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河南省档案局关于对部分省管医院、省管高校档案行政执法监督检查情况的通报
更新时间:2017/2/14

豫档发〔2016〕21号  

 

河南省档案局关于

对部分省管医院、省管高校档案行政

执法监督检查情况的通报

 

有关省管医院、省管高校

为深入贯彻实施《中华人民共和国档案法》《河南省档案管理条例》和《档案违法违纪行为处分规定》,切实履行档案行政管理部门监督职能,省档案局于2016年10月下旬开始对部分省管医院、省管高校进行了档案行政执法监督检查。检查组通过听取汇报、实地查看、讨论评议等形式对受检单位贯彻档案法律法规、档案工作相关制度的执行情况以及档案工作的组织管理、门类收集、保管利用、库房安全等方面进行了检查。现将检查情况通报如下。

一、总体情况

按照《河南省档案局关于对部分省管医院、省管高校开展档案行政执法监督检查的通知》(豫档文〔2016〕51号)要求,省档案局对28个单位进行了执法监督检查,制作现场检查笔录28份,下达限期责令整改通知书1份。检查组认真听取了各单位贯彻落实《档案法》、《档案法实施办法》、《河南省档案管理条例》和《档案违法违纪行为处分规定》的情况汇报。从检查的结果看,各单位比较重视档案工作,能够深入贯彻档案法律法规,依法管理档案的意识明显提高,档案管理制度不断完善,档案保管条件得到改善,档案管理水平得到提升,档案工作在为本单位各项工作服务以及为人民群众服务方面取得了理想效果,依法管理档案的局面初步形成,主要表现在以下几个方面:

(一)领导重视,档案意识不断增强

各级领导干部普遍认识到在新形势下搞好档案工作的重要性、必要性和紧迫性,依法管理档案的意识明显增强。一是全部建立了档案工作机构,明确了分管领导,配备了专职档案管理人员,建立了兼职档案员队伍,完善了档案管理系统,形成了主要领导负总责、分管领导认真抓、档案人员具体做的管理格局;二是加强了对单位干部职工尤其是档案管理人员的法制教育和业务培训,有些单位专门引进了档案专业毕业生,档案人员的综合素质和业务技能有了明显提高;三是将档案工作摆上重要议事日程,纳入本单位长期工作规划及年度目标管理考核当中,与其他业务工作同部署、同安排、同落实、同考核,如洛阳理工大学成立了由主管校长任组长、有档案高级职称的副校长为副组长、各部门负责人为成员的档案工作委员会,负责档案的移交归档、监督检查和有关问题的协调,推进档案管理的规范化、制度化、标准化建设

(二)制度健全,档案工作有序开展

近年来,大部分单位都能按照档案法律法规的要求,结合本单位、本行业的工作实际,建立和完善档案收集、归档、查借阅、安全管理、统计等相关档案管理规章制度,实现制度上墙,并认真进行落实。如河南财政政法大学制订了《河南财经政法大学档案管理办法》、《河南财经政法大学重大活动档案管理实施细则》、《河南财经政法大学档案实体分类法》等全校性档案业务指导文件,并通过会议、文件、展板、网站、宣传栏等形式,向全校师生广泛宣传档案工作法律法规和规章制度。尤其在处级干部会上、档案员培训班上以及在日常工作中,都提出了把好“三关”的问题,要求各部门负责人协助档案员把好材料起草关、文件收集关、鉴定验收关。

(三)巩固基础,保管条件明显改善

绝大多数单位领导对档案安全管理的重要性认识明确,按照《档案法》的要求,设立单独的档案室,加大对档案库房的建设和档案装具配置的投入,硬件设施逐步趋于完善,档案装具使用基本符合国家与省标准化、规范化的要求,“十防”(防火、防盗、防潮、防水、防鼠、防虫、防尘、防光、防高温、防有害气体)措施基本得到落实,部分条件较好的单位配备了密集架,档案安全保管条件得到改善,如华北水利水电大学在新校区建设中积极争取,新建了1612平方米的新档案馆,批准了《学校档案馆智能化建设项目》《学校档案馆新馆装修装饰建设项目》和《学校档案库房档案柜架建设项目》,在馆舍面积、功能布局、文化环境、软硬件设施设备等方面得到大幅度提高。省人民医院新建档案室面积约1000平方米,能满足现存和今后20年档案递增的需求。医院档案实行集中统一管理,档案收集齐全,制度齐全。

(四)注重收集,馆(室)藏内容不断丰富

各单位为适应各项工作的需求,在依法对本单位档案进行整理、保管的同时,广泛开展档案材料的收集工作,丰富馆(室)藏内容,优化馆(室)藏结构。一是重视档案材料的收集归档,精准制定本单位归档范围和保管期限表,严格按归档范围进行收集,并采取各种有效措施,加强跟踪监督管理,确保重要文件材料在办理完毕后及时收集归档;二是自觉做好业务档案材料的收集和保管工作,保证了档案材料的齐全、完整,使珍贵的档案材料能够得到及时的收集、整理和归档,档案工作整体上呈逐年规范的趋势。如郑州大学第一附属医院建立了医院文件收文登记本、文件发文登记本,分别用于记录上级、外单位文件和院内文件发放管理。文件从经收、登记、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档到销毁,做到全程记录,本单位的文件,由主管科室负责文档的拟稿,经医院办公室审核通过,主要领导签发后,再由文印室统一排版和印发,档案管理员负责档案的及时归档、封存,使医院档案管理按章办事,有规可循。

(五)加速推进,信息化水平不断提高

各单位在纸质文件材料归档保存的同时,不断提高办公自动化、文档信息化水平,除对归档文件目录进行微机录入外,还对本单位形成的各种电子文档进行全文刻录保存,为本单位档案信息化建设奠定了基础。一是大部分单位为档案部门配备了高性能计算机,有的单位还配备了扫描仪、刻录机等现代化设备;二是对档案进行数字化处理,提高档案的利用效率,如河南大学近几年顺利完成从1977年恢复高考以来所有本专科学生学籍表、录取审批表,1999年以来同等学力研究生学籍档案、1978年以来统招研究生录取审批表,1949年以来文书档案永久卷的扫描和录入工作。总计完成扫描14621卷(件),共1220427页,录入条目333491条,大部分档案可直接利用计算机查询,大大提高了工作效率。

二、存在问题 

执法检查中发现部分单位仍存在一些问题。一是档案未实行集中统一管理,个别单位的个别部门强调工作特殊、专业性强、使用频繁等原因,不愿向档案室移交档案,导致档案收集不齐全;二是档案管理制度不健全,制度落实不到位;三是安全保管条件不符合要求,部分单位档案库房不符合“十防”要求,存在档案霉变和破损隐患;四是档案信息化建设水平不高,许多单位档案信息化建设没有与单位信息化工作同步,虽然有计算机辅助管理,但没有实现文档一体化管理。

三、整改意见

各单位要在巩固已有成绩的同时,针对工作中的薄弱环节,下大力气抓好以下几项工作:

一要继续做好档案的集中统一管理,在抓好文书档案工作的同时,重点抓好会计档案、科技档案、业务档案的收集,实现集中统一管理。

二要建立健全档案工作各项规章制度,在日常工作中严格加以落实,保证档案规范管理。

三要进一步加强档案安全管理,不断改善硬件设施及档案存放环境,确保档案实体及信息安全。同时,要特别注意文档人员变动后档案材料的清点移交工作,严防存档文件的丢失。

四要注重做好电子文档的收集、保管工作,做到纸质档案与电子档案工作同步推进,加快档案数字化、信息化进程。

在此次检查过程中,涌现出一批先进单位和先进个人,在此予以通报表彰。希望各单位以此次执法监督检查为契机,进一步提高依法管理档案的水平。

 

附件:1.先进单位名单

2.先进个人名单

 

河南省档案局

                       2016年12月22日

 

 

附件1

 

先进单位名单

 

郑州大学第一附属医院

河南省人民医院

郑州大学第三附属医院

河南中医药大学

河南中医药大学第一附属医院

河南财经政法大学

华北水利水电大学

河南大学

洛阳理工学院

河南科技大学第一附属医院

安阳师范学院

新乡医学院第一附属医院

河南理工大学

许昌学院

 

附件2

 

先进个人名单

 

江志华(河南中医药大学第一附属医院)

林继蕻(河南中医药大学第二附属医院)

张淑芳(河南中医药大学)

范  涛(河南中医药大学)

王爱华(郑州大学第二附属医院)

张清年(华北水利水电大学)

赵林华(河南财经政法大学)

刘红丽(河南教育学院)

齐彦波(河南大学)

白茹花(洛阳理工学院)

贾艳丽(洛阳师范学院)  

靳晓慧(安阳师范学院)

邓敬萍(新乡医学院)

后开亮(许昌学院)


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