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河南档案信息〔2013〕第8期
更新时间:2014/1/10

 

河南档案信息

20138

                         (总第300期)   

 

河南省档案局编印              二O一三年十二月九日

   

  

 

全省档案编研工作会议在郑州召开

济源市新型农村社区档案工作成效显著

郑州大学档案馆多措并举提高文件材料归档质量

简讯六则

 

全省档案编研工作会议在郑州召开

   

1126,全省档案编研工作会议在郑州召开。省委副秘书长、省档案局局长王国振出席会议并作重要讲话。各省辖市、省直管试点县(市)档案局分管编研工作的领导、编研科长参加会议。会议由省档案局副局长方婷主持。

    王国振指出,这次会议是全省档案系统近十年来专门就档案编研工作召开的一次会议,会议实事求是地分析了我省当前档案编研工作现状,在肯定成绩的同时也指出了存在的问题和不足,明确了今后一个时期工作努力方向。会议既是总结工作,更是交流探讨。大家要通过会议得到启发,提高认识,统一思想,开阔眼界,对今后提高全省档案编研工作水平起到促进作用。

王国振就做好全省档案编研工作提出四点要求:第一,提高认识。档案编研工作是档案工作的重要组成部分,标志着档案工作的整体水平和服务领域的宽窄。档案编研工作既不是一项可有可无的工作,也不是一项因为单位小条件差无法做好的工作。要把档案编研工作提高到是档案工作不可分割的重要部分来认识,是档案工作上水平、拓展领域的必然要求。第二,增强信心。档案编研工作要解决敢不敢、会不会、成不成的问题,核心是要解决敢不敢也就是树立信心的问题。档案编研工作做得好不好和档案馆的资料、人才、资金多少没有必然关系,不是非此即彼的关系。没有资料可以“无中生有”,没有人才可以“借鸡下蛋”,没有资金可以寻求合作,大家要增强作好档案编研工作的信心。第三,拓宽思路。除了传统档案编研资料,现在新的档案载体形式层出不穷,档案编研成果也应当多样化。应克服层次低、人才少、资料不足难出精品的错误思想认识。在档案编研方法上,选择好题目后,要经过认真的论证、思索,利用馆藏或者按照缺什么补什么的办法,采取向社会征集或者与兄弟单位协作等方式搜集、整理资料,最终形成研究成果。第四,抓好落实。各地市应采取不同的形式贯彻落实好这次会议精神,理清工作思路,策划今后一个时期档案编研工作选题,通过收集整理和研究论证,作好档案编研工作,真正把会议精神落到实处。

方婷在讲话中回顾总结了近十年来全省档案编研工作取得的成绩,分析了存在的问题和不足,对今后做好档案编研工作提出了新的要求。

会议期间,与会人员对各地的档案编研成果进行了观摩、交流。郑州、开封、洛阳、新乡、安阳、南阳、焦作、济源市档案局及通许县档案局参会同志分别在会上作交流发言 

                                  (办公室)

 

 

 

济源市新型农村社区档案工作成效显著

 

    2005年,济源市被省委、省政府确定为城乡一体化试点市。济源市委、市政府把新型农村社区建设作为一个重要抓手来推进城乡一体化建设,将全市528个行政村(居)规划为41个新型农村社区,这是村居发展历史上的一次重大变革。在这次变革中,济源市档案局坚持“地方经济建设发展到哪里,档案工作就延伸到哪里”的原则,紧抓机遇不放松,勇于挑战显身手,把新型农村社区档案管理作为新时期档案工作的重要任务之一,列入每年的重要工作议程,采取了一系列强有力的办法和措施,推动新型农村社区档案工作健康有序发展,已取得了显著的成效。

    一、营造环境,融入城乡一体化建设布局

新型农村社区建设是个新生事物,其档案管理也属于新领域,没有现成的模式。如何开展工作,的确是个难题,必须在实践中探索。为此,济源市档案局展开了一次内部专项大讨论,通过上下酝酿,班子达成了共识,同志们提高了认识,并形成一致的目标意向。

(一)上下调研

为了做到心中有数、思想有底,对上,首先派人到省档案局了解关于新型农村社区档案管理的有关情况和信息,征得上级主管部门的支持和指导;其次,根据省局的指导意见和提议,组织人员到外省、市参观学习好的经验;其三,通过传媒和网络,查阅和参考有关信息和资料。对下,选派人员到各镇、办咨询组建社区的有关情况,深入各社区、村(居)摸底排查关于社区档案的形成渠道和门类数量,了解新型农村社区档案人员配备和档案基本建设方面的构成与计划。通过上下调研,进一步增强了做好新型农村社区档案工作的信心。

(二)左右结合

社会调研、多方考察结束后,在班子内部展开一次有计划的研讨,形成了先同有关部门结合再向上级汇报的决定。一是主动派人到市一体办,寻求在社区建设前期规划时,能否将档案工作作为社区功能建设的一个组成部分纳入社区整体布局,很快得到了市一体办领导的支持。二是积极与市委农办沟通,能否把新型农村社区档案工作作为全市农业农村建设的一项内容列入各有关部门工作目标,很快又得到了市委农办领导的认同。通过与有关部门的有效对接,大大增强了做好新型农村社区档案工作的决心。

(三)积极争取

    征得有关部门的支持后,迅速草拟了《关于新型农村社区档案管理的初步意见》,并带着《意见》不失时机地向市领导请示汇报。首先,向主管档案工作的市委副书记、市政府副市长汇报档案局对新型农村社区档案管理的想法与计划;其次,在市委副书记和市委组织部长来局调研工作时,分别向他们汇报建设新型农村社区档案管理的意见,争取市领导在加强新型农村社区建设的同时,重视社区档案工作,强化社区档案建设。

在市委、市政府主要领导和主管档案工作领导的重视支持下,济源社区档案管理成为新型农村社区“1+10”功能建设的重要组成部分;社区档案建设专项奖励资金列入市委、市政府的农村工作目标和工作任务台帐;社区档案工作和社区各项建设工作同安排、同部署。市一体办、市委农办把社区档案工作同社区建设工作结合起来实行定期考核、定期通报、实现了社区档案建设与社区各项建设同步开展,营造了社区档案工作良好的外部环境。

二、标新立异,摸索适时可行的管理模式

档案工作是新型农村社区建设的一项基础性工作,为了把新型农村社区档案工作打造成有亲民特色的公共服务窗口,逐步探索建立了“上下结合、齐抓共管”的管理模式。

(一)出台政策

以市委、市政府两办名义出台了《济源市社区档案管理暂行办法》,明确社区档案工作按照属地管理原则,各镇、办负责本区域内社区档案工作的规划、领导,要求每个社区建立档案综合服务中心,中心配备专(兼)职档案管理人员,配置相适应的档案办公室、阅览室、档案库房和档案教育基地,健全档案工作各项管理制度。

(二)拟制标准

为推动社区档案工作的规范化管理,先后与市民政局、市一体办、市农业局等涉农部门联合拟定了全市社区档案工作标准。工作标准分“示范”、“基础”两类,要求“示范”标准社区档案工作实行办公、阅览、库房、教育基地四分开。同时,还相继制定了《社区文件材料归档范围》、《各门类档案整理方法》等标准性文件,并对档案装具、柜架的标引、标识都作了明确规定,促进了社区档案业务规范化、标准化建设。

(三)创建竞赛

社区档案管理规范性文件出台后,开始采取以创建“标准”社区档案服务中心为抓手,在各镇、办开展创建评比竞赛活动,建成一个,认定一个,每年评比一次,创建任务完成好的,纳入市里统一表彰序列。并对社区档案创建工作实行动态管理,每年对创建标准档案服务中心进行抽查验收,凡有滑坡现象或当年档案整理不规范的社区,进行通报限期整改或取消标准,使全市新型农村社区档案管理始终处于“常抓不懈、逐步提高”态势。

三、因材施教,培育勤、学、爱、专的实用人才

社区档案人员的业务素质,直接关系到社区档案为民服务的质量和效能。几年来,为增强社区档案工作者的档案意识和业务素质,分批分类对社区档案人员进行了业务培训、系统教育。

(一)技能练习

新型农村社区档案人员文化素养参差不齐,档案认知意识低,为了能够让他们适应工作岗位,市档案局对新上岗人员采取先练、先知、再学的方法。首先以镇、办为单位,分阶段对社区档案人员进行以会代训来了解档案业务,即让他们进行收集、整理、编目的基础业务练习,少讲多练;其次,有针对性地组织他们集中立卷,一人操作,多人看学,边操作,边讲解。或集中一个社区的档案,让他们每个人轮流操作练习,逐步掌握档案业务基础技能;其三,针对一些专门档案,进行特殊指导性立卷、编目,即由档案局业务指导人员上门辅导、讲解归类,使他们逐步对各种专门档案有个初步认识与了解。

(二)系统教育

市档案局每年都要对全市新上岗人员进行系统教育和培训,每次都要求社区档案人员参加,主要学习档案知识、法律知识。有的社区档案人员每年都要求再学习,因为他们感到学的少,所学知识不够用。为此,市档案局还专门举办了几期社区、农村档案人员培训班,集中培训档案信息资源开发和基础编研,向他们介绍大事记、组织机构沿革、基础数字汇编等参考材料的基本编写方法,讲解政府信息公开和档案信息资源的开发利用,深化社区档案管理工作领域,提高他们的管理水平。

(三)专业培训

随着社区建设的推进,档案现代化管理逐步走进社区,为此,还多次组织档案信息化培训,利用档案局开发的档案信息网络平台,与社区档案服务中心挂接,让社区档案人员掌握现代化管理手段,尽快实现档案信息网上共享。同时还聘请专家给社区档案人员讲授社区档案信息化知识,培训档案现代化管理技能和操作方法。经过大量的培训教育,极大地提高了社区档案人员的业务素质和能力,为社区档案工作健康发展提供了人力保障,确保了社区档案管理高起点、高标准、高质量。

四、示范引导,推进社区档案全面铺展

    为引领各社区扎实有效开展档案工作,市档案局积极培植社区档案管理典型,带动了全市社区档案管理的“遍地开花”。

(一)特殊试点

蓼坞社区是市委、市政府培育的全国先进典型社区。按照市委要求,各有关单位必须在有效的时间内,自行投资建立各自的工作试点。市档案局不甘落后,选派10多名业务骨干,相继进驻廖坞社区。在镇政府的协助下,投资十余万元,建成了全市第一个高标准的新型农村社区的档案服务中心。无论从档案内容还是硬件设备,在整个“1+10”社区功能建设评比中,受到了市领导和人民群众的一致好评。随后,在蓼坞社区召开了全市社区档案工作现场会,实地观摩社区档案建设,使所有社区干部和档案人员从档案归档门类到各类档案的整理,从档案收集齐全的程序到案卷的数量、质量,从档案中心的整体布局到室内的各种标引标识,从日常的查阅利用到档案教育基地建设等方面,都有了新的认识,有力地推进了社区档案工作全面、快速、扎实开展。

(二)树立典范

示范引路确实收到了很好的成效,也让大家尝到了甜头。在总结经验的基础上,按照各镇、办的社区档案管理推行树立典型的办法,要求每个镇、办在一定时间内,培养12个试点社区,规模不限定很大,但标准一定要高,应在社区经济发展条件下,建立各自不同特点的示范点,并组织好学习观摩,以带动整个社区档案管理的健康发展。

五、奖补激励,催生基层干事创业活力

为了不断提升社区档案工作管理水平,增强社区档案服务能力,发挥社区档案人员的工作积极性和主观能动性,除了制定严格的工作标准和考核细则,还与市一体办等部门紧密结合,制定印发了《社区档案工作奖励办法》,建立健全社区档案工作奖励机制。2012年奖励每个示范社区档案服务中心2万元,基础档案服务中心1万元,全市已有12个社区受到了奖补,极大地调动了社区档案工作者的工作积极性。目前,全市已建社区均建立了档案服务中心,在建社区均将社区档案服务中心建设列入规划。

济源市社区档案工作的有序开展,有力地促进了社区全面建设,在推进全面建设小康社会建设中发挥了积极作用。几年来,社区档案服务中心为社区居民解决低保、养老、上学、就业等方面提供了大量的档案服务,发挥了重要作用;通过档案教育基地建设,社区档案服务中心不仅成为社区建设、经济发展的助手,居民解决问题的后盾,还成为居民接受历史文化教育和休闲的好去处。

                                (济源市档案局)

 

郑州大学档案馆多措并举

提高文件材料归档质量

 

近年来,郑州大学档案馆高度重视文件材料归档工作,并以省档案局文件材料归档专项检查为契机,通过创新管理模式,理顺工作关系,严把归档环节等有力措施,切实提高了文件材料的归档质量。

一是制订了《郑州大学档案馆收集档案范围细则及工作方案》,进一步明确了文件材料归档的原则和范围,规范了归档部门立卷和归档流程。二是针对在档案信息采集之初由于填写失误导致档案信息与客观事实不符的现象,档案馆从档案信息产生的本源手,创新档案服务模式,提出了档案服务前置工作模式,把对档案的管理与服务提前到档案形成之前,确保归档文件材料信息的真实性、权威性和可靠性。三是强调部门立卷制度,明确工作职责,加大协调力度。通过走访立卷部门,现场业务指导和监督,不断理顺立卷部门与档案馆工作关系,立卷部门归档积极性显著提高。四是严抓档案材料归档的三个环节:即归档文件材料形成中的质量环节,文件材料收集过程中的保管环节和文件材料归档的移交环节,划分了档案质量责任认定规则,为文件材料归档工作的顺利开展夯实了保障体系的贯彻落实。五是针对新校区档案馆舍尚未建成,现有库房容量有限的客观情况,建立了三个档案分室。档案分室为档案馆分支机构,受档案馆业务指导和监督。并要求档案分室所在单位提供专用场地、安排专职人员进行档案管理工作,实现了学校各类档案集中统一管理目标。六是研发、升级了档案办公综合管理系统,实现了归档文件材料电子条目的对接导入,建立了文档一体化管理和利用服务查询体系,逐步实现对学校大档案资源的集成管理。
(郑州大学档案馆)

 

简讯:

 

平顶山市档案局积极为民营企业建档提供指导服务  近日,平顶山市档案局抽调业务指导人员对鲁山县民营企业迷王制衣有限公司和靖昆实业有限公司档案管理工作进行现场手把手、零距离培训指导,收到良好效果,得到民营企业的好评。为做好指导工作,平顶山市档案局业务指导人员首先了解企业归档文件材料的内容,根据国家企业档案分类标准结合民营企业特点科学制定出档案分类方案,并按照相关档案整理方法指导企业进行档案整理、编目归档。    

                              (平顶山市档案局)

    巩义市档案馆婚姻档案利用服务效果显著  自从婚姻档案接收进馆以后,巩义市档案局高度重视婚姻档案为民服务工作,进一步做好婚姻档案信息资源的开发利用,积极为人民群众提供婚姻档案查阅服务。一是每年定期集中人力接收婚姻档案;二是对馆藏全市19922012年度婚姻档案目录全部实行微机化管理,为群众查找婚姻档案提供“一站式”服务。截止目前,共出具婚姻档案证明7179份,为人民群众解决实际问题提供了法律依据。

                             (巩义市档案局)

孟津档案局举行文学艺术作品档案捐赠仪式  近日,孟津县档案局举行文艺作品档案捐赠仪式。该县十余位作家、书法家、画家捐赠的33部个人作品及2部手稿入驻。这是该县首批作品类档案征集、捐赠、接收进馆,填补了县档案馆在文学艺术作品馆藏方面的不足,丰富了馆藏内容。孟津县档案局为捐赠单位和个人颁发了收藏证书。

(孟津县档案局)

镇平县档案局组织开展“12.4”全国法制宣传活动  为深入宣传贯彻档案法律法规,结合县档案局“六五”法制宣传规划, 12月4日上午,镇平县档案局在该县中心城区开展法制宣传活动。通过悬挂法制宣传主题横幅、摆放相关法律法规宣传展板、发放法制宣传材料等形式现场向群众答疑,宣传档案法律法规方面的知识。        (镇平县档案局)

 

永城市、固始县成功创建全国社会主义新农村建设档案工作示范县(市)                                 

                                  (业务指导处)

新乡县、信阳市平桥区、范县、武陟县、长葛市、鲁山县成功创建全省社会主义新农村建设档案工作示范县(市、区)。

                                  (业务指导处)

 

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