案行政管理部门给予表彰和奖励。

对违反《档案法》及《河南省档案管理条例》行为的,依法追究相关责任。

第二十九条  本办法由河南省档案局负责解释。

第三十条  本办法自发布之日起施行。

 

附件:河南省城市社区文件材料归档范围和保管期限表


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