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以人为本 创新档案管理机制
作者:张婕妤  更新时间:2011-4-17

注重实效 提高档案服务水平

    创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力。随着我国经济建设的发展和科学技术的进步,各种档案的作用日益突出,档案管理面临新的挑战!所以只有通过档案工作的创新,才能使档案事业适应和服务于社会各项事业,才能使档案工作充满生机和活力,才能使档案事业可持续发展。郑州市二七区档案局在这方面做了有益的尝试,取得了良好的效果,产生了深远的影响。

一、创新管理体制

    近年来,二七区档案局内抓管理、强化素质,外树形象、优质服务,以高效务实的态度推进机关作风建设步入科学化、制度化、规范化发展轨道。

1、成立行政服务科,提高行政效能

    为进一步深化行政审批制度改革,提高行政效能。按照精简、统一、效能的原则,二七区档案局改革行政审批服务方式,创新行政管理体制,建立规范高效的审批运行机制。为此,区档案局对本单位内设机构进行重组,把审批、审核、核准、备案和程序性办理等有行政审批服务事项,从原来的法制宣传科剥离出来,组建“行政服务科”,实现“一个窗口对外”。以“依法行政,办事高效,服务优良,群众满意”为宗旨,多次对审批事项进行“瘦身”,让审批时间“缩水”,优化了审批程序,其中合并审批事项2项,简化办理程序2个,取消了3项行政审批事项和服务事项,对残疾人、低保户、退伍军人实行免费查档服务,实现了手续齐全,即刻办结。最大限度简化了审批服务事项,为群众提供更加方便快捷的服务。同时,为进一步增强了全局党员干部的责任感、荣誉感和使命感,二七区档案局开展每周一上午国旗下宣誓活动:我是二七区机关工作人员,全心全意为人民服务是我的宗旨。我承诺:热爱二七,奉献二七,坚决做到“行动迅速,善抓落实,创新创效,廉政为民”,为二七发展做贡献!机构重组焕发出热情,使服务更加便捷;郑重的誓言内化成力量,使服务更加贴心。

   2、整合档案资源,提高档案利用

    档案资料浩如烟海,为最大限度的发挥作用,切实服务民生。二七区档案局坚持以人为本,树立“人的档案最重要”的新观念,注重民生档案资源的整合和开发,把与人民群众生产生活息息相关的档案完整齐全地接收进馆,保障人民群众查阅利用。几年来,二七区档案局接收整理婚姻档案150282对、公证档案5305件、城建档案443卷、伤残军人档案2148件,招工、工资档案692卷,全部入柜、对外开放,为人民群众提供实实在在的方便,使老百姓得到实实在在的实惠。随着档案资源的不断丰富,区档案局查档接待量也在逐年攀升。如今,年接待量2000多人次,每份档案都为群众提供了有力的凭证,解决了实实在在的问题,充分发挥了馆藏档案的作用。

    企业职工王女士在办理退休养老保险手续时,才得知单位已将她的个人档案丢失,拿不出招工时的凭据,就无法享受应有的待遇。她几经辗转找到二七区档案局(馆),在工作人员的帮助下,当即查到了她当时的招工表及工资审批表,她激动地说:“档案部门帮我解了人生之忧”。

    苌老先生是二七区制锁厂的一名职工,1958年参加工作,今年72岁,虽然早到了退休年龄,但因他的人事档案不慎丢失,一直无法办理正常的退休手续,为此苌老先生痛苦不堪。

    按照政策相关规定,只要能找到哪怕一张与苌老先生有关的招工登记表或者是工资分配表,就能办理退休手续。经人介绍,苌先生抱着一丝希望,来到了区档案局。经过两个多小时的耐心查阅,终于帮他找到了一张1977年的工资表。看到自己退休有望,老先生非常兴奋,激动地说:“真没想到还能在这儿找到工资表,这下子,我可以安享晚年了。”

   二、创新服务方法

   二七区档案局按照为民、务实要求,不断拓宽服务领域,改进服务手段,创新服务方法,扎实推动政府机关由管理型向服务型转变。           

     1、改版网站 服务升级

   二七区档案局充分利用现代科技手段,于20086月,全面升级改版了政务公开和便民利民的重要平台——“郑州市二七区档案信息网”(www.eqda.com.cn)。为更好地服务党和国家的经济建设,树立档案工作对外服务的形象,提升档案工作的社会公共服务能力。201010月,再次改版升级,率先将中国档案行业的“徽标”设置在网站首页 。改版升级后,网站彰显以下特点:(1)、便捷性。开设了政务平台、网上展厅、办事指南、在线调查、现行文件查阅中心等10多个主要栏目,政务公开、兰海拾贝等30多个分级栏目;开办了网上论坛、读者建言等相关栏目,建立了领导干部、行业管理人员与人民群众进行沟通交流的平台,使机关工作更加便捷公开、规范高效。(2)、服务性。网站以档案工作为中心,全面涵盖了涉及馆藏历史、馆藏概况等方方面面的工作,突出档案行业特色,建立了办事指南、在线调查等与人民群众生活密切相关的栏目,为广大群众提供必要信息发挥了积极的作用。(3)、科普性。突出档案知识的普及和档案历史文化的传播,建立了“昔日二七”与“二七新貌网”栏目,使群众随时随地了解郑州,了解二七。

   2、电子中心迅速快捷

传统的档案管理模式,各单位的电子文件、电子档案信息资源都是独立的,就如信息海洋里的一个个孤岛。建成数字档案馆系统后,把各单位的档案资源整合起来,集中管理,通过统一的利用平台,提供对外服务。2009——2010年,二七区政府建成“二七区电子文档中心”系统,通过《ES-0AIS飞扬数字档案馆系统》,实现了档案在线查询、在线指导、在线归档、在线咨询。 利用“二七区电子文档中心”系统,方便快捷,最大限度地缩短了查档时间,提高了工作效率。

    3、便民服务 假日照常

    二七区档案局规范行政服务行为,落实了五项制度(服务承诺制、首问负责制、一次性告知制、限时办结制、AB角无缺位制),开展了五项服务(预约服务、延时服务、上门服务、代办服务、特岗假日服务),提高行政服务效率,便民服务贴心暖心。开展服务对象电话、网络、书面等形式预约查档服务,对工作时间受理尚未办理完毕或非工作时间接到的服务事项申请,无条件延长工作时间进行办理。对因瘫痪卧床等特殊原因不便到档案局办理相关证明的当事人,档案馆派人免费上门服务。节假日、双休日设立值班人员,实现便民利民无假日。此举,20101110日《郑州日报》第六版《二七区档案局便民服务无假日》予以报道。

     4、人文服务 构建和谐

    二七区档案局始终牢固树立服务中心、服务基层的思想,坚持服务高标准、工作严要求,热情做好查档接待工作。

    在接待查阅利用人员时,工作人员始终态度和蔼,礼貌周到,坚持做到“接待咨询热心、解答问题耐心、调阅档案细心”,在细微之处传递人文关怀,使查档人员怀着希望而来,带着满意而归,受到社会各界群众的好评。

    2010616日,郑州市二七区档案局来了一个查档者陈女士。她是郑大附小的一名教师,马上就要退休,按照有关文件精神,在职期间被评为区级以上优秀教师的,退休可享受百分之百工资待遇。陈女士曾在1982年被评为“二七区优秀教师”,但当时由于疏忽,荣誉证书上的名字写错了,直到办理相关退休手续,才发现这个问题。陈女士非常着急,抱着一丝希望来到二七区档案局希望能找到相关证明。工作人员认真翻阅了区教体局1982年的相关档案,终于找到了陈女士的优秀教师登记表,证明了其优秀教师的身份,为她退休享受百分之百工资待遇提供了有力的证明。真是“一张登记表,解了教师愁!”

    在二七区城中村改造期间,很多村民因各种原因丢失了《建筑许可证》,无法提供真实、合法、有效的房产证明,继而无法得到相应的赔偿,纷纷到区档案馆查询《建筑许可证》,工作人员耐心帮他们查找,当一份份具有法律效力的证明开具给他们时,总能听到他们发自肺腑的感谢。

三、效果良好 影响深远

二七区档案局在管理机制上求创新、谋发展,各项工作年年上台阶、受表彰,2007年,二七区档案馆顺利晋升河南省一级档案馆,受到区委、区政府通报表彰!2008年顺利晋升为国家二级档案馆,受到郑州市档案局表彰。2009年又以97.3分的优异成绩,成为首家步入全市档案事业发展综合评估先进行列的县区级档案局!郑州市档案局发来贺电热烈祝贺!并授予“全市档案事业评估先进单位”称号,颁发了荣誉证书。

 二七区档案局精心打造创新型、服务型机关,在二七区“三大一促”办公室明察暗访中,督察组对我局我局过硬的服务效能予以充分肯定,并在全区通报表扬。因能接受服务对象咨询时详细解答,一次性告知服务对象申报材料、办理程序、承诺时限、收费标准等公开内容,并能接受周末办理急事、特事的请求,赢得了社会和群众的广泛赞誉。人民网的一个记者在查完档案后,由衷的说:“你们这种服务态度在北京能够见到,在其他地方很少看到,没想到在二七区档案局能享受到这样热情的服务。”

“实践没有止境,创新也没有止境”。二七区档案局在今后的工作中将继续围绕中心抓服务,务实创新促发展,推动档案工作再上新台阶!

  

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