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河南档案信息2013第3期
更新时间:2013/7/4

 

河南档案信息

 

20133

                         (总第295期)   

 

河南省档案局编印            二O一三年六月二十五日

 

 

  

 

 

全省档案安全评估现场会在新乡召开

全省档案安全评估现场会经验交流材料

 

 

全省档案安全评估现场会在新乡召开

 

618日,全省档案安全评估现场会在新乡召开。各省辖市、省直管试点县(市)、鄢陵县档案局和中原油田、河南油田档案部门负责人参加了会议。省档案局副局长王书继出席会议并讲话,新乡市委副秘书长王志国到会并致辞,会议由省档案局科研技术处处长李宝玲主持。会议总结交流了档案安全评估试点经验,全面动员与部署了全省各级档案馆安全评估工作。新乡市档案局、济源市档案局、永城市档案局、鄢陵县档案局四个试点单位作了典型发言。

王书继在讲话中总结了四个试点单位在安全评估中取得的成绩。他说,这四个单位克服困难,创新工作,一方面抓安全管理硬件建设,一方面抓安全管理软件建设,对于存在的安全隐患及时进行了整改和完善,基本达到了我们加强安全建设、化解安全风险的预期效果。档案安全评估赢得了党委、政府的高度重视;档案安全管理基础得到加强;安全责任意识得到提高;档案实体安全得到基本保障;信息安全得到高度重视。四个试点单位为全省档案安全评估积累了经验,起到了示范作用。同时,他就如何开展全省档案安全评估工作进行了部署,要求各级档案部门要树立“大安全”观念,建立档案安全保障体系;要提高对档案安全评估的认识,加强对档案安全评估工作的领导;要认真学习相关标准,吃透精神;要突出重点,抓住关键;要加强对档案安全评估的指导,加强相关技术的培训;要淡化结果,重在安全建设过程,为档案事业的健康发展提供安全保障。

会后,与会人员观摩了新乡市档案馆的安防设施和日常安全管理。                     

(科研技术处)

 

【全省档案安全评估现场会经验交流材料】

 

恪尽职守 科学规范 扎实做好档案安全工作

——新乡市档案局(馆)

 

新乡市委、市政府对档案安全工作非常重视,近几年,市委、市政府不仅重新建设了新的档案库房、技术用房和办公用房,改善了以前比较落后的工作条件,尤其在财政经费比较困难的情况下,近三年为档案馆拨款一千多万元,用来改造档案库房设备、购置办公设备、建立档案信息中心和爱国主义教育基地等,使档案馆从原始的手工管理模式转变为现代化管理模式。20101216日,新乡市档案馆以高分被评为“国家一级档案馆”。在档案安全方面,新乡市档案局(馆)牢固树立“安全重于泰山”的责任意识,一方面抓好安全硬件建设,一方面抓好安全管理软件建设,多管齐下,确保档案安全工作万无一失。

一、 提高认识,措施到位,确保档案安全能力建设

古人云“皮之不存,毛将焉附”。做好档案安全工作是开展档案工作的基础,档案的安全出了问题,围绕档案开展的一切工作也就无从谈起。因此,新乡市档案局(馆)领导班子历来都非常重视档案安全工作,充分认识到安全是档案工作的保障、是生命线、是重中之重。我们始终把档案的安全工作放在首要位置,以对历史高度负责的态度,时刻绷紧档案安全这根弦,高度重视档案安全保障能力建设,防止出现麻痹、松懈和侥幸心理,防患于未然,认真做好档案的安全工作。

为了做好档案安全工作,制定了一系列的安全制度。一是加强对档案安全工作的领导,成立了以局长刘智勇为组长,副局长毛卫兵、牛永斌、馆长梁永萍为副组长,局馆各科室负责人为成员的档案安全工作领导小组,确定了领导责任制,明确了专门管理人员,制定了目标、任务和规章制度,实现了档案管理规范化、制度化;二是制定各种档案管理制度和责任追究制度,做到有章可循,溯源追查;三是落实档案安全工作责任制,把档案安全责任落实到科室,责任目标分解到科室每一个岗位和个人,做到责任到人、措施到位;四是坚持做好每月的安全隐患排查,做到及时发现问题,及时解决不安全因素,把安全隐患消除在萌芽状态。对于技术和设备等一时解决不了的问题,登记记录,列入下年财政预算,采购必要的档案设备,使问题得到彻底解决;五是制定应急预案,制定有《新乡市档案局(馆)防灾救灾应急预案》,《新乡市档案局(馆)网络与信息安全应急预案》,配备有应急队伍,并对应急人员进行应知应会训练,以防万一。

二、科学设计,完善设施,夯实档案安全硬件基础

(一)启动档案馆新馆建设。原来的市档案馆建于上世纪八十年代,1985年新乡地区撤销,原新乡地区的档案全部移至市档案馆,市档案馆库房爆满,已不能满足发展的需要,急需建设新的档案库房。新馆建设于2000年提上领导的议事日程,并开始实施,由于市委、市政府相关部门陆续搬入新区,市领导原计划在已搬迁到新区的单位的原有办公房中解决,但经过档案部门考查都因不利档案的安全而未实施。2003年,市委、市政府研究在新区专门为档案局、史志、城建档案馆和博物馆立项盖楼,但因种种原因没有成行。2006年,市领导决定建设文化新区,由北京设计院统一设计,政府投资近三个亿建设新乡平原博物院,内设市博物馆、市档案馆等库房及办公用房,于当年620日破土动工。平原博物院秉承“城市年轮”的设计理念,记录着一代代新乡人建设家园的智慧与汗水,注解着厚善、崇文、敬业、图强的城市精神,光芒四射的造型,让这片古老而又充满活力的中原福址不断放射出“以仁为魂,以和为用”的华夏文明之光。

(二)选址优越,建筑设计合理。新的档案局(馆)位于新区文化广场中央,文化广场东西662米,南北275米,占地约275亩。北边为政府中心广场、市委市政府办公楼和休闲广场,南边为迎宾广场,东边为平原文化艺术中心,西边为平原青少年活动中心。这里交通便利,城市公用设施完备。地势较高、场地干燥、排水通畅、空气清新,环境优美、绿化充分、整洁美观,且远离江河湖泊,消防通道畅通。平原博物院总建筑面积52580平方米,建筑高度为24米,建筑层数4层。市档案局(馆)位于平原博物院东段,总建筑面积18000平方米,档案库房自成一体,分五个区,库房为环行走廊,局馆办公区和爱国主义教育基地也单独设立。档案库房大小共64间,约10000平方米,其他为办公用房、技术用房和设备用房,布局合理,为最大限度延长档案寿命和档案安全提供了强有力的保障。市档案馆建筑也是新乡市的标志建筑和一大亮点。

(三)安防设施配备完备。新乡市档案库房的建设,严格按照国家建筑规范设计,消防、监控、通风、排风、除湿等各项设备齐全,中央空调控制库房室温,室内温度常年保持在16℃至24℃,湿度保持在45%60%。各类电路全部走暗线,消防采用三种设防(气体、干粉、喷雾),采用自动报警和手动灭火两种方式,库房内走廊还放置了消防栓和干粉消防瓶,已通过市消防支队验收。

档案库房为环形走廊,需过三道门才可以走进库房,第一道门设有磁卡识别系统,磁卡由专人保管,大门配备暗锁与明锁,大门口24小时有专门保安值班;二道门为自动卷闸门;三道门是档案库房门,钥匙由库房档案管理人员专人保存。室内温湿度由空调机房自动控制,又在每个档案库房配备了温湿度计,供管理人员观察和每天记录,双配套双保险。

档案库房、外围、展厅、接待室、办公区等公共场所均安装有监控设备,还在重点库房安装摄像头,整个大楼四周都安装有监控设备,距大楼50米内都在监控范围,只要有人进入大楼,都在监控之下,整个大楼公共场所没有死角,监控室有保安人员24小时值班,随时观察库房、展厅、阅览室、计算机中心和办公区等动态实况并能录像备查,安保人员每隔半小时对整个大楼巡视一周。

(四)保障档案实体安全。新乡市档案库房在设计建筑时,专门配置了技术用房。技术用房内设有高、低配电室2间,中央空调控制室2间,送风、排风机房3间,换气室1间,高低电位供电室1间,由市机关事务管理局专门配备各类技术人员24小时值班,对档案库房统一管理。

新乡市档案库房建成后,市政府在资金十分困难的情况下,拨付资金472.68万元,分三批采购各类密集架3636立方米,并更换了全部档案装具。2010年初,市政府拨款19.1万元,通过招标,由沈飞档案用品有限公司中标,建成了一间74平方米的防磁库房,并通过了北京市技术监督院技术监测,各项技术指标完全符合要求,于2010年投入使用。对革命历史档案、民国档案等进行了及时抢救,共抢救档案6000余卷,加固字迹抢救2300余卷。2010年档案新馆投入使用后,我们对全市档案重新排列、重新统计、重新编制目录和检索工具,并对国家重点档案、永久档案进行数字化处理,目前已完成100余万页;我们对确需在爱国主义教育基地展厅布展的档案进行复制、展览;对档案库房存放的照片、录音、录像带全部进行了数字化处理,并刻成光盘,档案数据存放于服务器中管理利用。

(五)加强档案信息安全。一是由市政府投资200多万元购进设备,在新乡市档案馆成立了信息服务中心,建立了档案信息数据库,于2010年开始使用,满足档案馆工作需要;二是实现了局馆办公自动化,建立了局域网、政务网、互联网,三网经市委保密局检查验收,符合技术要求;三是制定各类规章制度(机房管理制度、设备管理制度、网络管理员职责、信息安全管理制度、电子文件备份制度、计算机防病毒制度)并责任到人;四是确定了专人负责计算机系统的管理工作,数据库设定密码专人管理。数据库中的文件严格禁止资源共享,还购买安装了正版防病毒软件,设立了数据库和三网之间的信息系统的防火墙,防病毒软件具备防病毒、防木马、防黑客攻击等功能。电脑病毒定期查杀,防病毒软件定期维护升级,计算机口令定期修改;五是系统具有定时备份、数据恢复功能,电子文件格式采用公开、通用、标准格式。数字化数据加工由本馆工作人员进行,档案数据定时迁移、升级,以保障档案数据的可读性;六是档案馆数据库进行了多套刻盘,数据库按要求进行了异地备份。

(六)档案利用中的安全管理。在接待利用大厅安装有4个摄像头,查阅档案的整个过程都有录像,可监控接待大厅内的一切情况。伴随着新乡的信息化建设发展加快,现在查阅档案速度明显加快,过去查阅一份档案需要半小时左右,现在只需35分钟就可以查阅、打印完毕,省去了调卷、复印等程序,对已数字化的档案不再提供原件利用,减少了档案来回调阅带来的损坏。需展览的档案全部采用复制件展览,为档案永久保存打下了基础。

三、严格管理,重视宣传,营造档案安全社会氛围

在继续巩固和完善档案管理标准的基础上,档案局(馆)进一步完善目标管理措施,提高档案管理标准,加大投入力度,解决档案管理工作中的具体问题,严格依法治档,加快信息化进程,全面完成档案安全法制宣传工作。

(一)加强档案队伍建设。几年来分批积极参加档案部门的业务培训,档案工作人员全部取得了合格证,做到了持证上岗;严格按照规章制度和目标自我管理、耐心周到服务,对各类档案严格按照国家有关规定和法规归档和排序,对档案文件严格按照程序做好鉴定、归档工作。对于没有解密的档案,认真做好保密工作。坚持每周组织或自学一次业务知识,打造了一支文化素质高、业务能力强、工作认真负责强干的档案队伍。

(二)严肃纪律,确保档案安全。档案安全是档案工作的重中之重,我们深刻认识档案安全的重要性,自觉从思想上、行动上把档案安全工作放在首位。牢固树立 “档案安全,重于泰山”,“安全第一,预防为主”的思想,坚持以制度管人,加大制度的执行力度,及时堵塞漏洞,切实消除隐患,确保档案实体和档案信息在保管、利用等各个环节的安全,对违反操作规程和不遵守安全制度的,一经发现坚决给予处理。库房管理人员严格按制度办事,做到了档案库房“三门落锁”、库房门口保安专人值班、库房外24小时专人巡逻、库房环形走廊卫生专人负责打扫、档案出入库专人登记并检查验收。

(三)依法治档,严格执法。加大对《档案法》的宣传教育力度,按照《档案法》要求,认真搞好档案执法检查,及时发现安全隐患,并下达档案执法限期整改通知书,要求有关单位认真整改,防患于未然。广泛树立“依法治档”的意识,把档案法制化建设抓好做实,依法保障档案事业的健康发展,进而保证档案安全发展的统一性、连续性和稳定性。

 

强基础抓落实 筑牢档案安全“防火墙”

——济源市档案局(馆)

 

档案是党和国家的宝贵财富,档案安全是档案工作的生命线。多年来,我们始终牢记“为党管档,为国守史”的使命,坚持“安全第一,预防为主”的原则,真抓实干,档案安全体系建设持续加强,有力地促进了济源档案事业的健康发展。自全省档案安全评估工作开展以来,作为首批安全风险评估试点单位之一,我局按照省局的统一要求和部署,对照《标准》,逐项自查,积极整改,全力构筑“全面、全员、全过程、全方位”的档案安全防控体系。

一、把握重心,抓安全揽全局

档案安全工作是档案工作的重中之重,我们积极争取市委、市政府对档案安全工作的高度重视。2012年,《河南省各级档案馆档案安全评估办法》出台后,我们及时将档案安全评估工作向市委、市政府进行专题汇报,得到市领导的高度重视。市委副书记、组织部长王天顺要求“全力做好档案安全工作”。常务副市长陈星亲自批示,要求市投资办特事特办,尽快提出安全整改经费意见,迅速落实专项资金,并在档案安全工作推进过程中多次过问,为档案安全工作的顺利开展提供了强力保障。

我们高度重视安全工作,成立了由局馆长任组长、分管局长为副组长、各科室负责人为成员的档案安全工作领导小组,加强对局馆安全工作的组织和领导。同时,将档案安全工作列入《济源市档案事业发展“十二五”规划》,每年对档案安全工作进行专题研究和部署,做到“三同步、四到位”,即同部署、同检查、同考核,思想认识到位、计划安排到位、组织实施到位、目标落实到位,保障档案安全工作与其他工作同步发展。

为提高局馆人员对档案安全评估工作的认识,我们组织召开安全评估工作动员会,传达省局文件精神,要求全体人员深刻领会开展档案安全风险评估工作的重要意义,积极参与到档案安全评估工作中来。组织全体人员系统学习《办法》、《标准》内容,掌握各个环节的安全要求。同时,对照《标准》条目,逐项分析研究,查找各自岗位的短板和漏洞,提出相应的整改办法,为完善整改工作奠定了坚实的思想基础。

二、立足长远,抓硬件强基础

没有完善的档案安全基础设施,档案安全就是一句空话。近年来,我们围绕高起点规划、高标准建设的原则,持续加大档案安全投入力度。通过专家咨询和市场调查,多渠道了解目前市场上同行业中的领先产品,采取多家竞标的方式,为档案安全建设实施最优化的配置。2006年,投资100多万元,建起了集防盗监控、消防监控、温湿度控制、中央空调为一体的联动作业中心控制室,强化了档案安全综合功能。2007年,投资80多万元购置安装了400立方集智能、手动、电动为一体的现代化先进档案密集架,改善了文书永久档案的安全保管条件。2008年,投资10多万元,购置23台去湿机和消毒机,有效保证了日常安全管理正常进行。2009年,投资30多万元,建成了档案利用现场监控设施,对档案查阅利用进行全方位的安全监控保护。2010年,投资20多万元,对库区供电设施进行了更新改造,强化档案安全防护功能。2012年,市财政增加预算外资金80余万元,用于档案安全评估的整改提升。高标准完成了档案库房线路改造、特藏库和裱糊室建设,消防设施的检测、清洗、维修和保养,新增档案库房密集架、特殊载体档案室温湿度自动调控设备,安装防盗磁卡门、防盗网等10余个更新改造项目;另投入近70万元,对计算机房和档案网络安全进行标准化改造,新增核心交换机、网闸、物理隔离卡等网络安全设备,配备了文档加密防护、数据容灾备份、正版Win7办公操作系统和正版服务器操作系统等软件,提升了系统防御能力,为档案馆档案信息安全建设提供了坚实的软硬件支持。

三、小处着手,抓细节促规范

没有标准,就没有尺度;没有精细化的管理,赶超先进就难以实现。多年来,我们紧紧围绕档案安全管理这条主线,从细节入手,精确定位,合理分工,细化责任,量化考核,努力做到档案安全管理精细化。

安全制度贯穿到每一个环节。建立精细完善的档案安全管理制度,是档案科学规范管理取得成效的重要保证。在梳理工作细节的同时,我们结合局馆实际情况,广泛收集资料,认真听取各部门的意见和建议,推陈出新,查漏补缺,对档案工作流程和规章制度进行了全面修订和完善。建立完善了馆内的接收、利用、鉴定、查(借)阅、档案库房安全检查等10余项统计台账;建立健全了20余项档案管理制度和应对突发性事件的紧急处理机制,制定了《济源市档案馆处置突发事件应急预案》;重新修订了《各科室、各岗位职责和工作流程》,基本实现了管理制度在档案安全管理过程“横到边、纵到底”的全覆盖,为提高制度执行力打下了坚实基础。

安全责任落实到每一个细节。我们坚持实行档案安全工作责任制。根据各科室、各岗位职责,及时把年度档案安全工作目标分解细化,具体落实到每个科室和每个岗位人员。每年初局馆领导与各科室负责人签订安全目标责任书,把档案安全作为干部年度工作考评的主要内容之一,做到档案安全层层有人抓,处处有人管,形成了安全重担大家挑、人人肩上有指标的格局,为安全工作的扎实开展提供了有力的组织保障。

严细管理落实到每一个行为。在安全管理中,我们在“严、细”上狠下功夫,真正做到时时管控,事事管控。

——严把接收关。档案接收时,要对档案的破损、褪变、金属物等方面认真核查。凡接收、征集进馆的档案资料,必须经过消毒方可入库。

——严把管理关。库房实行专人管理,未经允许,非工作人员不得入内;进入库房,必须配戴防护脚套;库房温湿度采取24小时监控;每年对馆藏档案资料进行一次防虫药片投放;在7-10月份,分别对馆藏档案进行两次消毒;库房档案装具全部实现了铁质框架和无酸卷盒,“十防”措施到位;对馆藏档案资料的保管状况坚持一年一普查,做好普查记录,防止档案遗失。

——严把利用关。制订了严格的借、查阅利用制度。档案原件不经局(馆)长批准,不准外借离馆;档案查、借阅归还前,工作人员必须做到详细检查,逐一登记。

——严把开放关。成立了档案鉴定小组,严格按照标准对应开放档案逐卷逐件进行鉴定,做到既满足社会各界对档案的利用需求,又从源头上保证了保密信息的安全。

——严把信息关。加强数字化转化中电子加工设备管理和电子档案数据清理,严格档案出入库数量登记和对档案整理后入库案卷总数的检查,防止失窃和泄密事件;认真落实电子文件和数字档案安全保管和备份制度,定期备份到漯河市档案馆,确保数据安全管理。

——严把防范关。坚持24小时值班制度。内部安全防范方面,由机关干部轮流值班,并做好值班记录。在局馆内外安装了监控探头50余个,建立了防盗电子监控系统。

四、整体提升,抓机制促管理

档案安全管理重在平时。在日常工作中,我们采取多项措施加强档案安全管理,着力形成档案安全长效机制。

(一)坚持隐患排查制度化。严格实行档案管理安全责任制,从每台设备到每间库房都有专人负责。每天下班前,工作人员要对所管的每个库房的门、窗、电等进行严格检查;每月要对全部设备使用情况进行一次隐患排查,并做好记录;每季度由分管安全的领导主持召开一次安全分析会,及时将安全隐患控制和消灭在萌芽状态。

(二)坚持督查考核常态化。坚持把安全督查与制度建设相结合。成立了档案安全工作检查领导小组,定期或不定期对各科室、各岗位、各环节的安全情况进行检查,明确责任,严格考核。把档案安全工作纳入年终目标责任考核内容,实行档案安全一票否决制,切实强化安全工作的执行力度。

(三)坚持教育培训经常化。坚持把增强档案人员安全责任意识和安全工作能力作为提高档案安全工作水平的重要抓手。一是安全培训常抓不懈。把档案安全作为一项重要内容列入局馆的学习培训计划,通过组织集中学习、邀请专家授课、参观考察等形式,强化档案人员对岗位操作规程、应急措施等知识的熟悉和掌握程度。二是安全演练持之以恒。制订安全演练计划。结合各岗位特点及当前重点工作,开展各种实地演练,提高大家准确迅速处理故障的能力。

多年来,我们在推动档案安全评估工作、加强档案安全体系建设方面做了一些工作,但离省局的要求还有差距。档案安全永无止境。我们将认真学习借鉴兄弟单位的先进经验和做法,进一步统一思想、提高认识,求真务实,扎实工作,继续加大对安全工作的重视力度,持续提升档案安全管理水平,让档案安全工作成为档案事业健康发展的有力保障。

 

以安全促建设,为事业筑保障

——永城市档案局(馆)

 

一、主要做法

(一)加强领导,统筹协调。档案安全,是档案工作的生命线和底线,也是我们档案工作者的基本职责所在。我局党组始终把档案安全工作放在首位,成立专门领导小组,明确领导责任。层层抓落实,形成集中统一、上下衔接的档案安全工作领导体系。

(二)提高档案安全意识,加强档案安全技能培训。重档案安全知识及技能的培训。去年以来,进行三次消防演练;举办档案安全知识及技能培训三期共600余人次。结合《中华人民共和国档案法》颁布25周年,《河南省档案管理条例》颁布10周年,永城市国家一级档案馆创建一周年,为进一步加强未成年人思想道德建设和安全教育,联合蒙正学堂举办“走进档案,认识档案,从少儿抓起”传承活动;筹备布展《走进永城档案》大型展览,接待参观4000余人次。制作档案宣传专题片,普及档案安全知识,提高档案安全意识。

(三)健全保障制度,加强法制监督与宣传。一是完善档案安全体系。我局(馆)制定了档案安全业务指南,编印了局馆各项规章制度手册,逐级签订安全责任书,细化管理、明确责任,确保档案安全。二是积极与有关部门联合进行档案执法检查,强化档案安全各项规章制度的执行。坚持把安全督查与制度建设相结合,努力把各种可能的安全隐患消灭在萌芽状态。对我市机关、企事业单位等各档案室定期进行安全保密检查,发现隐患的,及时下达整改通知并限期改正;发生安全责任事故的,严肃处理,依法追究责任人和相关领导的责任。三是加大档案安全与普法宣传力度,开展档案知识六送(送机关、送乡镇、送企业、送校园、送广场、送社区)活动,共发放宣传单18.6万余份,编研发放资料1200册,悬挂条幅300余幅,制作展板68块。多形式宣传档案文化及档案安全知识。利用随心呼短信平台,连续向全市科级以上领导干部和档案员发送短信如“构建和谐社会,档案安全不能缺位;加强档案安全,从娃娃做起,从自身做起,从基层做起,从领导抓起,为民所用,为民服务。”以引起各级领导干部及档案员对档案安全的重视。充分发挥网络、电台等媒体的宣传作用,动态编辑、网上发布,借助档案门户网站,让大众通过网络认识档案、了解档案,提升社会各界及全市市民的档案安全意识。

(四)注重档案实体及信息安全。第一,务必摸清家底。去年四月份,集中业务骨干十多人,用时15天,对馆藏档案资料采取分门别类逐项逐卷清查,摸清了家底,做到“帐物相符”。第二,不断加大对档案资源的整合力度,丰富馆藏。征集进馆“古近代三农”、奖杯、证书、印章、像章、票据、红色记忆和文革期间的档案资料等珍贵实物档案共计3178件。第三,坚持“以防为主、防治结合”的基本原则,做好档案的防护与抢救修复。对保存完好的档案注意做到“防盗、防霉、防火、防潮、防光、防高温、防有害气体、防虫、防鼠、防尘”。对已破损的档案及时进行抢救修复。我市属革命老区,针对馆藏中解放前后珍贵破损的档案资料进行了有效的抢救修复,现有抢救修复1238页。对馆藏满301981年永久、长期档案做好开放前的划控工作。对进馆档案消毒6批次,1500盒,计2195卷。第四,加大档案编研力度。新编和续编文件目录18本;完成每月一期“永城市大事记”;重新修订《永城市档案馆接收进馆范围》、《全宗指南》、《档案馆指南》;编印了《档案业务培训》、《兰台之光》读本和《永城市档案馆服务指南》等。在《今日永城》报开辟“兰台之光”专栏,完成每周三期“我与永城档案有奖征文活动”,设立一、二、三等奖。第五,做好馆藏档案数字化加工中的信息安全管理。联合郑州一家公司开发电子档案在线归档系统,对数据采取案卷和文件目录数据的逻辑关联检查。全文数字化加工项目由郑州简博科技有限公司负责实施,为保证安全保密,在档案馆人员监督下开始扫描加工,目前已完成了馆藏20个全宗约10.3万条目录数据的过滤去重、查缺补漏、格式规范等工作,完成全文扫描12万余页,确保了所有数据真实、完整、准确,并导入数据库。第六,开展机构改革档案安全处置专项检查。我局于去年5月份对市直机关机构改革中被撤销合并单位档案安全处置情况进行了专项检查,检查采取听取汇报、实地查看的方式,对各撤销合并单位档案安全保管情况进行全面了解,确保机构改革中各单位档案收集完整、保管安全。

(五)制定预案,实战演练。按照《档案工作突发事件应急管理办法》和《档案馆防治灾害工作指南》等要求,建立了应对自然灾害及其他突发事件的防范和应急处置机制,制定相关工作预案;设立档案安全应急处置协调小组,以最大限度地预防和减少突发事件对档案造成的危害;按照应急预案要求,定期开展演练,提高应急处置执行能力。

二、几点体会

(一)领导重视是关键。永城市委、市政府高度重视档案安全工作,下发《中共永城市委办公室、永城市人民政府办公室关于进一步做好新时期档案工作的意见》、《永城市人民政府办公室关于机构改革期间加强档案管理工作的意见》等文件,并拨付专项资金20万元,用于档案安全建设。市委书记吴孟铎两次亲临档案馆检查指导安全工作;人大主任刘国庆表示将联合档案局进行档案安全执法检查;政协主席朱传峰也到爱国主义教育展厅参观指导;市委常委、市委办公室秘书长赵志强分管档案工作以来,更是多次强调档案安全的重要性,初到永城六天便到档案馆三次,要求档案部门一定要提高保密意识,加强制度建设,全方位地做好档案安全保密工作。

(二)提高认识是前提。提升档案安全及保密意识是维护档案安全的前提。档案记录着党和国家事务活动的历史全过程。其中有相当部分涉及国家机密,关系国家安全,具有较强的保密性。这些信息若被非法利用,将威胁到国家安全,损害公众的利益,危及社会稳定。因此,加强档案工作者的安全思想建设是档案安全体系建设的首要任务。要有“为党管档、为国守史”责任感和使命感,始终把档案安全放在档案工作的首位。尤其是随着信息技术的发展,我们更应当提升自身的保密意识,注意档案安全,防止人为泄密。

(三)硬件建设是基础。馆库及基础设施建设是确保档案安全的重要因素。按照《河南省各级档案馆档案安全评估办法》及《河南省各级档案馆档案安全评估标准》,市政府及有关部门批复专项资金,不断加强安全设施建设,如安装自动报警及灭火设施、库房温湿度调控及防磁、防盗门窗、门禁系统、监控设施等;涉密计算机房等备有信息屏蔽设施;为确保电子信息在传输、存储中的安全,建有专门的档案信息系统。涉密档案的扫描、存储、复印、传真、缩微等设备,均需经过安全检测,以防档案信息被窃取。使用有利于档案安全的密集架。良好的硬件设施为保障我市档案安全提供了较好条件。

(四)加强管理是保障。规范管理是档案安全的保障。不断完善各项规章制度,逐级签订安全责任书,把档案安全检查与日常监督管理工作结合起来,建立全员参与、群防群治的工作环境,做到人人抓安全、事事重安全、时时保安全。定期对档案库房进行全面细致的安全检查,及时排除存在的安全隐患,确保馆藏档案安全。

三、存在问题和不足

我市虽然在档案安全方面取得了一定的成绩,但也还存在很多不足之处。如档案馆库建筑中设计的不足,基础业务也有待进一步规范,信息化方面技术人才的匮乏等,需要进一步努力。

建立起完善的档案安全体系,堵塞各种安全漏洞,消除各种安全隐患,以确保档案事业的安全、协调、可持续发展。

 

思前谋后重防范 措施得力保安全

——鄢陵县档案局(馆)

 

档案安全是档案工作的重中之重。近年来,鄢陵县档案局面对档案安全工作的新形势,牢记“为党管档、为国守史”的光荣使命,坚持“安全第一、预防为主”的原则,加强领导、严格管理、立足实际,争创条件,努力构筑严密、有效的档案安全防控体系,取得了明显成效,多年来没有发生一例安全事故。2012年,鄢陵县档案馆作为省档案局确定的档案安全评估试点之一,完成了档案安全评估工作。

一、强化宣传,营造氛围,切实把档案安全工作摆上重要位置

档案是党和国家的宝贵财富,是不可再生资源。维护档案的完整与安全既是档案工作的基本要求,更是档案工作者的天职。为此,我们扎实有效地开展了一系列宣传教育活动,采取定期或不定期召开专题会议,举办安全知识竞赛、讲座,消防演练等方式,广泛宣传档案安全知识。做到人人重参与,人人讲安全,人人查隐患,人人促整改,从自身做起,从本职岗位做起,共同维护档案安全,使安全意识入脑入心。通过各种活动的开展,进一步提高了干部职工安全意识,丰富了安全知识,掌握了基本技能,增强了防范能力。

 二、强化领导,健全制度,使档案安全工作有章可循    

为切实加强档案安全工作的领导,我们成立了由一把手任组长、分管领导任副组长的档案安全工作领导小组,实行一把手负总责,分管领导直接负责的管理体制。年初,局主要负责人与各股室负责人分别签订安全目标责任书,使安全工作责任到人,做到人员职责清晰、责任落实到位、责任追究不打折。建立健全档案安全管理制度是做好档案安全管理工作的前提和保证。近年来,鄢陵县档案馆结合实际先后4次修订了档案馆工作制度。实际工作中,我们适时组织业务人员对档案安全的各项规章制度进行认真梳理,查找问题和不足,对症下药,完善了档案保管、库房管理、鉴定销毁、保密、信息安全、责任追究等制度,确保档案安全工作有章可循,形成用制度管人管事的良好局面。我们建立健全了应对突发事件紧急处理机制,制定了处置突发事件应急预案,提高了安全保障应急处置能力。

三、强化措施,多措并举,切实落实档案安全责任制

(一)档案基础建设。从库房建筑立项开始,我们就积极介入,严格按照《档案馆建筑设计规范》设计施工,施工过程中不定期进行检查督促落实,确保工程质量全部符合规范要求,为档案安全管理奠定坚实基础。现总建筑面积2500平方米,库房面积1800平方米,重要档案全部采用密集架存放,配置了防紫外线窗帘、空调、去湿机、干湿温度计、吸尘器等调控设施,安装有烟感消防系统、防盗报警和视频监控系统,档案安全保管保护条件得到了有效改善。

(二)严格库房安全管理。档案库房是档案安全保管的基本阵地。日常工作中,我们强化工作职责,严格库房的日常管理。库房钥匙实行专人管理,禁止非库房管理人员进入库内;定期打扫库内卫生,保持库内的清洁、整齐、美观;坚持定期更换药物,确保库内无虫蛀、鼠咬、霉变现象;定时做好温湿度测记工作,根据天气变化,及时采取调控措施,撰写分析报告。定期检查库内各种设备及用电线路,发现故障隐患,及时维修处置,确保设备正常运转和用电安全。严格落实24小时值班制,认真巡查并做好记录,由带班领导督促检查。   

(三)以“三防”为主,防治结合。在实际工作中,我们始终坚持预防为主,注重做好人防、物防、技防。在人防方面,我们一是严把利用关,实行专人管理,认真做好利用登记工作。严查利用者的有效身份证件,确保不发生失密泄密事件。提供利用尽量使用副本或复制件,减少原件利用率,原件原则上不准借出库房。二是严把开放关。我们成立了档案鉴定领导小组,严格按照标准,对应开放档案逐件逐页进行鉴定,将符合开放条件的档案全部向社会开放,既满足了社会利用需求,又保证了档案安全。三是严把清查关。每年我们都对馆藏档案保管情况进行抽查,每五年进行一次全面普查,确保账物相符。坚持对音像电子档案定期进行有效性、安全性检查,发现问题及时拷贝。在物防方面,我们使用标准的档案装具和设备,定期对水电及消防设施进行检测与保养,下班之前检查门窗、用电器及线路情况等。在技防方面,多年来,我们坚持采取冷冻消毒法,对接收进馆档案作全面消毒处理。工作中,先将档案资料分类装袋,置入零下16℃的冷库,消毒8天后才能进馆,阴放3天后方可进行整理。此举有效地防止了虫卵进入库房,从源头上确保了档案安全。同时,我们利用争取到的抢救保护补助费对重点档案进行数字化处理,全文扫描,以避免原件遭受人为损坏。除了重视档案实体安全之外,我们还十分注重档案信息安全。建立健全了档案信息安全保密制度,涵盖了计算机管理、网站管理、信息上网审批等内容,专用服务器和计算机与互联网实行了物理隔离。定期对档案信息存储情况进行检查,实行异机、脱机方式定期多套备份、对重要档案信息刻制光盘专门管理,档案信息安全得到有效保障。     

(四)加强消防管理。认真贯彻落实《消防法》,加强消防知识培训力度,提高工作人员检查消防火灾隐患能力、扑救初起火灾能力、组织疏散逃生能力。成立消防安全领导小组,组建志愿消防员队伍、建立健全日消防巡查、月消防检查等管理制度、对存在隐患进行及时全面整改、提高档案安全管理水平和工作消防安全意识。    

(五)加强监督检查,提升基层档案室安全管理水平。我们结合年度归档验收及基层档案室规范化管理认证工作,不定期开展档案安全专项检查,有效提高了基层档案室档案安全管理水平。

 尽管我们在档案安全设施设备、档案保护技术、档案安全制度的落实和人员的管理方面做了大量细致的工作,但受经费制约,在档案馆安全管理软硬件建设方面距上级领导的要求还存在一定差距。这次全省现场会,对我们来说是一次难得的学习交流机会,我们要把兄弟地市在档案安全方面的好经验、好做法学到手、带回去。今后工作中,我们将进一步增强安全意识,更加严格日常管理,认真落实档案安全责任制,重点做好以下三方面的工作。一是争取领导重视,加大资金投入,统筹解决设备添置问题,进一步改善档案保管条件;二是加强执法检查力度,消除安全隐患,提高制度执行力; 三是加大重点档案抢救保护力度,加强专业技术人员培训,加快重点档案数字化步伐,提高档案安全管理水平。进一步强化安防措施的落实,时刻保持警钟长鸣,使档案安全工作常抓不懈,确保档案安全保管、有效利用,为全县档案事业全面、协调和可持续发展作出应有贡献。

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