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关于对省直各单位及部分二级机构、中央驻豫(郑州)单位、省管企业档案行政执法监督检查的通报
更新时间:2011-12-27

                  

河南省档案局关于

对省直各单位及部分二级机构、中央驻豫(郑州)

单位、省管企业档案行政执法监督检查的通报

 

豫档发[2011]28号

 

省直各单位及部分二级机构、中央驻豫(郑州)单位、省管企业档案部门:

为深入贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《河南省档案管理条例》,切实履行档案行政管理部门监督职能,省档案局于20115月下旬开始对省直各单位及部分二级机构、中央驻豫(郑州)单位、省管企业进行了档案执法监督检查。检查组通过听取汇报、实地查看、讨论评议等形式对被检查单位贯彻档案法律法规、档案工作相关制度的执行情况以及档案工作的组织管理、门类收集、保管利用、库房安全等方面进行了检查。现将检查情况通报如下。

一、总体情况

按照通知要求,省档案局对131个单位进行了执法监督检查,制作现场检查笔录131份,下达限期改正通知书35份。在这次执法监督检查中,检查组认真听取了各单位贯彻落实《档案法》、《档案法实施办法》和《河南省档案管理条例》的情况汇报,实地察看了法律、法规落实情况。从检查的情况看,各单位比较重视档案工作,能够深入贯彻《档案法》、《档案法实施办法》和《河南省档案管理条例》,依法管理档案的意识明显提高,档案管理制度不断完善,档案保管条件得到加强,档案管理水平得到提升,档案工作在为本单位各项工作以及为群众服务方面取得了理想成绩,依法管理档案的局面初步形成,主要表现在以下几个方面:

(一)领导重视,档案意识不断提高

各级领导干部普遍认识到在新的历史条件下搞好档案工作的重要性、必要性和紧迫性,依法管理档案的意识明显增强。一是普遍建立了档案工作机构,明确了分管领导,配备了专职或兼职档案管理人员,形成了主要领导负总责、分管领导认真抓、档案人员具体做的管理格局;二是加强了对单位干部职工尤其是档案管理人员的法制教育和业务培训,文档人员的综合素质和业务技能有了明显提高,如省电力公司、省卫生厅、省交通厅等单位,经常举办各类档案培训班,对系统内专兼职档案员进行培训;三是将档案工作摆上重要议事日程,纳入本单位长期工作规划及年度目标管理当中,与其他业务工作同部署、同安排、同落实、同考核。

(二)制度健全,档案工作有序开展

完善的档案管理制度对档案工作的全面协调可持续发展具有重要意义,也是档案法制建设的一项重要内容,同时也是档案工作保持有序发展的有利保障。近年来,大部分单位都能按照《档案法》、《档案法实施办法》、《河南省档案管理条例》的要求,并结合本单位、本行业的工作实际,建立和完善档案收集、归档、查借阅、安全管理、统计等相关档案管理规章制度,实现制度上墙,并认真进行落实。

(三)巩固基础,保管条件明显改善

绝大多数单位领导对档案安全管理的重要性认识明确,按照《档案法》的要求,设立单独的档案室,加大对档案库房的建设和档案装具配置的投入,硬件设施逐步趋于完善,档案装具使用基本符合国家与省标准化、规范化的要求,“十防”(防火、防盗、防潮、防水、防鼠、防虫、防尘、防光、防高温、防有害气体)措施基本得到落实,部分条件较好的单位配备了密集架,档案安全保管条件进一步改善。如省农科院08年自筹一百多万资金新建了近400平方米的档案室,实现了办公、阅览、库房三分开,小浪底建管局于09年重新修建了总面积达2894平方米的档案馆,大大改善了档案保管条件。

(四)注重收集,馆藏内容不断丰富

各单位为适应各项工作的需求,在依法对本单位档案进行整理、保管的同时,广泛开展档案材料的收集工作,丰富馆藏内容,优化馆藏结构。一是重视档案材料的收集归档,认真贯彻国家档案局8号令,深入调研,细致制定本单位归档范围和保管期限表,严格按归档范围进行收集,并采取各种有效措施,加强跟踪监督管理,确保重要文件材料在办理完毕后及时收集归档;二是自觉做好业务档案材料的收集和保管工作,保证了档案材料的齐全、完整,使珍贵的档案材料能够得到及时的收集、整理和归档,档案工作整体上呈逐年规范的趋势。

(五)加大投入,信息化建设稳步推进

各单位在纸质文件材料归档保存的同时,不断提高办公自动化、文档信息化水平,除对归档文件目录进行微机录入外,还对本单位形成的各种电子文档进行全文刻录保存,为本单位档案工作信息化建设奠定了基础。一是大部分单位为档案部门配备了高性能计算机,有的单位还配备了扫描仪、光盘刻录机等现代化设备;二是对档案进行数字化处理,提高档案的利用效率。省气象局把有气象记录以来的各地每日气象信息全部录入电子数据库,建立了省级气候业务系统,实现了档案管理的信息化。  

二、存在问题 

执法检查中发现部分单位仍存在一些问题。一是档案未实行集中统一管理,个别单位的个别部门强调工作特殊、专业性强、使用频繁等原因,不愿向档案室移交档案,导致档案收集不齐全;二是档案管理制度不健全,个别单位贯彻国家档案局8号令不力,迟迟没有修订文件材料归档范围和保管期限表,甚至没有建立档案管理制度;三是安全保管条件不符合要求,部分单位档案库房不符合“十防”要求,存在档案霉变和破损隐患,极个别单位甚至未设立单独的档案室;四是档案信息化建设水平不高,许多单位档案信息化建设没有与单位信息化工作同步,虽然有计算机辅助管理,但没有实现文档一体化管理。

三、改进意见

各单位要在巩固已有成绩的同时,针对工作中的薄弱环节,下大力气抓好以下几项工作:

一要继续做好档案的集中统一管理,在抓好文书档案工作的同时,重点抓好会计档案、科技档案、业务档案的收集,实现集中统一管理。

二要建立健全档案工作各项规章制度,在日常工作中严格加以落实,特别是未修订文件材料归档范围和保管期限表的单位要抓紧时间修订,保证档案规范管理。

三要进一步加强档案安全管理,不断改善硬件设施及档案存放环境,确保档案实体及信息安全。同时,要特别注意文档人员变动后档案材料的清点移交工作,严防存档文件的丢失。

四要注重做好电子文档的收集、保管工作,做到纸质档案与电子档案工作同步推进,加快档案信息化、数字化进程。

在此次检查过程中,涌现出一批先进单位和先进个人,在此予以通报表彰(先进单位和先进个人名单附后)。希望各单位以此次执法监督检查为契机,进一步提高依法管理档案的水平。

 

附件1:先进单位名单

附件2:先进个人名单

  

                                    河南省档案局

                                  2011年12月21日 

 

   

主题词: 档案工作  行政执法  检查  通报

河南省档案局办公室                     20111221

     (共印150份)

附件1

先进单位名单

 省农科院   省气象局    省电力公司   省审计厅       

 省妇联     省发改委    省工程咨询中心 省交通厅     

 省统计局   省卫生厅   省国土厅      省直工委            

 省委统战部 省对台办   省广电局             省体育局     

 省体彩中心 省新闻出版局 省文联     省国防科工局   

 省移民办    省环保厅   省盐业局      省商务厅     

       省林业厅    省畜牧局    河南河务局   黄河设计公司         小浪底管理局 省邮政局   省移动公司   省通讯管理局 

省联通公司      省食品药品监督管理局               

河南省煤矿安全监察局                              

 

 

附件2

先进个人名单

 

李秀杰      闫彩云  梁瑞春     

石瑞霞  刘培霞  程巧玲  马德蕻  祁丽娜

刘彦勤          苗玉新  赵淑琴

    张晓玲      林莹昌  胡善锋

    赵兴华      刘兰香  郭顺兰

郭军红  袁黎明  陈淑真      程坤远

王和平  吴广利  李秋菊       

    祝宏英   

 

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