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河南省省辖市和县区国家档案馆档案信息化建设现状调研报告
更新时间:2012/4/12

河南省省辖市和县区国家档案馆档案信息化建设现状调研报告

河南省档案局  谢建波 姚家鸣 刘治华

为了持续推进我省数字档案馆建设,力争“十二五”期间实现省、市、县三级档案馆联网,初步建成全省历史档案目录中心、全省电子文件中心,打下全省档案资源共建共享的基础,省局对全省档案信息化建设现状进行了一次调研,采集档案信息化建设方面的基础性数据,取得了第一手材料。

1  调研项目的设计与调研范围及方法

此次调查采用问卷调查法,根据国家有关电子文件归档管理工作和《数字档案馆建设指南》的要求,共设计了10大类20个方面的问题,168个选(填)项。

此次调查范围涉及全省18个地市级档案馆、158个县区级档案馆,统计数据截止时间为2010年底,为了确保第一手资料的准确性、权威性,各地市及县区档案馆报送的都是加盖单位公章的纸质问卷,共收回问卷176份,有效率100%

2  信息化建设基本情况及调查分析

此次调研主要了解各地市及县区硬件基础设施建设、管理软件购置使用、档案信息资源建设、电子档案接收管理、档案信息资源开发利用、档案信息安全与保障、人才队伍建设等方面的情况。

2.1 硬件基础设施建设情况

2.1.1 档案馆的网络架构

18个地市级档案馆中,建成局域网的有17个,占94.4%;使用政务内网的有8个,占44.4%;开通外网(互联网)的有14个,占77.8 %;对网络架构进行IP规划的有2个,占11.1%

158个县区级档案馆中,建成局域网的有48个,占30%;使用政务内网的有29个,占18%;开通外网(互联网)的有65个,占41 %;对网络架构进行IP规划的有25个,占16%。其中,有些档案馆同时具有多种架构方式。

内部局域网的建设情况是衡量各部门信息化建设现状的重要指标之一,总的来看,地市级档案馆基本都建立了自己的内部局域网,县区级档案馆建成情况不太理想。但在建成局域网的众多档案馆中,存在着没有对局域网的架构进行合理规划的问题。IP地址的合理规划是网络设计中的重要一环,IP地址规划的好坏,影响到网络路由协议算法的效率,影响到网络的性能,影响到网络的扩展,影响到网络的管理,也必将直接影响到网络应用的进一步发展。而调查显示,17个建成局域网的地市级档案馆中,仅南阳市和周口市提供了详细的IP规划地址;48个建成局域网的县区级档案馆中,有25个提供了详细的IP规划地址(其中,郑州市有8个县区,焦作市有4个县区,许昌有3个县区)。

2.1.2 机房建设情况

18个地市级档案馆中,建立中心机房的有14个,占77.8%,平均机房面积为21.4㎡。

158个县区级档案馆中,建立中心机房的有30个,占19%,平均机房面积为21.8㎡。

在建立机房的档案馆中,机房所采取的措施如表1所示:

 

 

 

 

 


    其中,市级档案馆中超过半数以上的机房具备了消防措施、防雷电地板、机房空调、UPS不间断电源;县区级档案馆中超过半数以上的机房具备了消防措施、机房空调、UPS不间断电源,而采取防雷防静电措施的机房不足1/4

2.1.3 网络及计算机设备

18个地市级档案馆共有交换机49台,平均每个地市2.72台;防火墙15台,平均每个地市0.83台;共有服务器38台,平均每个地市2.11台;共有计算机462台,平均每个地市25.67台;扫描仪共47台,平均每个地市2.61台;刻录机共90台,平均每个地市5台。

158个县区级档案馆共有交换机94台,平均每个县区0.59台;防火墙50台,平均每个县区0.32台;共有服务器49台,平均每个县区0.31台;计算机共有679台,平均每个县区4.29台;扫描仪共174台,平均每个县区1.10台;刻录机共114台,平均每个县区0.72台。

从统计数据中可以看出,县区级档案馆硬件设备中计算机的平均拥有量相对来说稍好一点,其他网络硬件设备严重匮乏,是档案信息化建设过程中的一个瓶颈,如何加强领导对档案信息化建设的重要性和必要性的认识,争取领导的支持,解决资金难题,是以后要思考的方向。

地市级档案馆整体在交换机、服务器、计算机、扫描仪、刻录机等设备上都达到了平均每个档案馆2台以上,但是防火墙平均每个档案馆还不足一台,说明对网络安全方面的认识还不足,没有深刻领会到档案安全保障体系建设的精髓,为档案信息安全留下了隐患,在之后的工作进程中,一定要加强认识,做好安全保障工作。

2.2  档案管理软件购置、使用情况

截至2010年底,全省18个地市级档案馆中有15家购置了档案管理软件,郑州市最早在2003年购买了珠海泰坦档案管理软件;158个县区级档案馆购置管理软件的有90个,其中购买时间最早的是安阳市文峰区及滑县于2000年购置的益友档案管理软件。

县区级档案馆购买软件类型及数量如表2所示:

                         

 

 

 

                                 

 

其中,焦作市9个县区统一使用自行开发的焦作市电子文件在线归档管理系统;安阳市8个县区统一使用购置的益友档案管理软件;南阳市13个县区、平顶山市6个县区、许昌市6个县区、漯河市3个县区统一使用购置的世纪科怡世纪科怡档案管理软件;洛阳市11个县区统一使用购置的东方飞扬档案管理软件。

在档案管理软件购买和使用情况上看,由于没有统一的采购标准,18个地市级档案馆共采用了11个不同公司不同版本的档案管理软件,比较分散;但如果从各地市分开来看,相对还是比较集中的,接近半数的地市都对本地区各级档案馆进行了统一部署,为下一步省、市、县三级档案馆联网打下了良好基础。

2.3  档案信息资源建设情况

2.3.1 目录数据库建设情况

全省18个地市级档案馆共有16个开始了案卷级目录数据库的建设,占89%,共完成文书目录数据785747条,未完成的有4201540条;16个地市级档案馆开展了文件级目录数据库建设的工作,占89%,共完成目录数据6800508条,未完成的有3561789条;11个地市级档案馆开展了专题档案目录数据库建设工作,占61%,共完成专题目录数据数189606条,专题档案有三十余种。

158个县区级档案馆中共有84个开始了案卷级目录数据库的建设,占53%,共完成目录数据数量为2065972条,数据所属档案门类大都为文书类型;80个开展了文件级目录数据库建设的工作,占51%,共完成目录数据数量为4161668条,数据所属档案门类大都为文书类型;44个开展了专题档案目录数据库建设工作,占28%,共完成目录数据数量1401670条,专题档案种类有婚姻、土地、知青、租契、山林承包、纪检案件、信访、人口普查等。

目录数据库表结构是建设目录数据库的基础,18个地市级档案馆中有焦作市档案局、平顶山市档案局、南阳市档案局报送了详细的目录数据库结构表,占17%158个县区档案馆中共有17个提供了详细的目录数据库结构表,占11%(其中南阳市有8个,占据47%)。

从调查结果可以看出,一方面,超过半数的县区级档案馆和大多数地市级档案馆都开展了案卷级和文件级目录数据库的建设工作,并已经完成了一定数量的案卷级和文件级目录数据的录入,为建立全省历史档案目录中心铺垫了基石;另一方面,各级档案馆对目录数据库结构的重要性、一致性没有充分认识,这样会使得将来目录数据汇总的时候由于数据库结构的不同而使这项工作事倍功半。可以在开始设计数据库结构的时候一定要严格按照相关国家标准,结合自己工作中的实际,设定既符合标准又利于自己工作的相关字段,建立一个可以互相兼容的良性数据库结构。

2.3.2  档案全文数据库建设情况

档案信息的数字化是开展信息化建设的基础,也是建立全文数据库的基石,截至2010年底,全省共有17个地市级档案馆、96个县区级档案馆开展了档案全文数据库建设工作,分别占总数的94.4%61%

此次调查把档案数字化对象按其所属档案门类分为文书档案和专题档案两大部分,包含具体内容如表3、表4所示:

 

 

 

 

 


从表中可以看出,在已经开展全文数据库建设的17个地市级档案馆中和96个县区级档案馆,对文书档案中各类档案的的数字化工作进展如下:有民国档案的地市级的有13个,占72.2%,县区级共43个,占45%;有革命历史档案的地市级的有13个,占72.2%,县区级共61个,占64%;有建国后档案的地市级的有15个,占83.3%,县区级共77个,占80%。地市级档案馆有1个建立了婚姻档案全文数据库,占5%,有5个建立知青档案全文数据库,占27.8%96个县区级档案馆在专题档案方面有婚姻档案的共44个,占46%;有土地承包档案的共10个,占10%;有山林承包档案的共5个,占5%;有知青档案的共28个,占29%;有劳模档案的共8个,占8%

在全省已开展全文数据库建设的17个地市级档案馆中,民国档案已数字化共151631877737页,待数字化共12284400页;革命历史档案已数字化共140821442888页,待数字化共7851000多页;建国后档案已数字化共371773315663页,待数字化共380629卷。

在全省已开展全文数据库建设的96个县区档案馆中,文书档案数字化进展情况如下:民国档案已数字化共6117355859页,待数字化共6944341747页;革命历史档案已数字化共165871267516页,待数字化共47114786097页;建国后档案已数字化共3445218988377页,待数字化共155695546509115页。

在档案数字化加工形式方面,全省18个省辖市和158个县区档案馆中,共有7个地市级档案馆和60个县区级档案馆选择了自行加工,分别占开展全文数据库建设总数的38.9%63%;共12个地市级档案馆和17个县区级档案馆选择外包形式,分别占66.7%18%

总体来说,在全文数据库建设方面,地市级档案馆几乎全部开展此项工作,县区级档案馆也有超过半数正在建设。文书档案中,民国档案、革命历史档案、建国后档案等文书类档案有超过四分之三的档案馆都有建立全文数据库。在专题档案方面,各地市级档案馆做的不是很好,已有的建成专题档案的档案馆在数量上略显不足,在一些专题上面甚至为空白,各地应加强对专题档案全文数据库的建设。在加工形式上,三分之二档案馆选择了外包形式的加工,三分之一的档案馆选择了自行加工。自行加工可以更好的对档案进行保护以及对一些加密文件的保护,外包加工更加专业、速度快、效率高。今后可以考虑把两种方法可以结合起来,由本部门专人负责检查、监督,由外包公司负责专业扫描加工,提高工作质量和工作效率。

2.3.3  多媒体数据库建设

    伴随社会信息媒体的多样化,档案也以各种载体形式表现出来,比较典型的有照片档案、声像档案等。截至2010年底,全省共15个地市级档案馆开展了此项工作,馆藏纸质照片档案已数字化77254张,待数字化110898张;馆藏声像档案已数字化13449张光盘9324分钟,待数字化24245张光盘1800分钟;105个县区级档案馆开始此项工作,馆藏纸质照片档案已数字化153909张,待数字化95424张;馆藏声像档案已数字化127460分钟,待数字化81431分钟。

2.4  电子目录/档案接收管理情况

随着档案信息化建设的不断升级,利用计算机信息管理系统对电子档案接收、归档工作进行全面综合管理已经成为一种必然的趋势。

2.4.1  电子目录接收情况

全省18个省辖市中有8个地市级档案馆开展了电子目录接收工作,占44.4%158个县区档案馆中有63个开展了电子目录接收工作,占总数的40%。其中,5个地市级档案馆采用脱机拷贝的途径接收电子目录,1个采用网络接收电子目录,2个同时用两种方法接收电子目录;49个县区采用脱机拷贝的途径接收电子目录,占78%,接收电子目录格式大多为 excel文件和word文件。

截至2010年底,8个地市级档案馆共接收电子目录数量为706998条;63个县区级档案馆共接收电子目录数量为914641条,未接收电子目录数量共712816条。

仅有不到一半的档案馆开展了电子目录接收工作,而在开展工作的档案馆中大部分采用脱机拷贝的途径接收电子目录,说明我们在这方面的软硬件条件还有待加强。在全省没有统一接收标准的情况下,应加强区域电子文件目录的接收、管理工作,根据《电子文件归档与管理规范》(CB/T  18894-2002)制定详细的、可行的电子目录接收和电子档案管理方法,规范有序地开展工作,为全省电子文件目录中心的建设做好资源准备工作。

2.4.2  电子档案接收情况

全省18个地市级档案馆有8个开展了电子档案接收工作,占总数的44.4%。其中,5个地市采用脱机拷贝的途径接收电子目录,1个地市采用网络接收的方式,3个地市同时采用两种方式接收,接收文书电子档案格式多为xmlwordPDF格式文件。

全省158个县区级档案馆共有30个开展了电子档案接收工作,占总数的19%。其中,28个县区采用脱机拷贝的途径接收电子目录,占93%,接收文书电子档案格式多为xmlwordPDF格式文件。

截至2010年底,全省18个地市级档案馆共接收文书电子档案3319060份,照片电子档案373697张,录像电子档案2207分钟,录音电子档案340分钟;158个县区级档案馆共接收文书电子档案455338份,照片电子档案97251张,录像电子档案111437分钟,录音电子档案4354分钟。

鉴于目前应用的电子文件标准和电子文件归档管理办法也不完善,给电子文件接收、归档工作带来了诸多困难,所以开展这项工作的档案馆为数不多。

2.5  档案信息资源开发利用情况

2.5.1  档案网站建设情况

全省18个地市级档案馆中,有16个建立了网站,占88.9%,其中,自己有独立服务器的有10家,占建立网站总数的55.6%,租用服务器的有4个,占22.2%;配备有专人管理的有8个,兼职人员的有8个,各占建立网站总数的50%158个县区级档案馆中共有81个建立了网站,占51%。其中,自己有独立服务器的有15个,占建立网站总数的19%;配备有专人管理的有31个,占建立网站总数的38%

在已建立的网站中,已开放档案目录共723534条、全文1142463页;开放照片档案396543张;公开现行文件目录93396条、全文403985页。

网站是公众了解档案部门的一个重要窗口,是档案资源得以充分利用的重要渠道。调查结果显示,有接近半数的县区级档案馆没有建立网站,纠其原因有硬件设施不足、缺乏专业技术人员、无专项资金等,但最主要的还是认识不够。河南省档案信息网已进行了改版,给每个县区都预留了足够的空间来建设属于自己的网站,档案界论坛上也有详细的管理员培训教程,并有专人负责指导。网站模板已经搭建,对于没有建网站的县区来说,所要做的只是信息资源的提供及日常的更新、维护,相信依托这个有利条件,越来越多的县区级档案馆会建立起自己的网站。

2.5.2  档案著录

馆藏档案著录与著录人员培训情况如表5所示:

A—  已开展各类文书档案著录工作

B—  已开展照片著录工作

C—  已开展录音、录像档案著录工作

D—  著录人员接受过著录专门培训

E—  著录人员熟悉各种国家或行业著录标准

 

 

 

 

 


从表中可以看出,在18个地市档案馆中共有15个开展了各类文书档案著录工作,占83.3%;共有8个开展了照片著录工作,占44.4%;共有5个已经开展录音、录像档案著录工作,占27.8%;共有9个档案馆的著录人员接受过著录专门培训,占50%;共有7个档案馆的著录人员熟悉各种国家或行业标准,占38.9%

全省158个县区级档案馆中共有86个已经开展了各类文书档案著录工作,占总数的54%;共有32个开展了照片著录工作,占总数的20%;共有20个已经开展录音、录像档案著录工作,占总数的13%;共有44个档案馆的著录人员接受过著录专门培训,占总数的28%;共有37个档案馆的著录人员熟悉各种国家或行业标准,占23%

为了档案资源更好的开发利用,同时也为了档案资源更好的整合和管理,档案著录工作是必不可少的。将近半数的县区级档案馆没有开展档案著录工作,而开展档案著录工作的各级档案馆中,著录人员接受过专门培训,熟悉各种国家或行业标准的不足50%

2.5.3  电子阅览室建设情况

全省18个地市级档案馆中,有4个建立了电子阅览室,占22.2%4个电子阅览室都开放档案目录和开放档案全文,2个开放照片档案、放录音录像档案,1个开放其他档案资源。

全省158个县区级档案馆,有12个已建成电子阅览室并开始运转,占总数的8%。其中,郑州市有5个县区级档案馆建成并运转。在所建成的电子阅览室中,提供的信息资源类别大都包含开放档案目录和开放档案全文,少数包含开放照片档案、开放录音录像档案和电子书、杂志、报刊。

电子阅览室是指以计算机技术网络通信技术为基础, 集电子型文献(如磁盘、光盘、网络服务等)阅览、咨询、培训、服务为一体的现代化多功能阅览室,是数字档案馆的重要表现形式之一。只有极少数档案馆建立了电子阅览室,数字档案馆的建设任重而道远。

2.5.4 数字档案馆项目规划与建设

数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求,运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理,并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。

截至2010年底,全省18个地市级档案馆中,有11个地市级档案馆把数字档案馆列入局馆工作计划,占总数的61.1%;共有2个把数字档案馆列入当地信息化规划,占总数的11.1%。在数字档案馆项目立项方面,共有7个地市级档案馆被当地政府批准获准立项,占38.9%;共有4个正在申请立项,占22.2%

全省158个县区级档案馆中,有88个把数字档案馆列入局馆工作计划,占总数的56%;共有22个把数字档案馆列入当地信息化规划,占总数的14%。在数字档案馆项目立项方面,共有9个县区级档案馆被当地政府批准获准立项,占6%;共有41个正在申请立项,占26%

数字档案馆项目获批资金和资金到位情况如表6所示:

6:获批资金和资金到位情况表

获批资金

到位情况

100万以下

100200

200300

部分到位

6

1

 

基本到位

3

 

 

尚未到位

9

 

2

其中,郑州市中牟县档案局、郑州市金水区档案局、商丘市永成档案局获批资金100万以下,且基本到位;郑州市中原区档案局、郑州市登封档案局、新乡市辉县档案局、洛阳市龙安区档案局、周口市郸城县档案局、商丘市睢阳区档案局获批资金100万以下,且部分到位;洛阳市洛龙区档案局获批资金100200万,且部分到位。

有超过一半的档案馆把数字档案馆列入局馆工作计划,但只有极少数档案馆把数字档案馆列入当地信息化规划,这说明档案馆本身对数字档案馆的建设还是很重视的,但是缺乏地方政府对档案馆的支持,特别是缺乏财政资金的支持,这也是制约档案馆信息化建设的一个瓶颈。

 2.6  档案信息安全与保障情况

  “三个体系”建设中,档案资源体系建设是基础、是根本、是最主要的;档案利用体系建设是目的、是意义所在、是衡量档案工作成效的标准;档案安全体系建设是保证、是为前两者服务的。安全虽不能保证资源建设和利用体系一定能做好,但“不安全完全可能毁掉资源建设和利用体系的成果”。

2.6.1  软硬件安全设备

全省共有9个地市级档案馆和17个县区级档案馆在局域网内布置了防火墙,分别占总数的50%11%;有9个市级档案馆和52个县区级档案馆购买了正版杀毒软件,分别占50%33%84个县区级档案馆在档案信息安全保障方面无任何软硬件设施,占据总数的53%

2.6.2  档案信息安全

档案信息安全情况如表7、表8所示:

A—  开放档案信息上档案网审批制度

B—  档案信息利用审批制度

C—  涉密档案数据管理制度

A—    成立档案鉴定小组并开展档案鉴定工作

B—    与数字化等外包单位签订保密协议

C—    外包单位及其设备、人员接受统一严格管理

D—   派专人在数字化现场进行严格管理

 

 

 

 

 

 


 

从调查结果可以看出,无论是软硬件设备还是保障制度及安全措施的建立,各级档案馆都有相当一部分为空白,说明这些档案馆还没有充分理解档案安全体系建设的重要性,没有意识到安全隐患的存在可能导致资源建设和利用体系的瘫痪。

2.6.3 备份情况

全省共有13个地市级档案馆和70个县区级档案馆制定了电子档案与数据备份制度,分别占总数的72.2%44%

其中,地市级档案馆有2个单独采用光盘离线备份,占11.1%,有2个单独采用移动硬盘离线备份,占11.1%,有8个同时采用光盘离线备份和移动硬盘离线备份,占44.4%,有1个同时采用光盘离线备份和磁盘离线备份,占5.6%,有1个同时采用光盘离线备份、磁盘离线备份和移动硬盘离线备份,占5.6%

2.7  馆藏统计情况

截至2010年底,全省档案馆馆藏总数见下表:

9:县区级档案馆馆藏统计表

民国档案

革命历史档案

现行文书档案

科技档案

照片档案

录像档案

录音档案

32249

58406

5649934127163

14826

48350

199471分钟

156302分钟

10:市级档案馆馆藏统计表

民国档案

革命历史档案

现行文书档案

科技档案

照片档案

录像档案

录音档案

1025351489

93129

1137241

18794

528506

6858444分钟

7439600分钟

  

从馆藏统计结果(表9、表10)来看,在馆藏结构上,各级档案馆都存在着文书档案多、科技及多媒体档案少的问题。究其原因,与我们的计划经济时代有着密切的关系,但随着经济社会的发展,在以后的工作中要加强对科技档案及多媒体档案的收集工作,不断丰富和改善馆藏结构,更好的服务于中原经济区的建设。

2.8  其他

在问题与建议两个反馈意见栏中,所有的档案部门都提到了缺乏资金、缺乏既懂计算机技术和档案知识的复合型专业人才、缺乏统一的工作标准的问题,并希望上级有关部门能够帮助下级部门解决缺资金、缺人才、缺标准的问题。各直辖市、县区档案部门要求上级档案部门能够对下级档案部门做出具体指导,帮助各地档案部门把档案信息化建设工作纳入到本地政府的信息化工作中去,在获取资金的同时与当地信息化工作融为一体;组织档案信息化相关的计算机知识、技能的培训,培训专业人才;制定统一的数据格式交换标准和软、硬件采购标准,形成全省自上而下的统一系统,便于数据的传输和利用,实现全省档案信息资源的共建共享。

3        关于我省档案信息化建设的建议

根据我们设计的调研项目,对档案馆的硬件基础设施建设、档案馆的软件使用、档案信息化资源建设、档案信息资源开发利用、档案信息安全与保障等情况及存在问题,进行了定量与定性的分析,找出了问题存在的部分原因及今后的努力方向,为使我省各级档案馆档案信息化建设(或叫数字档案管建设亦可)可持续发展、和谐发展、稳健发展和安全发展,特提出如下建议。

一是积极与省财政主管部门、省信息主管部门联系,争取把档案信息化建设纳入到当地信息化建设总体规划之中,以项目获取信息化建设项目专项资金的支持,来推动全省档案信息化建设的可持续发展。

二是档案信息化建设要坚持少花钱多办事的原则。档案信息化建设是一项烧钱的系统工程,不可一蹴而就。因此,档案信息化建设要从我省实际出发,坚持少花钱多办事的原则,在制定档案信息化建设的目标和实施方案时,应体现这个原则。尤其是在配置计算机网络系统设备设施时,我们不和其他有钱的兄弟省市相攀比,不一味追求高端设备;现在设备更新换代快,功能基本够用就行,我们的观点是,以较少的经费投入、低成本的运作、求较大的产出,用技术做支撑,向管理要效率;以花钱少、效益好来搭建运转自如的档案馆计算机网络系统,实现档案信息化建设的目标。

三是要把计算机专业技术人才的培养、培训工作提上日程。在目前全省大部分档案馆设备设施落后,不具备全面开展档案信息化建设的条件下,先对计算机人员进行档案信息化专业知识的学习培训,我们认为是可行的,也是能够做到的。我们拟计划分期分批举办数字档案馆建设标准培训班、纸质档案数字化标准规范培训班、电子档案管理技术培训班、档案信息安全保障技术培训班等,以此提升全省档案馆计算机专业人员的理论素养和业务水平。

四是要重视档案馆计算机机房建设。机房建设对档案信息安全在设备设施安装、施工上有决定性的影响。因此,在机房建设上,一定要按最新国家标准—《电子信息系统机房设计规范》和《电子信息系统机房施工及验收规范》(200961实施)的要求,来建设本档案馆的计算机机房。我们视情况对18个省辖市档案馆机房建设情况进行一次检查,找出存在的问题,并进行汇总,以期提出可行性的全省档案馆机房建设的指导性意见。                                      

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