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信息公开中的档案开放利用
作者:乔大鹏  更新时间:2011-4-17

我本人有幸参加了郑州市政府办公厅组织的2010年郑州市政府信息公开专题研修班,倾听了国务院有关的领导和大学教授专家的讲课,系统学习了政府信息公开的理论知识,让我获得了很大的提高,对政府信息公开特别是涉及档案方面的政策和法律规定有了更深的理解。

在《中华人民共和国政府信息公开条例》颁布后,由于自己法律专业的背景,意识到这部法规对行政机关工作的重大影响,在《条例》实施前就开始对其开展研究。而在参加这次培训前,我只是通过对条文的阅读进行自我分析,理解有些片面。例如《条例》第十六条规定:“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所,并配备相应的设施、设备,为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。”“行政机关应当及时向国家档案馆、公共图书馆提供主动公开的政府信息。”国务院办公厅关于施行《中华人民共和国政府信息公开条例》若干问题的意见第(八)条规定:“已经移交档案馆及档案工作机构的政府信息的管理,依照有关档案管理的法律、行政法规和国家有关规定执行。”国务院办公厅《关于做好政府信息依申请公开工作的意见》规定:“在受理依申请公开政府信息过程中,对于需要或者可以让社会广泛知晓的政府信息,行政机关应在答复申请人的同时,通过政府网站等渠道主动公开,尽量避免将公共性政府信息只向个别申请人公开,以减少对同一政府信息的一再申请,节约行政成本,提高工作效率。”而根据档案法的规定,对保存的档案有很长的期限限制。《档案法》第十九条规定:“国家档案馆保管的档案,一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限,可以少于三十年,涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限,可以多于三十年,具体期限由国家档案行政管理部门制订,报国务院批准施行。”

通过以上对比可以发现,政府信息在归档前是应当公开的,公民和其他组织可以从多个途径获取并利用这些信息,而在归档后,作为档案,被封闭起来,反而不能方便获取利用了。这是因为在《档案法》制定的时期,由于当时的社会环境和社会的档案意识,很多条款并不符合现在的社会发展,这严重影响了信息公开工作的开展。

档案作为重要的政府信息资源,是政府信息公开工作的重要内容,各级部门保管的档案都应纳入政府信息公开的范围,为全社会开放。各级档案馆己将同级机关形成的档案全部接收进馆,已成为各级政府部门历史记录的集中保管地。因此,各级国家综合档案馆既集中保存了各级政府的历史记录,又保存有各级政府的现行文件,已成为事实上的政府信息保管基地。政府信息存在的主要方式是文件,不是所有的政府信息都能成为档案,也不是所有的档案都是政府信息,但政府信息和档案二者有大面积的交叉,文件归档后既是档案又是政府信息,应当是政府信息公开工作的组成部分。

当前我国各级档案部门所保管的档案资源的现状远远满足不了新形势下经济社会发展和广大人民群众的需求。政府机关的现行文件一直保存在本机关,要在1020年后才能移交给档案馆,还不能决定是否向公众开放,有的甚至要30年后才能对外开放,人民群众急切想查找的一些档案资料在馆藏中却找不到,特别是涉及百姓切身利益的有关劳动就业、劳务、医保、土地等民生档案,不但馆藏收集整理不够,而且管理办法、管理制度涉及到有关方方面面,难以规范。

    一般都认为,只有档案才能纳入档案管理范围,档案部门的专业人员,从传统概念认为“文件”不是“档案”,查档就是查档案,文件是发文机关的事。对于档案部门所说的档案,就是长久保存在档案馆中的产生于各种政府机构的文件。对于一般的档案工作人员从传统观念上来说,归档是档案形成的前提条件就是一个非常简单的问题,人们往往习惯于把归档后的文件才称为档案,归档前一般不称其为档案而称其为文件。对于档案部门来说,注重于所保管的“档案”开发、利用;而对于人民群众来说,重要的是有用,是能够帮助他们真正解决问题,并不在意“档案”的性质,他们一般都会说“我要查某某文件”。档案部门就要研究现行文件利用者的情况,分析查阅者利用现行文件的目的,掌握现行文件利用的规律,增强服务的针对性。

因此,为解决目前存在的矛盾,应当从立法上规定,应该公开的信息没有封闭期,对公开的政府信息,档案法也必须将其列入开放的范围,提供社会利用。

 

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