网站首页  
地市频道: 郑州开封洛阳平顶山安阳鹤壁新乡焦作濮阳许昌漯河三门峡南阳商丘信阳周口驻马店济源
政务
中原经济区 政策法规 业务指导 职称教育
档案科研 档案学会 党建 精神文明 廉政
资讯
通知公告 档案新闻 档案电子期刊
中原经济区专题档案
互动
网上调查 馆藏珍品展厅 民国徽章展
利用天地 档案征集 档案技术
档案文件查阅
已公开现行文件查询 开放档案目录
音视频档案 历史记忆 本地沿革
 学术园地专题
“归档”理论内涵和意义的对话
作者:任汉中,王茂跃  来源:《档案管理》2010年第3期  更新时间:2011/12/14

1  归档是不是档案形成的必要条件
    任汉中:归档,是档案管理的一个基本工作程序。 归档,从字面上理解,即“归入档案”。是将处理完毕且具有保存价值的事情或文件经系统整理后交档案室(馆)保存备案(备查)的过程。归档是文件向档案转化的标志,是文书处理的终点、档案管理的起点。
   
档案是观念的产物。从外观上看,档案并不是新产生的事物,而是由有形成为档案可能的原始记录材料转化而来的,促使其转化的就是人们的档案观念,以及在这种观念指导下的档案行为。有形成为档案可能的原始记录材料是自然形成的,甚至所有原始记录材料都可能形成为档案,但人们出于能力和成本等诸多方面利益的考虑,只能选择其中具有保存价值的材料作为档案保存,这就产生了归档行为。归档是一种选择性行为。人们根据自己的需要和管理能力将原始记录材料,通过归档行为进行了身份的划分,归档前后的原始记录材料由此而具有了不同的社会属性。归档后才成为了档案管理的工作对象——档案,档案工作由此而始。对于国家公共档案来说,归档还是一个法律行为,经归档认定的,则是国家所有的档案,才能享受《档案法》的保护。
   
归档,并非只是一年一度文书立卷的工作程序,这样理解就过于狭隘了。归档,也是一种意识活动,在任何时候,只要觉得原始记录材料具有档案的价值,并保存起来,都是归档行为,保存下来的就是档案,这与有没有档案机构、保存在什么地方、谁保管都没关系。同时,归档也不是一次性行为,第一次归档可能有不妥之处,以后仍然可以经过鉴定,将不具有档案价值的“档案”剔出去,或将过去遗漏的补进来。
      
王茂跃:归档,从字面上理解,即“归入档案”,但根据我们对归档术语的解释,将归档的字面意思理解为“归入档案室”可能更确切一些。
      
我国传统的档案学关于文件转化为档案必须具备三个条件,文件必须是办理完毕的、具有价值的、按照一定的规律集中保存起来的。按照一定的规律集中保存,一般理解为归档。也就是说,归档是文件与档案之间的一个分水岭,是标志,是界限,归档前的是文件,归档后的才是档案。这样划分的确简单、清楚。但问题在于,这样的认识过于绝对化。如果作绝对化理解,只有归档的文件才是档案,有的单位还没有建立档案机构,难道我们可以说该单位没有形成档

 

案?有的地方在建家庭档案,难道每家都成立了档案室,然后归档才是家庭档案?档案馆征集历史档案,这些历史档案在没有被征集之前,由于没有经过归档程序,难道就不是档案?
      
当然,由于档案的接收是档案机构获得档案的主要途径,但不是唯一途径。因此,将归档作为文件与档案区分的标志,从逻辑上看,是不严谨的。其实,文件在归档前就是档案了。《机关档案工作条例》和《机关档案工作业务建设规范》分别规定:“机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案”、“文书档案在次年六月底以前接收完毕”,承认了文件在移交之前已是档案。正因为是档案才需要归档,但不能反过来说,只有归档后才是档案,没有归档就不是档案。
2 
能不能将归档理解为归入档案机构
      
任汉中:教授将归档理解为“归入档案室”,是可商榷的。归档是档案管理的一种选择性行为,在经过利益权衡,对原始记录材料进行鉴定后觉得具有作为档案保存价值时,即可成为档案,并非是非得归入档案室等档案机构。教授提到“档案必须具备三个条件,文件必须是办理完毕的、具有价值的、按照一定的条件集中保存起来的。”这就是面对众多原始记录材料时,进行选择和分类的基本标准,经过选择和分类,就形成了档案与原始记录材料的不同属性,并赋予不同的社会职能。
      
机关文书部门或业务部门向档案室移交文件,会有两种情况,一是执行了文书处理部门立卷,自然在立卷前就进行了归档工作。二是将原始文件都交来,档案室就不能照单全收,还要进行归档工作。按照《档案法》要求:“国家规定不得归档的材料,不得擅自归档。”因此,没有经过归档的文件,绝不能认作档案。
   
档案是一种记忆工具。记忆本是人的生物本能,但人的记忆满足不了社会生活需要的时候,便会假借于物扩展人的记忆功能,档案便是人的记忆的一种替代物,随着人类社会生活的扩展和深入,档案承载着社会的记忆功能。同人的生物记忆一样,不可能将所有经历的历史事件都事无巨细地留存下来,也无必要,因此会有所选择,这种选择便通过归档来实现。
      
经过归档,档案管理才有了明确的工作对象,有了自己的工作领域。不经过归档,档案与其前身——原始记录材料之间的界限就会模糊不清,从而导致工作目标的不明确,常常会出现越界行为。这个界限必须得明确划分清楚。档案是档案工作的特定对象,如果没有一个明确的分界,那就会在现代社会分工体系中缺乏存在的依据。
    
王茂跃:《现代汉语词典》将归档解释为“把公文、资料等分类保存起来。”从这种解释来看,看不出归档有“归入档案”的意思。从专业术语角度看,1989年的《档案工作基本术语(专业报稿)》认为,归档是“办理完毕的文件经系统整理归入档案室保存的过程。”2001年的《中华人民共和国档案行业标准档案工作基本术语》将归档界定为 “办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室(馆)保存的过程。”正是依据我国档案工作基本术语,归档可以理解为“归入档案室”。由于基层档案机构并不是只有档案室一种形式,也可以用归入档案机构加以概括。
      
教授认为,“‘办理完毕的并经鉴定具有保存价值’,这个程序正是他所强调的归档,归档就是‘鉴定具有保存价值’的过程,失去了这个前提,就不可能成为档案。”我认为办理完毕是文件成为档案的必要条件之一,没有办理完毕的文件是不能进行鉴定是否具有保存价值的。对办理完毕的文件鉴定是否具有保存价值,属于档案的价值鉴定工作。鉴定是依据档案保管期限表进行的,这些鉴定与整理是结合在一起的,我们的档案人员需要进行业务指导。档案部门对文书部门和业务部门进行业务指导,指导怎样分类、整理(立卷)、确定保管期限,这不是档案业务工作又能是什么呢?所以,教授提出的“归档就是‘鉴定具有保存价值’的过程,失去了这个前提,就不可能成为档案。”对这一认识我是难以认同的。鉴定具有保存价值的过程,属于档案的整理工作。正因为文书部门和业务部门不熟悉档案整理业务,所以才需要档案部门的业务指导。我国规定文书部门或业务部门在第二年上半年向档案部门移交档案,其实就是归档。归档与“鉴定具有保存价值”的过程是完全不同的两码事。
      
有必要指出的是,在对办理完毕的文件鉴定整理后,在没有归档之前,由于此时的档案还在文书部门和业务部门,所以人们易于认为档案移交给档案机构以后才是档案,在此之前不是档案。这实际上是一种误解。是档案,不一定是要立即归档,经整理后定期集中归档也是可行的。因为我国在1956年全面推行文书处理部门立卷时,就否定了“随办随归档”的做法,但我们不能说归档的文件才是档案,未归档的文件就不是档案。当然,我国档案学界至今不认可文书部门和业务部门整理的对象是档案,也是有原因的。如果承认的话,就动摇了我们一直坚持的文书处理部门整理(立卷)制度的理论根基。
      
教授认为,“我们不能把归档简单地理解为整理和接收档案的过程,更是一个档案的出生过程,归档就是档案的接生婆。”其实,归档是整理、鉴定之后的一道程序,确切地说,归档体现的是文书部门和业务部门向档案部门移交档案的过程。从档案部门的角度看,没有文书部门和业务部门的归档,就没有档案部门的档案接收。总之,归档并不是档案的出生过程,也不是档案的接生婆。文书部门和业务部门在对办理完毕的文件进行鉴定整理,并予以暂时保存,其时档案已经出生了。
   
如何看待归档工作和归档内涵
      
任汉中:教授根据《现代汉语词典》等关于“归档”的定义,以为归档可以理解为“归入档案室”,而档案的载体、形式、运行方式等都发生了巨大变化,特别是逐步实现电子政务、电子商务和电子新闻的发展趋势下,已没有了档案室这一归宿了,将“归档”理解为“归入档案室”已经不合时宜了。再者,随着社会的多元化,没有档案室的机关和个人,仍然也在普遍地进行归档工作,而且,随着档案意识的提升,这种趋势会越来越明显。“归入档案室”也难以全面地解释“归档”行为。
      
王教授将归档与“鉴定具有保存价值”分离开来,从而认为归档与“鉴定具有保存价值”的过程是完全不同的两码事,这是不正确的。归档不是简单的被动的接收工作,鉴定价值是必须要进行的一个环节,任何接收都不会是无条件的,“鉴定具有保存价值”是归档中不可分离的核心内容。“归”与“档”是一个因果的发展过程,也是一个有机的整体,在“归”的过程中,就必须有价值鉴定的环节,经过鉴定,就有了“档”的结果。所以,确定是否具有档案的属性,是归档工作的重要作用所在。
      
司马迁曾说过:“天下遗文古事靡不毕集于太史公”。这应该是档案工作最理想的境界,也是历史学家最期盼的。理论上说,现实社会中所形成和产生的记录材料都具有成为档案的价值,但由于社会的管理能力有限,不可能有文必档,同时,与人的记忆一样,由于各种原因,有些记忆需要加强,有些记忆需要忘却和消失,通过价值鉴定,才有了“档案”这一事物,档案是权衡和选择的结果。权衡和选择就是通过归档来实现的。即使是“平时归档”或“随办随归”也是要经过“鉴定具有保存价值”的。经鉴定具有保存价值、作为档案留存的核心内容,这才是“归档”概念中的不变的内核。
      
王茂跃:按照教授的理解,鉴定也属于归档的内容,如此一来,难道归档包括了鉴定?文书部门和业务部门将办理完毕的文件未经整理交到档案室,这样的行为是不是归档?文书部门和业务部门将办理完毕的文件经整理后交到档案室,这样的行为是不是归档?教授对归档的解释已经突破了我们的正常理解,这恐怕是很多人难以理解和接受的。
      
教授认为归档是指归入档案室,对纸质档案是适用的,对电子文件并不适用。我以为,归档对电子文件也是适用的,除非我国今后撤销全部的基层档案机构。以国家档案局2003年发布施行的第6号令《电子公文归档管理暂行办法》为例,该办法第三条“电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作,将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。”第六条“电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。”从这些规定来看,归档就是将办理完毕的电子公文归入档案部门,归档就是向机关档案部门移交。教授说,“随着社会的多元化,没有档案室的机关和个人,仍然也在普遍地进行归档工作”,的确,没有档案室的机关和个人不可能没有档案,但没有档案室的机关和个人恐怕是难以普遍地进行归档工作的。
      
教授认为“确定是否具有档案的属性,是归档工作的重要作用所在。”确定办理完毕的文件是否有保存的必要,并不是归档工作的重要作用。归档工作的重要作用,就是把分散在文书部门和业务部门的办理完毕的文件集中起来,进行统一管理,更加有利于发挥档案的作用。
      
教授认为对办理完毕的文件鉴定有没有保存价值也是归档,我以为这并不是归档。归档不可能包括鉴定、再包括我们现在理解的归档。我觉得我们不能颠覆我们正常理解的归档术语的内涵,改变一个术语的内涵不是不可以,但一定要与实际情况相吻合,只有这样,术语才能被大家接受、使用,才有生命力。
   
归入档案室究竟是不是归档的内涵
    
任汉中:教授认为我否认“归档”并非是“归入档案室”是改变了“归档”的内涵,显然还未理解我对归档的基本观点。因为归档行为有着广泛而悠久的历史,而档案室只是特定时期的特定产物。在古代,我国早在春秋时期就有归档行为,如文献中记载的“入籍入府”。那时并没有档案室,难道说这就不是“归档”了?国外,许多国家没有机关档案室,只有文件中心,向文件中心移交档案就不是归档了。在信息时代,电子文件的归档对象也许只是某个指定的服务器,也不会是档案室,难道以后就没有归档行为了?由此,我们可以看出:所谓“归档”即“归入档案室”的认识是有极大的局限性的,“归入档案室”也不是归档的内涵,而是在特定历史时期的一种表现形式而已,同时,我们也不能把归档简单地理解为一种移交行为,而忽视了归档的真正内涵。认为“归档就是移交,仅仅是改变档案保管权的一种行为。”显然是没有真正把握“归档”的内涵,而不是我随意改变归档内涵。
      
归档的内涵,实际上应是对档案身份的认定。在现实生活中产生和形成的原始记录材料是档案的来源,但转化为档案是有条件的。教授也强调“我国传统的档案学关于文件转化为档案必须具备三个条件,文件必须是办理完毕的、具有价值的、按照一定的条件集中保存起来的”,这也是确定档案身份的基本标准。归档,实际上是用这些标准去检验面对的原始记录材料,从而选择出符合标准的作为档案保存。这种检验只要是具备资格、符合标准要求,何时、何人、何地“归档”都是没有限制的,并不一定要“归入档案室”。我国当前实施的《文书归档和不归档范围》就是检验或鉴定档案身份的一个操作性的标准,按照这个标准,我们就随时随地地进行“平时归卷”或“随办随归”,并不拘泥于“归入档案室”。
      
至于,教授认为“整理(立卷)与归档是完全不同的工作程序”也是不妥的。在实际工作中,立卷与归档常常是同时进行的,并非是绝对分开的不同程序。我们在清理积存文件时,都是先鉴定是否具有档案的保存价值,即进行归档鉴定,然后再对这些挑选出来的具有档案身份的材料进行立卷。“归档不可能包括鉴定”则是不正确的,即使是按照“归入档案室”的理解,也不可能是不经鉴定而照单全收的。
    
王茂跃:教授将归档理解为“归入档案”,也就是对档案身份的认定,而我将归档理解为“归入档案室”,是立足于我国档案专业术语对归档的解释。不可否认,归档术语与我国普遍存在的档案室这一档案保管机构是相吻合的。如果将来档案室全部撤销,全部改建文件中心了,我们的专业术语自然要与时俱进,那就一定会有一个相应的术语来取代的。
      
我国古代无疑是有档案的,但在清代以前并不叫“档案”,自然也没有“归档”的说法。我们的档案史教材在谈到甲骨档案的时候,说“当时已有了‘归档’的做法”、“有集中归档的做法”,很显然是用现在的术语去解释以前的做法。
    
 归档”一词究竟起源于何时,因笔者掌握的资料有限,无法得出结论,但根据中国档案史教材,在国民政府时期已有归档概念无疑,而且最初可能就有归入档案的意思,如“送至文件保存室归档”。但从档案工作的术语角度看,民国档案学家傅振伦1946年出版的《公文档案管理法》对归档的解释就有了变化。先生认为,“机关文件,均应送至档案室整理保管,是曰归档。”建国后,“归档”指的还是“归入档案室”。我们档案人员常说的归档制度,指的就是归档时间、归档范围和归档要求。如果归档作归入档案理解的话,归档范围和归档要求完全可以解释的通,但用来解释归档时间就有问题,因为归档时间的要求“机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案”。教授曾引用《档案法》中的“国家规定不得归档的材料,禁止擅自归档。”这句话中的“归档”作归入档案理解是可以的,但作为归入档案室理解也没有任何问题。
      
当然,档案并不一定要“归入档案室”,但就目前而言,我们理解的归档的确是指“归入档案室”的。我觉得教授坚持归档作归入档案理解,与我们已经接受的归档是不同的,其实,用存档术语来替代教授认为的归档术语可能更好一些。对办理完毕的文件进行挑选鉴定,有价值的作为档案暂时保存起来,这就是“存档”,然后进行初步整理或系统整理,最后移交给本单位的档案保管机构,这就是“归档”。
   
归档是“归入档案”,还是“归入档案室”

      任汉中:王教授实际上已经看出了将归档解释为“归入档案室”具有特定时期的特定意义,是有较大局限性的,是一种阶段性的档案术语,随着情况的变化,甚至这一术语也可能失去存在的意义。这正好说明,将归档理解为“归入档案室”对于归档这一档案行为来说,是一种现实规范,而不具有理论的价值。
      
古今中外,对于同质的事物和现象,会有不同的术语或名词,我们不能因为称谓的不同,而否定其本质的相同。如古代人称“用膳”,今人称“吃饭”,我们就否定古人的“用膳”不是吃饭,用现在的术语去解释以前的现象并不错,关键是要与以前的现象的实质性内涵相吻合。同“档案”这一术语出现很晚一样,“归档”一词也只是在民国才开始出现。但归档这一行为则是古已有之,我们今天用“档案”和“归档”来解读古时的现象也无不妥。既然古今中外都存在着“归档”这一行为,那么,我们就应该摒弃其带有时代特征的内容,找出其具有不变特性的本质内涵,从而进行科学的界定,这才是理论探讨的意义所在。
      
在实际工作中,我们对一个事物或行为的理解,掌握其内涵要远比了解其形式求困难得多。在我国,有着相当浓厚的官方色彩,在很长一段时间,归入档案室是归档的唯一选择,这就造成了一个错觉,导致人们将归入档案与归入档案室同一化了,而忽视了其中的鉴定选择,进行档案身份认定的实质性内涵。
      
王教授在对话中引用政府条文来作论证依据,有一定的局限性,虽然这些文件规定有一定的理论依据,而文件更注重的是对现实工作的指导,具有针对性,而不具有普遍性,用来作参考可以,但不能作为理论依据。进行理论探讨,应该具有前瞻性,往往需要突破现行文件的规定。所以,我们应该从现有文件规定的框架中走出来,从更广阔的视域去认识和分析“归档”这一现象。而我们不能突破法律的规定,所以,我引用了《档案法》中的“国家规定不得归档的材料,禁止擅自归档。”王教授也赞同“归档”作归入档案理解是可以的”,然而在引用了政府的文件后,又回到了“归入档案室”认识之中。
      
王教授建议用“存档”来替换我所解读的“归档”,我认为不妥。用“存”来代替“归”,虽是一字之差,但却使这一行为失去另一内涵“集中保管”。“存”可能是个人行为,也可能是组织行为,而失去了强制集中的约束力,“存”而不“归”,其命运就难以掌握了。档案是具有关联性的,必须集中起来才能发挥其作用。正如美国档案学家谢伦伯格所言:“从一个档案组合中抽出来的单独的一份文件本身所能告诉我们的,并不会比脱离了某种绝迹的不知名的古动物整副骨骼的一块骨头所能告诉我们的更多一些。”

      因此,我认为,归档是经鉴定,将具有档案价值的材料,向指定地点集中保存的过程。  
      
王茂跃:任教授认为将归档理解为“归入档案室”只具有现实指导意义,而不具备普遍价值,难以全面解读归档这一行为,而不能具有理论的价值。笔者疑惑的是,既然具有现实指导意义,任教授为何还要否定我们现实中对归档的理解呢?难道现实指导意义与普遍价值是相互冲突的?我推测任教授眼中的“普遍价值”或“具有理论的价值”可能是希望有这样一个术语能够概括古今中外认定档案的行为。但目前我国普遍认为归档是“归入档案室”,而任教授非要解释为“归入档案”,这两者该如何统一呢?如果“普遍价值”或“具有理论的价值”与我国的实际相矛盾,不能指导我国的归档实践,这样的“普遍价值”或“具有理论的价值”还有存在的价值或必要吗?
      
我在上面的对话中认为,“如果将来档案室全部撤销,全部改建文件中心了,我们的专业术语自然要与时俱进,那就一定会有一个相应的术语来取代的。”这是一种假设,毕竟档案室现在还是基层单位普遍建立的档案保管机构。只要有档案室存在,将归档理解为“归入档案室”始终是没有任何问题的。
      
我建议用“存档”来替换任教授所解读的“归档”,原因在于有必要将这两个术语区别开来。经鉴定将办理完毕的有保存价值的档案保存起来,在移交之前,一般是暂时保存在文书部门和业务部门的。这应该就是“存档”。但任教授认为,“‘存’可能是个人行为,也可能是组织行为,而失去了强制集中的约束力,‘存’而不‘归’,其命运就难以掌握了。”笔者又感到疑惑的是,难道“存档”与“归档”真的有这么大的差别?“归档”真的有强制集中的约束力?如果没有法律法规作依据,如果没有单位领导的重视,如果没有档案人员的投入,如果没有文书部门和业务部门人员的配合,仅仅一个归档无论作什么样的解释是难以有如此大的成效的。
      
既然任教授认可“将归档理解为‘归入档案’对于归档这一档案行为来说,是一种现实行为”,那么就不应得出“不能具有理论的价值”的结论。如果档案不“归入档案室”的话,我们的档案室就没有档案,档案工作就没有工作对象,我们的档案学理论就成了“无本之木”、“无源之水”。归入档案室才是档案由分散变为集中的过程。档案界老前辈曾三曾经指出:“没有归档制度,或者归档制度不健全,就没有完整的档案,也就没有健全的档案工作。”因此,既然“将归档理解为‘归入档案’对于归档这一档案行为来说,是一种现实行为”,那么还是继续坚持这一现实行为为好。
6   
“归档”是不是档案的入口
      
任汉中:理论与现实规定的最大不同在于,理论具有普遍的适用性,在任何情况下都是适用的,而现实规定只是具体情形之下的操作规范。这必然涉及到学与术的关系问题。梁启超先生曾分析说:“则学也者,观察事物而发明其真理者也;术也者,取其发明之真理而致诸用者也。例如以石投水则沈,投以水则浮。观察此事实,以证明水之有浮力,此物理学也;应用此真理以驾驶船舶,则航海术也。研究人体之组织,辨别各器官之技能,此生理学也;应用此真理以疗治疾病,则医术也。学与术之区分及其相关系,凡百皆准此。”我是从学的角度去认识“归档”,而王教授则则是从术的角度去理解,这正是我们分歧的根源之所在。
      
“归入档案室”体现出的是“术”的意义,随着社会的发展变化,则会有“入籍入府”,归入文件中心,归入服务器等等不同的现实形式。而“归入档案”则体现的是“学”的意义,则是这一工作过程最核心的内涵——“经鉴定,具有档案保存价值,集中管理”。不论何时、何地、何人所进行的这一工作都具有这一含义。“术”是可变的,而“学”是相对恒定的。我们进行理论探讨的意义是要从纷繁复杂的现象中找出“归档”的本质内涵,而不应拘泥于表面现象。      
    
“归入档案室”是我们当前现实中“归档”的现实表现形式之一,同时也体现了“归入档案”的理论内涵,理论内涵总是通过一定的形式表现出来的,这并不矛盾,两者就是这样统一起来的。在当前的现实情况下,坚持“将归档理解为‘归入档案室’,对于归档这一档案行为来说,是一种现实行为”是可以的,但在外部形势发生了巨大变时,仍然固守,则有固步自封之嫌。

      
在人类历史上,档案从文书、图书等信息载体中分离出来成为一个独立的事物,是因为其社会作用越来越大,越来越具有自身的特点,有着其他事物无法替代的社会功能,由档案而产生的档案工作也就有了特定的工作对象。那么,这个工作对象就应该有明确的边界与其他事物相区别而具有排他性。通过对“归档”的深入探讨,我认为,“归档”是档案身份认证的基本程序,经过归档的材料才能被视作为档案,才能成为我们的工作对象。档案不是一种自然生成物,而是将已有材料通过观念的转化,赋予其新的社会职能的产物,是一种观念的产物,而这种转换正是经过“归档”来实现的。毫无疑问,“归档”是档案的入口,也是档案工作的边界。
      
王茂跃:文件在什么情况下才被当作档案看待,不同的人可能有不同的认识。我倒是非常认同办理完毕的文件可以从理论上全部看作档案。所有办理完毕的文件都是档案,肯定有人有异议,今后没有利用价值的怎能看作档案?但“有文必档”并不等于“有档必存”,存什么,不存什么,还是是要进行挑选的。经过挑选后(实际是价值鉴定),我们将有价值的保存起来,在文书处理部门整理(立卷)的情况下,一般是由文书和业务部门人员放在卷夹或卷盒中,文书学称之为“平时归卷”,其实这就是“存档”,把有价值的办理完毕的文件作为档案暂时保存起来。因此,存档才是档案的入口,而鉴定则是对档案身份的认定。由于文书部门、业务部门与档案部门是有明确的分工的,这些档案在规定的时间内需要向单位的档案机构移交,这就是我们通常所说的“归档”。如果对全部办理完毕的文件采用“随办随归档”或“定期集中归档”的做法,最后的鉴定整理(立卷)由档案部门去做,如果这样,归档就是档案的入口。
      
其实,我和任教授对办理完毕的经鉴定有价值的文件就是档案的认识是一致的,主要不同源于我们对归档含义有不同的理解。任教授力求归档具有普遍的适用性,而我则认为归档就是将档案交给单位档案机构的过程,归档既是文书工作的最后一道程序,又是档案业务工作的起点。

友情链接
地址:郑州市金水路18号 邮政编码:450003 电子邮箱: hndafgc@126.com
版权所有 河南省档案局 豫ICP备11015203号-1