网站首页  
地市频道: 郑州开封洛阳平顶山焦作鹤壁新乡安阳濮阳许昌漯河三门峡南阳商丘信阳周口驻马店济源
政务
中原经济区 政策法规 业务指导 职称教育
档案科研 档案学会 精神文明建设 廉政
资讯
通知公告 档案新闻 档案界论坛
档案界维基百科 《档案工作》电子期刊
互动
网上预约服务 馆藏珍品展厅
网上调查 利用天地 档案征集 档案技术
档案文件查阅
已公开现行文件查询 河南数字档案馆
音视频档案 历史记忆 本地沿革
 业务指导
文书档案案卷格式
更新时间:2012-2-29

 

中华人民共和国国家标准

文书档案案卷格式

GB/T 9705-88
The filing forms of administrative records

1.适用范围

本标准适用于我国各级档案馆()和文书处理部门。

 

2.案卷卷皮格式

文书档案案卷卷皮分两种,一种是硬卷皮,一种是软卷皮。

2.1硬卷皮格式

2.1.1硬卷皮外形尺寸

封面尺寸规格采用300mm×220mm280mm×210mm(×)

封底尺寸同封面尺寸。

封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。

卷脊可根据需要分别设101520mm三种厚度。

用于成卷装订的卷皮,上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。

本标准推荐使用250牛皮纸制作案卷硬卷皮。

2.1.2案卷封面项目

封面项目包括:全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸。

2.1.3封面项目的填写方法

2.1.3.1全宗名称:

全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如中国共产党中央委员会简称为中共中央中华人民共和国外交部简称为外交部河北省人民政府人事局”“简称为河北省人事局。不得简称为本部本委本省人事局2.1.3.2类目名称:

类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类,并应保持分类体系的稳定性。

2.1.3.3案卷题名:

案卷题名即案卷标题,一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简炼、明确。

2.1.3.4时间:卷内文件所属的起止年月。

2.1.3.5保管期限:立卷时划定的案卷保管期限,一般由立卷人填写。

2.1.3.6件、页数:装订的案卷要填写总页数,不装订的案卷要填写本卷的总件数。

2.1.3.7归档号:填写文书处理号,由立卷人填写。

2.1.3.8档号的编制:

封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。

全宗号:档案馆指定给立档单位的编号。

目录号:全宗内案卷所属目录的编号,在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。

案卷号:目录内案卷的顺序编号,在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。

2.1.4卷脊项目包括:全宗号、目录号、年度、案卷号,其排列格式尺寸。

2.2软卷皮格式

使用软卷皮装订的案卷,必须装入卷盒内保存。

2.2.1软卷皮外形尺寸:

软卷皮设封皮和封底,其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm(A4型纸用)260mm×185mm(16开型纸用)的规格。

2.2.2软卷皮封面项目:

软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置。

2.2.3软卷皮封二项目:

软卷皮封二印制项目包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、心寸。

软卷皮封二项目的填写方法同3.4卷内文件目录填写方法。

2.2.4软卷皮封三印制项目包括:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间,其尺寸位置。

软卷皮封三项目的填写方法同4.3卷内备考表填写方法。

2.3卷盒格式

2.3.1卷盒外形尺寸采用300mm×220mm(×),其高度可根据需要分别设置304050mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带,使盒盖能紧扣住卷盒。

2.3.2卷盒封面和卷脊格式

卷盒封面为空白面。

卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。

2.4填写要求

填写案卷封面及卷脊时一律要求用毛笔或钢笔,字迹要求工整。

 

3.卷内文件目录格式

3.1目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型(即长×宽为260mm×185mm)或国际标准A4(即长×宽为297mm×210mm)

3.2页边与文字区尺寸

卷内目录用纸上白边(天头)20±0.5mm

卷内目录用纸下白边(地脚)15±0.5mm

卷内目录用纸左白边(订口)25±0.5mm

卷内目录用纸右白边(翻口)15±0.5mm

3.3卷内文件目录项目包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸。

3.4卷内文件目录填写方法

3.4.1顺序号:以卷内文件排列先后顺次填写的序号,亦即件号。

3.4.2文号:文件制发机关的发文字号。

3.4.3责任者:对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人,亦即文件的署名者。 3.4.4题名:即文件的标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加 号。

3.4.5日期:文件的形成时间。填写时可省略字,在表示年、月的数字右下角加“·”号。

3.4.6页号:卷内文件所在之页的编号。

3.4.7单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页的右上角,其格式与尺寸是:

全宗号 目录号 案卷号 件号

15 mm

3.4.8备注:留待对卷内文件变化时作说明之用。

 

4.卷内备考表格式

4.1卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸均同卷内目录。

4.2卷内备考表项目包括:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸。

4.3卷内备考表填写方法

4.3.1本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。

4.3.2立卷人:由责任立卷者签名。

4.3.3检查人:由案卷质量审核者签名。

4.3.4立卷时间:填写完成的立卷日期。

 

5.案卷各部分的排列格式

5.1使用硬卷皮组卷,无论装订与否,其案卷各部分的排列格式均是:

案卷封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底。

5.2使用软卷皮组卷,其案卷各部分按下列格式排列:软卷封面(含卷内文件目录)——文件——封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒保存。

 

6.文书档案案卷格式监制

6.1文书档案案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局。

6.2在卷皮封底的下部应印上××档案局监制的字样。

友情链接
地址:郑州市金水路18号 邮政编码:450003 电子邮箱: hndafgc@126.com
版权所有 河南省档案局 豫ICP备11015203号-1 用户登录