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关于郑州市重点建设项目档案管理的调查与思考
作者:郑州市档案局机关处  更新时间:2011-4-17
近年来,郑州市档案局不断加大对全市重点建设项目档案工作的监督、检查、指导与服务力度。并通过实行项目档案登记、现场业务指导服务、参加项目档案验收等形式,进一步完善了我市重点建设项目档案工作监管模式。重点建设项目建设单位档案管理制度日趋完善,档案规范化管理水平不断提高,重点建设项目档案得到及时收集整理、安全保管和有效利用。

    随着我市经济建设的不断发展,我市重点建设项目呈逐年增多的趋势。如:2006年我市市政府批准的重点建设项目114项,2007年190项,2008年147项。由于这些项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点,因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些工程档案既是项目建设全过程活动的真实记录和全面鉴定工程质量,查明事故原因,追究事故责任的重要依据,也是我市城市建设和我市档案的重要组成部分,它既为本工程项目的建设、维修、管理、改建、扩建服务,又为我市长远的经济建设服务。所以,做好这些重点建设项目的档案工作对推动我市经济可持续发展具有十分重要的意义。为此我局就加强市重点建设项目档案的管理进行了专题调研,思考了目前重点建设项目档案管理中存在的问题及原因,并就如何加强管理提出了对策。

    一、 我市重点建设项目档案管理现状

    1992年国家档案局颁发了《建设项日(工程)档案验收办法》,1997年国家档案局和国家计委联合发布了《国家重点建设项日档案管理登记办法》,2006年国家档案局和国家发改委印发了《重大建设项目档案验收办法》,1994年郑州市人民政府发布了第45号令《郑州市建设项目竣工验收规定》。这些规定和办法的制订为我市重点工程档案工作的健康发展提供了有力保证。      

    我市自1994年建立重点建设项目制度以来,重点工程建设运行情况良好。这些重点建设项目在我市经济建设以及推动我市经济可持续发展中发挥了十分重要的作用。根据国家、省、市有关重点工程管理的法律法规的规定要求,为做好我市重点建设项目档案工作,确保档案资料的完整、系统和有效利用,市档案局切实加强对我市在建的国家、省、市重点建设项目档案工作管理。积极参与并主动与市发展和改革委、建委等职能部门加强联系,及时了解和掌握重点工程立项、施工建设情况,按要求进行跟踪检查。同时,加强同工程项目建设单位、主管单位协作,做好日常业务的监督指导。建立重点工程档案管理登记制度,及时了解档案资料变动情况。通过对重点建设项目档案管理情况调查来看,我市重点建设项目档案管理工作总体来说尚好,各建设单位都能确定档案资料分管领导,并落实具体人员负责收集、保管、利用等日常管理工作,能投入一定经费,配置一定的档案装具,基本上能做到档案资料集中统一管理。但在实际管理工作中也不同程度地存在着某些建设单位领导对档案工作不够重视、制度不健全、投入经费不足、管理人员业务水平偏低等方面问题。重点建设项目档案既是重点建设项目的历史记录,也是项目投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作的重要依据,在我市经济建设中将发挥越来越重要的作用,如何解决重点建设项目档案管理中存在的问题,提高重点工程档案管理水平,值得我们每个档案人员去认真思考与研究。

    二、存在主要问题及原因

    1、档案意识淡薄,管理制度不健全。目前,我市的部分重点工程建设单位在档案管理体制上还存在一定问题,如没有设立重点工程档案管理组织,没有制订应有的档案管理规章制度,有些建设单位虽然制订有,但也不健全。同时,没有采取积极有效的措施,把档案资料规范管理工作落到实处上,造成具体管理人员缺少责任感。这主要是因为某些建设单位领导档案意识不强,对档案工作认识不足引起的,日常工程建设管理中只注重抓工程施工建设,抓“形象工程”,只注意安全生产、工程质量,而忽视了属于内勤服务范畴的档案资料管理工作,某些档案工作人员,因没有工作压力,往往处于一种应付状态。另外,档案行政管理部门忙于各项业务工作,对重点工程档案管理法规宣传、贯彻不够,对重点工程档案管理的业务指导缺乏应有力度,重点工程档案专项执法检查工作没抓起来。这在一定程度上也影响着一些建设单位在档案资料管理上的违“章”操作。

    2、档案业务标准不统一,给项目档案的收集、整理,以及保管和利用带来不便
如当年郑东新区会展中心项目建设中,共有四个工程总包单位,其中,中建二局承包会议中心建设,中建八局承包展览中心建设,省五建公司承包室外展场建设,省一建公司承包停车场建设,他们下面还有60多个工程分包单位,这些单位大多来自全国各地,档案业务标准不太统一,完全是各自为战,并按照各项目建设单位所在省、市档案业务标准,进行档案的收集、整理,这给以后建设单位档案的保管和利用工作带来了极大的不便。

    3、档案管理经费投入不足,保管条件较差。在一些重点建设项目单位中,没有设立独立的档案资料室,有的档案资料甚至捆堆放在地上,档案“八防”措施上更是难以落实,特别是防盗、消防等措施。大部分建设单位,往往是和工程人员办公室合二为一进行使用,这样虽然看起来查找利用档案资料很方便,也节省了房间,其实上是很不利档案资料的安全保管的。主要因为受重点工程所具有的建设时间紧、协作参与单位多、管理复杂、机构临时性等特点影响,部分建设单位是临时抽调人员组成临时机构,他们的办公用房也是临时租用或临时搭建,房子紧张,很难落实专用房间作为档案资料室。也有部分建设单位是基于工程结束竣工验收后档案资料的归宿考虑,认为工程档案资料迟早是要移交给单位综合档案室保管的,没有必要投入经费去购置设施用于档案资料的安全管理,只要表现上能应付过去就行了,没有从思想认识上去重视。另有一些重点工程建设单位却是因工程资金紧缺,办公费用紧张,尽量能省则省,往往不愿拿出足够的资金用于档案管理,改善保管条件。

    4、档案管理人员专业知识不强,业务水平不高,管理不规范。目前,我市重点建设项目档案资料管理人员只有少数是专职人员,并经过档案部门的业务培训,而大部分档案管理人员都是临时抽调并身兼数职,有的由负责施工管理人员兼任,有的由单位办公室人员兼任,既没参加过正规的档案业务知识培训,又忙于应付平时手头日常工作,所以就很难在档案管理业务学习上花时间、下功夫,档案业务知识欠缺,管理很难做到规范。往往出现工程档案资料的收集、整理与工程施工建设进度相脱节,档案整理归档处在相对滞后的状况,造成工程资料不能有序规范管理,呈现零散状态,随着资料的堆积,整理归档势必跟不上去。因而,有些建设单位档案资料管理人员有时为了找一张图纸或一份技术资料要忙上一段时间,甚至半天。还有的管理人员对档案资料提供利用管理不严格、随用随拿,也没按规定办理利用登记手续,往往容易造成工程资料损坏遗失。由此,可以看出建设单位的工程档案管理人员业务水平高低、能力强弱,在很大程度上影响档案资料管理规范化、科学化水平。

    三、加强重点建设项目档案管理的对策

    1、提高认识,加强领导

    一是加大对《档案法》及相关档案工作法规的宣传力度,增强各级领导干部的档案意识,促使领导干部和各职能部门都形成共识,切实提高对档案工作重要性的认识,这是抓好重点建设项目档案管理工作的前提条件和有力保证。二是主动参与,切实领导。市档案局要加强和市政府有关职能部门的联系,以国家、省、市有关重点工程档案管理法规为依据,争取各部门对档案工作的支持,从档案部门的角度对重点建设项目档案管理提出意见和建议,把加强对重点建设项目档案的领导落到实处。

    2、加强沟通、相互配合

    我市组织项目竣工验收的部门是市发改委(个别在建 委),多年来,我们之间非常注意加强沟通与联系,工作上相互配合、相互支持。如市发改委每年年初将全市重点建设项目名单及时转送到档案局,以便档案部门提前介入,使档案工作与建设项目“四同步”。市发改委在举办全市建设项目管理研讨会时,通知档案局派人参加,用以会代训的方法,对有关项目负责人和工程人员培训档案方面的知识。市档案局举办重点建设项目档案管理培训班时,也邀请发改委负责同志到场讲话并做指导。但近两年来,由于各单位领导以及处室人员变动较大,工作联系上不如以前畅通,工作中出现一些脱节现象,以后应加强沟通与联系,相互配合、相互支持,共同做好我市重点建设项目档案的管理工作。

    3、强化管理,建全制度
 
    一是根据国家及省、市有关要求将重点建设项目档案管理工作真正纳入规范化管理轨道。并将重点建设项目档案管理列入重点工程的考核奖励办法之中,在对工程进度质量、投资控制、施工组织管理进行考核的同时,也对技术资料档案加以考核,使建设单位、施工单位在实际工程建设管理中,增强档案意识,做到密切配合,进一步加强对档案资料的收集、管理工作。市档案局应作为考核组一员,配合市有关部门做好考核工作。二是建立健全各项档案管理制度,建立和落实岗位责任制。各建设单位要不断健全和完善档案管理制度,把各项制度真正落实到档案工作实际管理活动上。同时,建立内部管理激励机制,要像抓安全生产一样抓档案工作,把档案管理工作目标分解细化,层层加以落实,列入年度岗位目标责任制中,既要列入分管领导的目标责任制,更要具体落实到有关人员的职责中,建设单位对项目档案管理做到年初有计划,年终有总结,严格考核,奖优罚劣,真正地把岗位责任制贯穿于从建设项目立项到工程建设结束,档案资料管理通过验收全过程。

    4、加强培训,搞好指导

    针对我市重点建设项目档案管理人员业务水平不高的实际,每年至少举办一期建设项目档案业务培训,提高档案管理人员的业务素质,为做好重点工程档案工作,提高管理水平、档案质量打好基础。还可以在适当时候召开重点工程档案管理工作座谈会,邀请有关领导、职能部门、各建设单位领导和档案人员参加,就如何抓好重点建设项目档案工作进行探讨,增进相互间的经验交流,群策群力,共同搞好我市重点工程档案工作。与此同时,各级档案行政管理部门应认真执行国家重点建设项目档案管理登记制度,加强对辖区内重点建设项目档案管理动态情况的掌握和监管,并进行具体的业务指导,并做到经常深入各重点工程现场进行实地指导。把建设单位在档案管理中遇到的一些实际问题在业务指导中加以及时解决,以确保档案资料管理与工程施工进度同步进行,保证工程项目顺利通过竣工验收。

    5、加强检查,依法治档

    为使我市重点工程档案工作做到管理制度化、规范化,关键还是要走依法治档之路。档案部门应根据国家、省、市对重点工程管理的有关规定,积极开展档案行政执法工作,加强对项目档案的检查、验收工作。

    一是开展专项执法检查。档案部门除了开展经常性检查,以全面、准确地掌握各项目单位的建档情况外,还应会同市有关部门,每年组织一次以上的对工程项目档案管理情况的专项检查,并将检查结果在适当范围内进行通报,增强建设单位抓好项目档案的形成、积累、收集、归档等各个工作环节的自觉性,确保档案资料的完整与安全。
 
    二是严把工程竣工验收关。市档案行政管理部门要认真履行职能,及时介入,积极做好项目档案资料管理专项验收工作,对项目档案的整理、归档工作进行严格把关,验收中发现的问题要及时提出整改意见,坚持原则,不徇私情,该整改的整改,该重做的重做,以保证重点建设项目档案验收质量。

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