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 中原经济区专题档案
建立中原经济区专题档案的思考
作者:王国振  更新时间:2011-7-25

 

建立中原经济区专题档案的思考

 

来源:河南省重大活动档案征集办公室   

 

建设中原经济区是河南经济社会发展历史上具有里程碑意义的大事;是全国区域经济布局调整、协调发展的大动作;是包括河南及周边地区明晰发展定位、发展方向、发展重点的总体设想;是河南发展的重大机遇和平台,是目前及今后相当长一个时期全省上下的中心工作。建立中原经济区专题档案是档案部门为中原经济区建设服务的最佳结合点和切入点,值得全省档案工作者思考和探索。

首先,谈谈为什么要建立中原经济区专题档案

1、建立中原经济区专题档案,是中原经济区的重要性决定的。

卢展工书记曾经用下面这段话准确概括了中原经济区的战略意义:“谋划和建设中原经济区,是深入贯彻科学发展观的重大实践,是贯彻落实中央对河南工作要求的具体行动,是改革开放以来历届省委班子带领全省干部群众不懈探索的重要成果,是我省实现全面建设小康社会奋斗目标的战略选择,是凸显河南地位、服务全国大局的重大举措,是实现富民强省的宏伟事业。”将这样一项宏伟的事业,必须及时、准确、完整地记录在档、存档于世,其必要性不言自明。通过集中收集、保存中原经济区谋划和建设过程中形成的文件、讲话、录音、录像,图书资料等纸质、实物、电子、声像档案,真实记录中原经济区谋划和建设的过程,对中原经济区建设具有重要的查考利用价值,对服务我省经济社会发展具有重要意义。

2、建立中原经济区专题档案,是中原经济区的特点决定的。

中原经济区建设时间跨度长,覆盖区域广,涉及部门多,主体功能区域各具特色,涵盖了政治、经济、社会、生态、环境建设的方方面面。在中原经济区建设中形成的档案主体不同,内容丰富,形式多样,分布分散,必须及时收集并集中管理和利用,建立起覆盖中原经济区建设的档案资源体系。否则,许多资料可能会在短时间内散失,很难完整反映中原经济区全貌。

3、建立中原经济区专题档案,是档案部门的职责和使命决定的。

配合党委、政府的中心工作,收集、保管和提供档案服务是档案工作的职责和使命。中原经济区建设是河南省各级党委、政府今后一个时期的中心工作,建立中原经济区专题档案自然应当成为档案部门服务中心工作的结合点和切入点。

其次,谈谈建立什么样的中原经济区专题档案

中原经济区专题档案是指中原经济区提出、酝酿、论证、形成、规划、建设过程中直接产生和形成的,对中原经济区建设有重要查考利用价值的各种文字、图表、电子、声像、照片、实物、图书、资料等信息资料。概括地讲,这些材料应涵盖下列内容:一是能够完整诠释中原经济区概念,完整反映中原经济区的内涵和外延;二是能够完整反映中原经济区形成及成长过程;三是能够充分体现中原经济区全方位、全内涵、全载体、全过程,再现中原经济区的全貌。

但是,中原经济区专题档案不应包括所有中原经济区建设的活动,或者说中原经济区一般性的活动没有必要全部记入专题档案,因为今后的几乎所有工作都与建设中原经济区有关,各行业、各部门的工作都是中原经济区建设的组成部分,不可能也没有必要归入专题档案来记载,要把握好“专题档案”与其他档案的关系,既要集中突出反映各地中原经济区建设的重大工作活动,又不要面太宽,面太宽将割裂档案的结构。

其三,谈谈怎样建立中原经济区专题档案

1、建立好中原经济区专题档案要把握好以下原则:

1)档案集中管理,完整齐全原则

 中原经济区专题档案要齐全完整,尤其是中原经济区诞生过程的档案,要齐全完整,不可分散。要完整诠释中原经济区内涵、外延、布局、功能区划分等概念;要完整记录和反映中原经济区从酝酿、提出、科学论证到上升为国家战略的全过程;要集中记录和反映中原经济区建设的丰富实践,使专题档案成为中原经济区建设的缩影。

 中原经济区专题档案实行集中管理、分级负责,上下联动。由各级档案局(馆)依法集中统一收集、管理中原经济区建设过程中的档案。全省各级档案局馆要明确处室或专人负责此项工作。只有统一管理才能完整反映全貌,同时要分级负责,处理好省级与各级馆的关系。

 2)档案原始性的原则

为真实记录和反映中原经济区成长过程,专题档案除收集保存正式印发的文件、资料外,更注重收集保存形成过程中的原始材料。诸如首次提出“中原经济区”这一概念,首次研究“中原经济区”会议,首次划分中原经济区布局等草稿、发言稿、会议记录、领导批示、录音、照片、录像等第一手材料;中原经济区建设纲要、规划、方案等重要文件的草稿、历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿不同稿本;党中央、国务院、省委的重要批示文本等。

3)管理与利用并重原则

中原经济区专题档案实行科学管理、安全管理、资源共享。要发挥档案部门的资源优势、技术优势、专业优势,通过编写中原经济区建设大事记、文件汇编、举办展览、建立专题档案资源共享平台等形式,开发利用档案资源,积极主动为中原经济区建设提供服务。

2、建立中原经济区专题档案的途径和方法

中原经济区专题档案不同于某一个立档单位在专项业务工作中形成的专门档案,也不同于某一次重大活动中形成的档案,有着它自身的特点。需要全省档案部门上下联动,相互配合,确保中原经济区专题档案齐全完整安全。

1)加强理论研究,为中原经济区专题档案建设提供理论支撑。按照传统的全宗理论,一个立档单位形成的全部档案构成一个全宗,而中原经济区专题档案,需要将跨行政区域、跨不同行业、多个立档单位、多种门类和载体的有关中原经济区建设的档案组合在一起,突破了全宗理论。如何尊重中原经济区建设这一实践基础,在传统全宗理论基础上发展全宗理论,探索这一专题档案建设实践规律与特点、科学管理方法,从而指导专题档案建设的科学发展,需要档案学理论界的关注。要研究这一实践活动,并追踪解决建档过程中出现的新问题,为建立中原经济区专题档案提供理论支撑。要加强对中原经济区专题档案业务研究,研究制定专题档案的归档范围、分类方案、保管期限表、保管方法等。

2)制定建立中原经济区专题档案工作方案。省局尽快提出建立中原经济区专题档案的方案,明确中原经济区专题档案的组织结构、工作原则、内容范围、工作目标、方法途径,争取省委的认同和支持,争取各有关部门的配合,建立中原经济区专题档案收集长效机制。

3)建立专题档案的工作方法。概括起来就是分四步走:确定主题,收集信息,按图索骥,不断追索。一是确立主题。就是确立中原经济区专题档案的外延和内涵;二是收集信息。要通过文件、领导讲话、新闻报道、汇编资料、网络等搜集中原经济区建设重大活动线索,弄清相关活动时间、内容、责任单位;三是按图索骥,按照排查出的线索书面通知有关责任单位移交相关内容的档案;四是不断追索。依照线索,追根求源,一次收集不到的记录在案,下次继续追索,直到收齐为止。注意对中原经济区档案各个形成主体包括省内外的组织、机构和个人形成的档案,对各种载体形式包括文字、声像、图表、图书资料等,对中原经济区提出、酝酿、论证、宣传、规划全过程档案的全面收集。

4)加强管理和利用。要科学设置中原经济区专题档案整体架构,对全宗建立、档案分类、整理办法、保管期限等业务标准要认真研究,建立中原经济区专题档案库和专题数据库。对中原经济区专题档案优先数字化,通过档案信息网或政府网络平台开辟中原经济区建设专栏,实现专题档案资源的信息共享。

当中原经济区酝酿、论证、形成、规划阶段档案收集完毕,由省档案局牵头,举办一次反映中原经济区诞生过程的专题展览,宣传和推动中原经济区建设。

5)横向联系,延伸收集

鉴于中原经济区的整体规划,涉及到河北、山东、山西、湖北、安徽、江苏等周边省份的若干市县,所以在建立中原经济区专题档案过程中,要主动与周边地区档案部门协商共同收集,共同建档,通过馆际交流、制作复制件等形式收集周边省、市相关区域的档案资料。也可通过中原经济区档案工作协作组会议共商中原经济区专题档案建设的相关事宜,共同做好建立中原经济区专题档案的各项工作。

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