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做好档案利用效果的收集与宣传,服务社会各层
作者:远庆霞 王秋平  来源:南阳宛城区档案信息网  更新时间:2011-5-15

做好档案利用效果的收集与宣传,服务社会各层

      正如“书到用时方恨少”一样,档案只有在现实生活中发挥其作用时,人们(特别是档案利用者)才能认识到档案的价值。为了使社会上更多的人们了解档案及其档案工作;宛城区档案馆加强了对档案利用效果的收集与宣传。
    1、收集与宣传档案利用效果的重要性
所谓档案利用效果,就是人们在办理某些事情时遇到了难以说清的问题,为了解决这些问题,人们来档案馆寻找相关依据,找到后经过复印、盖章,使这些问题得到了圆满解决。把这些情况清楚明白地整理出来的文字材料即成为档案利用效果,它是档案工作重要性的具体表现。
尽管社会上的人们对“档案”一词并不陌生,但大多数指的都是人事档案,而对档案馆保存的档案内容并不了解,要想改变这一局面,最重要的问题就是做好档案利用效果的宣传工作。这是因为档案的现实作用,是通过档案利用效果反映出来的,与各部门和人民群众的切实利益密切相关,所以对档案利用效果进行宣传,最能引起人们对档案馆的关注。

    2、档案利用效果的收集
主要是在档案馆收集,人们来查档案时,接待人员应问清楚查档案的原因及目的等,并做好利用效果的记录,对于比较典型的事件,可留下查档者的联系方法,以便了解档案提供利用后产生的社会作用。这是档案利用效果收集的主要来源。其次是在档案室收集。
    3、利用效果的汇编
将收集来的各种利用效果进行分类,然后编上件号、装订成册。收集典型的档案利用效果越多,内容越丰富,宣传的效果就越好。
    例1、征地批复助宛城电信成功上市
    省电信局准备让所属公司上市经营,但上市前需要所属的各个分公司进行资产评估,为此,宛城郊区分公司于2月2日派人来我馆查阅南阳县邮电、电信局的所有征地批复,经过认真的查找、筛选后共复印3近二十亩的征地批复,为公司上市提供了依据。现河南省通信公司南阳宛城郊区分公司的网通已于11月16日在新加坡、香港上市。
    例2、一份编制文件,为领导决策提供了依据
    2004年为教育队伍建设年,为此,区委、政府准备在即将召开的教师人员定编、核编会议中讨论落实我区成人教育工作人员队伍编制额数,但需以前的编制文件做依据,为此,区教体局成教室2月23日派袁延峰来我馆查阅相关文件,最后在教育局永久117号卷中查到了宛县编字[1987]44号文件,编委同意成立“工农教研室”的通知,为解决区教育人事制度改革中定编、核编问题,为领导决策提供了依据。
    例3、档案为汽车过户提供依据
    红泥湾教办室的一辆小汽车准备卖掉,但由于当时的手续是红泥湾乡教办室,94年撤县设区时红泥湾乡改为红泥湾镇,现在汽车过户时因乡、镇名称不一,无法办理过户手续,为此,红泥湾教办室于11月26日派人来我馆查阅档案,后在红泥湾永久547号卷中找到了撤乡建镇的通知,又在撤县设区工作概要中找到了撤县设区的相关内容,为办理汽车过户手续提供了依据。
    4、对档案利用效果进行宣传
    ①将装订成册的利用效果发给有关部门参阅
    ②向报刊投稿
    ③通过广播或电视进行宣传
    ④有目的的向社会上部分人员散发
    总之,只要重视档案利用效果的收集与宣传,就可以使人们充分了解档案的价值,唤起人们的档案意识,提高人们珍视档案的责任感,从而支持档案工作,促进档案事业的不断发展,继而更好地为社会各界服务。

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