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档案科技项目成果存在的问题与对策
作者:王建祥  更新时间:2015/6/16

档案科技项目成果存在的问题与对策

—以河南省档案局2014年科技项目成果材料为例

王建祥

 

摘要:本文以河南省档案局2014年度档案科技项目成果材料为例对档案科技项目成果中存在的问题进行详细的总结分析,有问题,有现象。然后针对存在的问题针对性的提出了解决问题的对策,贴近实际,操作性强。

关键词:档案  科技  成果  问题  对策

 

档案科技成果是对档案专业相关内容进行深入研究后而形成的知识成果。它是完成者努力付出的结晶,客观地反映了研究工作的深入程度,研究结论的可行性和相关研究成果的学术价值。从近年的情况看,总有一些问题经常出现。笔者以河南省档案局2014年度接收的45项科技项目成果材料为例给大家作以简要分析。笔者在查找问题时是按照科技项目的创新性、技术性、先进性、应用性标准衡量的,有的项目同时存在多项问题。

1.存在的主要问题

1.1推荐书填写不规范。存在这类问题的项目有15项,多存在于基层研究者或初次申报者,占所有项目的33.3%。主要表现在:一是填写简单,寥寥数语,或简单罗列一下相关标题,相关内容不到要求字数的一半甚至更少。二是填写复杂,恨不得把全部内容都塞进去,尤其是“详细科学技术内容一栏往往超出要求字数许多倍。三是表述模糊,从内容字数来看符合要求,但细看内容则夸夸其谈,不着边际,看后对项目研究的内容认识模糊。究其原因,是没有对项目的研究工作进行深入的总结,没有对项目的研究内容进行提炼和概括。

1.2调查研究不够。存在这类问题的有10项,多存在于高校研究者或初次申报者,占所有项目的22.2%。主要表现在,一是不进行调查研究,对研究现状只是依据自己的经验进行简单的估摸,涉及到相关情况时则泛泛而谈,缺少必要的数据支撑,常用“部分”、“少数”、“大多”、“比较”等模糊性词语表示。二是调查不够深入,或者是选取的单位不够合理,或者是调查问卷设计不够科学,统计出的数据内行人一看就能看出破绽,或是相关数据明显就缺少部分必需的内容。

1.3与档案工作联系不紧密。存在这类问题的项目有8项,多存在于高校等与档案工作实践接触较少者,占所有项目的17.8%。主要表现在:一是看题目属于档案工作实践类项目,但看内容却与工作实践距离较远。比如“×××档案的收集、保管与利用研究”,本是一个实践性很强的课题,但是项目研究者却花费一半多的篇幅介绍×××和×××档案的重要性,而涉及到档案的收集、保管与利用的内容则不到20%。二是把其他行业的相关理论引用到档案工作中,但仅仅对相关概念进行了套用,没有深入分析相关理论在档案管理中的可行性,更没有在档案工作实践中运用的内容或者只是寥寥几语。

1.4理论研究不够。存在这类问题的项目有7项,多存在于基层研究者,占所有项目的15.6%。主要表现在:一是总结自己工作中的做法比较多,而没有对项目内容所涉及的理论进行深入研究,更缺少必要的提炼和拔高。二是相关概念不清,只是把与课题相关的部分概念引用进来,但是相关概念的层次关系和相互联系没有理顺。或者把根本就理不清的几个概念简单罗列。三是对与研究内容相关的法律、法规和规范性文件不熟悉,出现与相关法规文件相抵触的表述。

1.5研究不够深入、细致。存在这类问题的有10项,多存在于基层研究者或初次申报者,占所有项目的22.2%。主要表现:一是研究内容欠缺,有的缺少必要的案例分析,有的缺少比较性研究,有的缺乏可行性分析。比如“×××档案管理运行模式研究”,该项目结合自己本单位的工作实际对档案管理中存在的问题进行了深入的分析,并提出了切实可行的改进方案,该方案也在本单位进行了推广应用,效果还不错。但是作为档案管理的模式是要在一定范围内推广的,该成果放到别的单位情况会怎样?这就需要进行一个比较性研究,只可惜项目没有进行此类研究,使一个很好的项目研究大打折扣。二是对相关问题泛泛而谈,研究结论的可行性不强,甚至没有研究结论。这类项目中,所提出的对策大都是一些大话套话,诸如“领导重视”、“统一思想”、“建立机制”等,至于如何做到领导重视、如何统一思想、如何建立机制,在相关内容中则找不到。

1.6工作报告与研究报告内容混乱。存在这一类问题的项目有9项,多存在于基层研究者或初次申报者,占所有项目的20%。主要表现在:一是相互重合,甚至可以说是重复,严重的会出现近一半的重合内容。二是内容混乱,把明显属于工作报告的内容写入研究报告,或者把明显属于研究报告的内容写进工作报告。尽管我们对工作报告与研究报告的内容没有严格的规定,但是工作报告与研究报告起着不同的作用。大体来说工作报告就是研究工作的总结,要把研究工作中所做的工作以及采用的研究方法,存在问题与解决办法以及取得的研究成果写清楚。而研究报告主要阐述研究成果的相关内容,要将研究成果的详细内容阐释清楚。

1.7存在与课题研究无关的内容。存在这类问题的项目有6项,多存在于高校研究者,占所有项目的13.3%。项目研究成果要求有一定的科学性和严密性,所有的文字材料都要围绕着项目的研究内容展开的,包括引用的理论和列举的例证都要与项目研究密切相关。但是有些研究成果存在一些与研究成果无关的信息,表现在:一是在介绍相关理论时存在明显的与项目研究无关的理论。二是相关的附件材料中存在明显与项目内容无关的附件。

1.8提交的材料不规范。存在这类问题的项目有8项,多存在于基层研究者或初次申报者,占所有项目的17.7%。评奖材料排版与设置尽管是一个细节问题,但从具体的情况看,却存在不少的问题。主要表现在:一是字体不一致,有的是标题前后的层级关系不一致,还有的前后的字体字号、字符间距不一致。二是文中的图表的标号混乱,说不清是以章为单位标号还是以整篇报告标号,还有的插图与表格混合编号。

2.解决问题的对策

2.1用高度凝练的概括性语言填写项目推荐书。

项目推荐书的作用是让评审专家对项目总体情况有一个简单明晰的判断。好的项目推荐书起到一个给项目提级加分的作用。在填写前要认真阅读表格后边的填写说明。填写时要做到:一是语言精练,概括性强。尤其是项目简介、项目详细科学内容和项目创新点的填写,要按照相关的要求把项目的主要特点恰如其分的体现出来。二是要把握好相关栏目的字数。推荐书的填写并不是字数越多越好,更不是三言两语,而是要做到恰如其分。一般情况下各个栏目的内容以800字(500字)左右为宜,最多不要超过1000字。国家档案局的项目推荐书是在网上填写的,相关栏目均要求800(500)字以内,超过要求以后的文字根本就不显示。

2.2立足档案工作实践选题

档案科技项目来源于档案工作实践,又服务于档案工作实践。这是档案科研工作的大方向。只有立足于档案工作实践的研究项目才能够展开有针对性地调查研究,查找出真实存在的问题,得出来的结论才有说服力,有学术价值。作为省级档案部门的研究项目,就是要挖掘档案工作实践中存在的课题,研究解决档案工作中存在的现实问题。而不能图大、图洋选取那些离自身工作实践比较远的所谓“阳春白雪”类的内容。同时,在研究内容的表述上,要总结出项目研究的成果,运用平实的语言将相关内容表达出来。

2.3深入调研,摸准吃透项目研究内容的现实基础

档案科研的基础是工作实践,没有工作实践积累的所谓科研是没有任何生命力的。因此我们在进行项目研究时,一定要摸清研究对象的现实状况,而不能想当然,或者立足于自己过去的工作经验。在调查研究中一是要选择好调查的样本,做到不扩大、不缩小。二是对调查得来的数据进行如实的分析,可能有些数据看起来不是很真实,但是他同样反映一些现实的现象,有他出现的原因,只要能把产生这些现象的原因分析清楚了就行。切不可为了数据的所谓合理性而把一些原始数据剔除出去。这样也有违档案的原始记录性。

2.4深入进行理论研究,对项目涉及的相关理论依据做到胸有成竹。

档案科研立足于工作实践但同时又高于工作实践,这就需要我们把问题提升到一定的理论高度去思考,需要对项目研究内容所涉及的理论知识进行研究。一是摸透项目研究的相关概念,对这些概念的定义、内涵和外延都要研究透彻,同时对这些概念之间的区别与联系也要进行深入的辨析。二是熟知相关的法律、法规和行业标准,要清楚的了解与研究内容相关的法律、法规和行业标准都有哪些,他们之间的关系以及相关规定的一致性和适用范围。三是深入了解项目研究内容的研究现状,你所选取的项目很可能别人已经有所研究,别人的研究成果对于我们的研究是一个基础,因此我们要深入了解相关研究成果的合理性和适用性以及存在的问题,以便我们研究时有的放矢,得出更加合理的结论。

2.5合理安排好工作报告与研究报告的内容

通常情况下工作报告主要是将开展研究工作的来龙去脉写清楚,如项目的来源,研究工作的起止时间,人员组成,研究工作的阶段划分,各个阶段都做了哪些工作,项目的研究方案、研究方法,最后取得了什么样的研究成果,有什么创新,项目成果形式及该成果跟国内外同类成果水平的比较以及对该成果的初步评价,研究成果推广应用的结果如何等。研究报告主要是把研究成果介绍清楚,一是研究概述,主要包括,项目的立项背景,国内外同类项研究的现状及需解决的问题,二是研究内容,主要包括项目研究的对象(范围),及其所涉及的概念,项目研究的理论现状及依据,研究对象的现实状况及存在问题,研究的结论或解决问题的对策等,最后是总结、展望、致谢、参考文献等。

2.6要注意申报材料的规范性。

项目申报材料,是对相关研究成果的有效展示。在审核材料的过程中,专家看的不仅仅是你要传达的相关内容,同时在审阅相关内容的同时,也在注重着细小的环节。我们在项目材料的编排设计时可以参考《科学技术报告、学位论文和学术论文的编写格式》(GB7713-87)。同时认真的做好材料的校对工作,看是否有错别字,文件格式是否符合要求等,标题与内容是否一致,标题之间的层级关系是否妥当,图标的编号和报告中的表述是否对应等等。力争做到整洁、明快、一目了然。

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