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数字档案馆建设调查报告
更新时间:2014/6/27

数字档案馆建设调查报告

 

414——419,围绕着数字档案馆建设中的档案管理系统、电子档案接收、档案信息系统安全等级保护等问题,省局副局长王书继同志带队,科技处、接收处及济源市档案馆一行六人对浙江省、杭州市、绍兴市、上海市、江苏太仓市档案局馆进行了专题调研。每到一个单位,得到了参观单位的重视和帮助,都由一名分管副局长主持,组织相关处室负责人进行座谈,比较全面、详细地介绍了数字档案馆建设方方面面的情况。先将调研情况汇报如下:

一、  数字档案馆建设的基本情况

此次调研的这五个省、市、县档案馆都是数字档案馆建设的先进单位,在数字档案馆建设方向走在全国的前列。上海市、杭州市档案馆是国家档案局电子档案接收试点单位;绍兴市、太仓市档案馆是国家档案局数字档案馆建设试点单位;浙江省档案馆率先在全省探索电子文件登记备份工作;杭州市档案馆是国家局档案信息系统安全等级保护试点单位。

五个单位都把数字档案馆建设作为促进档案事业跨越式发展的平台,成立由局长任组长的数字档案馆建设领导小组,明确各处室在数字档案馆建设中的分工和协作,制订数字档案馆建设的整体规划,把数字档案馆建设列入当地政府信息化建设的重点工程。

(一)   数字档案馆系统平台建设

五个单位都是整体规划,分步实施,建立起数字档案馆

系统平台,实现对馆藏档案数字化管理、电子档案接收与管理以及开放档案资源共享。

上海市数字档案馆被列为上海市城市记忆数字工程。投资1700多万,与上海中信公司联合开发了综合管理系统,包括档案信息资源总库、“一站式”检索、馆藏档案数字化系统、电子公文归档系统、电子档案移交接收系统。每年投入700多万用于系统维护与升级改造。

浙江省数字档案馆建设工程是经省发改委批准立项的省“百亿信息化建设”与电子政务建设的重点工程项目,该系统包括档案综合管理、电子阅览室、电子公文接收中心和三网网站等子系统。

杭州市电子文件中心项目自2007年启动,通过四期建设,总投入近2000万,实现馆藏档案数字化管理、电子公文接收、业务数据交接、电子档案接收和长期保存。每年投入60万元用于系统维护。

绍兴市档案馆自2007年,与量子伟业联合开发了档案馆综合业务管理系统,实现了数字档案馆、室一体化,市、县档案馆馆资源建设一体化。

太仓县数字档案馆投入100多万与福建容基公司于2008年建设数字档案馆、室系统,已实现网上归档,借阅利用。并探索应用RFID射频识别技术,对库房、档案实体实施智能化管理。

(二)   数字档案资源建设情况

    这五个馆都是借助社会专业化公司技术和力量开展馆藏档案数字化工作;杭州市档案馆对市直机关统一格式、统一要求,市直单位分别组织各自单位档案的数字化工作;绍兴市档案馆采用集中经费、集中力量、集中场地对所有市直单位档案集中数字化的模式;江苏太仓市档案馆采用市局、乡镇、村共同出资办法组织对村级档案的数字化。

上海市档案馆每年1000万页数字化的任务,并结合实行现用现扫的“即时数字化”方法。

浙江省档案馆每年200多万页数字化的进度,加上省直机关每年200万页的任务。浙江省在全省启动了电子文件登记备份工作,对省直机关的电子文件、业务数据进行登记备份。

绍兴市档案馆馆藏40万卷,已有30万卷数字化;同时实施数字档案馆、室一体化建设。对市直130个一级机构(其中5个试点,80个财政拨款)存量档案,打包招标,在市局统一数字化,凸显了节约、安全、效率高、质量高、格式统一的优势。2011年至今三年时间已对市直机关4800多万页数字化;准备在今后三年时间,对市直二级机构5000万页进行数字化。

太仓市档案馆馆藏20万卷,24万件,已全部实现数字化。市直机关档案也实现了100%数字化;村级档案数字化实行局、镇、村共同负担。目前,54家进驻行政中心的市直机关实行档案集中管理,建立起51个民生档案专题数据库。

(三)   电子档案接收与长期保存问题

上海市档案馆、杭州市档案馆是国家档案局电子档案接

收试点单位。上海市档案馆把电子档案接收与数字档案室建设相结合,在政务外网部署电子文件归档接收系统,制定了《上海市数字档案室指南》,印发了《推进数字档案室建设的意见》,制定了《电子档案接收流程》,选择30家市直机关进行试点,电子档案在线接收还在探索之中。

杭州市档案局(馆)争取省委、省政府两办的支持,成立了杭州市电子文件协调小组办公室,制定了《杭州市电子文件管理办法》,把电子文件管理列入到电子政务目标考核体系当中,目前根据电子政务状况,成熟一个,推进一个。有20多个单位实现在线归档平台接收。

(四)   数字档案资源共享情况

上海市档案馆外滩馆是集中对外借阅利用场所,原件保

存在市区的旧档案馆。网上利用查阅占利用的90%,基本上代替原件的借阅利用。

浙江省馆、杭州市馆、绍兴市馆数字档案馆建设、电子文件登记备份都是全省部署,基本都实现了公开信息网上查阅,实现了异地查阅,属地管理,跨馆出证;太仓市档案馆通过党政网,把资源共享系统部署到机关、乡、镇、村,足不出户,便能查阅已建立起的婚姻档案、独生子女、退役士兵、工商登记、房产、户籍等51种民生档案资源。

二、  加快我省数字档案馆建设的思考

与先进省份相比,我省数字档案馆建设在观念意识、经费投入、基础设施建设、数字化数量、数字化成果应用等方面都有很大差距,某种意义上讲,已成为阻碍河南档案事业发展的瓶颈。数字档案馆建设迫在眉睫。

1.把河南省数字档案馆建设作为深化河南档案改革的重要内容,作为贯彻落实两办《加强新时期档案工作意见》的重要举措。

2.成立河南省数字档案馆建设领导小组,研究制定数字

档案馆建设方案,明确相关处室在数字档案馆建设中的职责与分工。

3.完善、启用省馆的档案管理系统,确保数字化成果的

安全,管理好数字化档案,代替原件借阅利用。

4.对电子档案的接收应提前调研与部署,对省直机关的办公自动化系统进行调研;建立电子档案接收系统;制定电子档案接收标准与规范;在政务外网部署电子档案移交接收系统,推进电子档案移交接收的工作。             
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