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关于征求对《河南省城市社区档案管理暂行办法(征求意见稿)》意见的通知
更新时间:2012-4-28

 

豫档办〔2012〕10号

                           

 

关于征求对《河南省城市社区档案

管理暂行办法(征求意见稿)》意见的通知

 

各省辖市、省直管试点县(市)档案局:

    为加强规范河南省城市社区档案管理,有效地开发利用社区档案资源,更好地为和谐社区建设服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市居民委员会组织法》、《河南省档案管理条例》,省档案局拟制定《河南省城市社区档案管理暂行办法》(征求意见稿)。现将征求意见稿印发给你们,请将修改意见于2012525日前反馈至省档案局业务指导处。

    联系人:任建华

      话:0371—65902327

      箱:dajywc@126.com

 

 

                               河南省档案局办公室

                                  2012425

  

河南省城市社区档案管理暂行办法

(征求意见稿)

    

    第一条  为加强和规范城市社区档案管理,为社区各项事业发展服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市居民委员会组织法》、《河南省档案管理条例》等有关法律、法规,结合本省实际,制定本办法。                                                         

    第二条  本办法适用于河南省行政区域内城市社区档案管理工作。

    第三条  本办法所指的社区档案,是在社区建设、管理和服务等活动中直接形成的,对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像、实物等各种形式和载体的历史记录。                                

    第四条  城市社区档案应实行集中统一管理的原则,确保档案的完整、安全和有效利用。任何部门和个人不得将档案据为己有。        

    第五条  各市、县(区)人民政府或者街道办事处负责对辖区社区档案工作的领导,帮助解决社区档案工作中的人、财、物等问题。    

    第六条  各级档案行政管理部门负责本行政区域内的城市社区档案工作的业务指导、监督和检查。                                  

    第七条  城市社区要加强对档案工作的领导,将其纳入社区工作计划和目标责任制,明确档案工作分管领导,建立综合档案室,配备档案人员,并配置必要的档案设施设备,集中统一管理社区档案。建立健全档案收集、归档、保管、利用、鉴定、统计等项规章制度,确保档案的完整与安全。

    第八条  社区档案人员须经过档案业务培训并取得档案岗位资格证书,要忠于职守,履行职责,认真做好档案的收集、整理、保管和提供利用工作。  

    第九条  社区文件材料的归档

    在社区管理、服务工作中形成的,对国家和社会有保存价值的文件材料应当收集齐全,整理归档,任何单位和个人不得据为己有或擅自销毁。

    社区文件材料的归档范围应参照《河南省城市社区文件材料归档范围及保管期限表》(见附件)执行。

   (一) 归档时间

      1、文书类文件材料一般按年度归档,本年度档案在次年6月底前归档。

      2、会计类文件材料由财务人员整理完毕保存一年后向档案工作人员移交归档。

      3、基建类文件材料于项目竣工验收后归档;设备类文件材料在设备开箱验收后归档。

      4、电子文件、声像材料、实物档案等随时归档。国家有特殊规定的,从其规定。

   (二) 归档要求

      1、归档的文件材料必须做到齐全完整。

      2、归档文件材料应字迹工整,应使用碳素或蓝黑墨水书写。

      3、归档的文件材料必须做到分类清楚,排列有序,保管期限划分准确,整理规范。

      4、归档的声像材料必须原版、原件,底片和正片相符,图像、声音清晰。

      5、电子文件在保存拷贝的磁盘、磁带和光盘的同时要打印出纸质文件一并归档。

      6、每个社区为一个立档单位,所形成的档案为一个全宗,全宗名称由社区的名称组成。 

    第十条  社区归档文件材料的整理

    按照国家和河南省的有关规定、标准整理,做到分类科学、整理规范、编目有序,便于保管和利用。

   (一)文书档案按《<归档文件整理规则>实施细则》(豫档发〔20019号)整理。

   (二)社区居民档案按居民小组或楼号、门牌分类,按户整理。

   (三)基建档案按《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔19884号)整理。

   (四)会计档案按《会计档案管理办法》(财会字〔199832号)规定整理。   

   (五)电子文件按《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GBT 18894-2002)整理。                                  

   (六)照片档案按《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)整理。

   (七)录音、录像档案按《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15—1995)整理。

    第十一条  社区档案的保管

    有条件的社区应设立专门档案库房,社区档案的装具应符合国家标准。保管条件要符合防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗等要求,确保档案的完整与安全。

    档案管理人员应定期对档案及保管状况进行全面清点、检查,并形成安全检查记录;发现破损、霉变、虫蛀、褪色或字迹模糊等现象时,应及时修补、复制或进行其他技术处理。对特种载体档案,要对记录的信息进行定期检测,确保信息记录的安全。  

    社区档案应实行专人保管。档案室应建立全宗卷,以积累存贮本社区档案的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。     

    第十二条 社区档案的利用

    社区应积极开发档案信息资源,为社区各项建设工作提供服务。    

   (一)机关、团体、企事业单位、其他组织及本辖区居民持有介绍信和合法身份证明,可利用社区已公开的档案。利用不宜公开的社区档案,需履行批准手续。利用社区档案,不得侵害国家、集体和个人的合法权益。

   (二)社区档案室应建立和健全档案利用制度,查(借)阅档案必须办理批准登记手续。

   (三)档案利用者必须维护档案的完整与安全,不得在档案上勾、划、画、拆散、调换、抽页、涂改、污损、折叠,不得擅自摘抄及复制档案,不得泄密。摘抄、复印档案要严格审查,并履行批准手续。   

   (四)编制适应利用需要的档案检索工具,有条件的社区档案室要应用计算机建立档案文件级条目或重要档案全文数据库,进行档案的存贮与检索。编写社区大事记、组织沿革、基础数字汇编和专题参考资料等编研材料。

   (五)利用档案举办多种形式展览,进行普法宣传、科普宣传、爱国主义教育等活动。

    第十三条  社区档案的统计

    社区应建立各种档案统计台账,对档案的接收和移交、档案的保管数量、借阅和利用效果、鉴定和销毁等情况进行及时、准确的登记和统计。并按规定向上级机关报送档案工作基本情况统计表。   

    第十四条  社区档案的鉴定和销毁 

    社区应建立档案鉴定工作小组,根据《河南省城市社区文件材料归档范围及保管期限表》的规定,对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定小组由社区档案工作负责人和相关人员组成。通过鉴定,确定档案的存销,调整档案保管期限和档案密级,并出具档案鉴定报告。对失去保存价值的档案,应清点核对,由鉴定小组撰写销毁报告并编制《销毁档案清册》,经必要的审批手续后,核准销毁。国家有特殊规定的,从其规定。严禁擅自销毁档案。

    销毁档案应按以下要求办理:  

   (一)在指定地点销毁,注意保密。  

   (二)不得出卖或作其他用途。  

   (三)应指定监销人、经办人两人以上共同执行,同时在销毁清册上签名。   

   (四)销毁档案清册应归档永久保存,并报上级机关备案。  

    第十五条 对列入地方综合档案馆进馆名册的、属于永久保管的社区纸质档案,自形成之日起满十年后,连同目录、全宗卷和其他检索工具一并向所辖市(区、县)综合档案馆移交。电子档案可适当扩大移交范围。移交时间视具体条件,可通过网络随时移交,也可下载至光(磁)盘上,按年移交,具体范围与移交时限由当地档案馆和社区磋商确定。      

    档案管理人员调离工作岗位时,应在离职前办妥档案交接手续。  

    第十六条  社区档案工作的奖惩

    在社区档案工作中作出显著成绩的单位和个人,由其所在的街道办事处或县以上档案行政管理部门给予表彰和奖励。

    对违反《档案法》及《河南省档案管理条例》行为的,依法追究相关责任。

    第十七条  本办法由河南省档案局负责解释。本办法自发布之日起施行。

      附件:河南省城市社区文件材料归档范围及保管期限表(参考式样)

  

附件

 

河南省城市社区文件材料归档范围及保管期限表

门类

归 档 范 围

保管期限

1.党群工作

  1.1 社区党员代表大会的请示、会议日程、代表名单、领导讲话、工作报告、选举方案、选举结果、成员分工、大会决议及上级党委的批复等

  1.2 党总支(支部)工作计划、总结、目标责任书

  1.2.1 年度及年度以上的

  1.2.2 年度以下的

  1.3党总支(支部)会议记录、决定

  1.4 社区党总支(支部)在上级会议上的典型发言、经验交流材料

  1.5 社区党总支(支部)换届、改选的通知、名单、议程、报告、选举结果

  1.6 社区党总支(支部)领导成员任免的请示及上级党组织的通知、批复

  1.7 上级党组织关于党的建设、总支(支部)工作的通知、规定、办法、制度

  1.7.1 重要的

  1.7.2 一般的

  1.8 优秀党员、优秀党组织的先进事迹、经验材料

  1.9 社区党总支(支部)党员名册及年度统计报表

  1.10 社区党总支(支部)党组织关系介绍信及存根

  1.11 社区发展党员的文件材料

  1.12党总支(支部)制定的各项制度、规定

  1.13社区党总支(支部)关于本社区党员党风廉政建设、民主评议、党员教育培训的通知、报告、决定、总结、记录

  1.13.1重要的

  1.13.2 一般的

  1.14 上级党组织颁发的需要贯彻执行的文件

  1.15 社区党组织及党员、干部表彰的通知、通报、决定

  1.15.1 县级(含)以上的表彰、奖励的

  1.15.2 县级以下表彰、奖励的

  1.16 社区党员、干部处分的通知、通报、决定

  1.16.1 警告(不含)以上的

  1.16.2 警告

  1.17 社区共青团代表大会、表彰会材料

  1.18 社区团组织年度统计报表

  1.19 社区团委(总支)会议记录、工作计划、总结、报告、专题材料

  1.20 社区团员名册、团员组织关系调转介绍信、存根、发展新团员及违纪团员处分的有关材料

  1.21 社区其他群团、社会、志愿者等组织代表大会的会议记录、报告、专题材料

  1.21.1 重要的

  1.21.2 一般的

  1.22 社区其他群团、社会、志愿者等组织机构人员名册、统计报表

  1.23 社区其他群团、社会、志愿者等组织的工作计划、总结、典型材料

  1.24 开展文明社区、小区、街区、单位、路段、楼组等创建评比等工作材料

  1.25 社区精神文明建设活动评比材料

 

 

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2.社区自治管理

  2.1 社区居委会换届选举的方案、选民登记册、候选人名单、选票、公告、结果、总结等

  2.2 社区召开的居民(代表)大会、协商议事会等各种重要会议的通知、议程、会议记录、工作报告等

  2.3 社区居委会工作总结、计划、会议记录

  2.4 社区自治组织选举机构名册、选民名单、提名表、正式候选人名单、预选及正式选举投票、选举结果报告单、社区工作人员管理材料

  2.5 社区召开的居民听证会、民主恳谈会、民主评议、民主协商、矛盾纠纷调解、民情民意反映等会议的通知、名单、议程、总结、纪要等

  2.6 社区居务公开的事项、时间、居民反馈意见及处理结果

  2.7 上级领导、人民代表视察、检查本社区工作的讲话、题词

  2.8 上级机关关于社区居委会自治管理工作的文件材料

  2.8.1 重要的(政策、法规性文件)

  2..8.2 一般的(一般性的通知)

  2.9 社区关于自治管理的请示及上级的批复、批示

  2.10 社区重大活动、重要事件形成的材料

  2.11 社区开展的专项活动形成的文件材料

  2.11.1 重要的(如创先争优、文明建设等)

  2.11.2 一般的(如文艺体育、科普教育、环保卫生、健康等)

  2.12 报刊媒体登载关于本社区的报道

  2.13 社区居委会下属委员会、居民小组长、楼栋长名册

  2.14 社区居民自治章程、居民公约

  2.15 社区制定的各项规章、制度、规范、公约等

  2.16 社区各类协会组织名单、章程

  2.17 社区专职工作人员的选举、聘用、福利、社会保障等文件材料

  2.18 社区专职工作人员的培训、考核、社区志愿者登记表等文件材料

  2.19 社区机构设置、启用和废止印章的通知

  2.20 社区编写的组织沿革、大事记、年纪、基础数字汇编

  2.21 社区与其他单位、个人签订的合同、协议

  2.21.1 重要的

  2.21.2 一般的

  2.22 社区公有的房产、土地凭证、固定资产凭据、凭证、登记表、

  2.23 社区物资采购计划、审批、招标等文件材料

  2.24 村改居委会工作程序步骤资料、集体资产清理及移交情况

 

 

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3.民政事务

  3.1 上级机关关于低保、双拥、兵役、助残、扶贫、养老、救灾、殡葬工作的规定、意见、通知

  3.2 社区关于低保、双拥、兵役、助残、扶贫、养老、救灾等的工作计划、总结

  3.3 社区关于各项民政事务工作的会议记录、典型材料

  3.4 社区关于残疾人、低保户的登记、名册及办理材料,生活保障金发放登记等材料

  3.5 养老保险、优抚、扶贫助残、特困户管理材料

  3.6 社区居民服兵役、预备役人员登记名册

  3.7 社区扶贫救灾捐款、捐物人员名册、统计表、好人好事登记簿等材料

  3.8 社区开展双拥、助残、扶贫、养老、救灾的慰问活动的材料

  3.9 社区居民殡葬火花初审证明、存根、登记册

  3.10 社区居民办理收养初审登记材料

 

 

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4.综合治理

  4.1 上级机关关于治安、调解工作的政策、法规、批示、通知

  4.2 社区社会治安、综合治理、普法教育的工作计划、报告、总结

  4.3 社区治安、综合治理基本情况统计表

  4.4 综合治理联席会议记录和重要活动材料

  4.5 与有关单位签订的综合治理承包责任书

  4.6 社会综合治理工作评选先进材料

  4.7 社区警务责任区建设材料

  4.8 社区安保、安全小区创建材料

  4.9 社区对释放、劳教、监管人员的帮教、服务、安置、管理的文件材料

  4.10 社区居民登记表、各类人口登记表

  4.11 社区受理调解民事纠纷记录、报表、报告和促成和解的协议书、调解书

  4.12 社区办理的人民群众来信、来访材料

  4.12.1 有领导批示和处理结果的

  4.12.2 其他有处理结果的

  4.13 社区治安防范人员名单

  4.14 社区出租房屋等基本情况统计表

 

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5.人口计生

  5.1 社区居民、各类人口(家庭)登记、统计材料

  5.2 社区人口和计划生育工作计划、总结、报告

  5.3 上级机关关于人口和计划生育工作的通知、意见、规定

  5.4 社区育龄妇女、计生审批等登记表、统计材料

  5.5 独生子女申请书、换证及其父母享受待遇材料

  5.6 社区居民婚姻状况材料

  5.7 社区暂住人口计划生育管理材料

  5.8 社区计划生育情况年度统计报表

  5.9 社区计划生育药品管理、技术服务文件材料

 

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6.文教卫生

  6.1 上级机关关于文化、教育、卫生工作通知、规定、意见

  6.2 社区卫生工作计划、总结、报告及统计表

  6.3 社区开展疾病预防、医疗保障、健康教育、卫生防疫工作的方案、通知、意见、计划、总结

  6.4 社区爱卫会监督员名册、职责、规章、制度

  6.5 社区医院设置、管理及医政等文件材料

  6.6 社区开展科普活动、知识讲座及文艺、健身、公益活动的方案、通知、意见、计划、总结

  6.7 社区文化站、活动室等文娱设施建设、使用情况的报告、登记表、统计表

  6.8 社区环境整治、净化、绿化、美化等工作中形成的文件材料

  6.9 社区关于整修道路、院落等工作的计划、总结、统计表

  6.9.1 重要的

  6.9.2 一般的

 

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7.社区服务

  7.1 上级机关关于社区服务项目的规定、通知

  7.2 社区服务的年度工作计划、总结

  7.3 社区居民廉租房、经济适应房申请、登记材料

  7.4 社区居民老年证办理的申请、初审及证明材料

  7.5 社区居民关于医疗、养老、失业、生育及其他社会保障等保险的参保、退保的申请文件材料

  7.6 职工退休、退职等登记表

  7.7 最低生活保障金发放名册、登记表

  7.8 社区失业人员情况、求职及再就业情况、再就业培训等的登记表、统计表

  7.9 社区居委会房屋出租、企业租赁、经营承包协议书、合同、公证书等

  7.9.1 重要的(20年及以上的)

  7.9.2 一般的(20年以下的)

  7.10 社区服务业、物业管理机构注册登记、年检、变更、注销等文件材料

  7.11 社区服务网点设置、服务内容、服务机构名单、运营情况等文件材料

  7.12 社区内各小区物业维修基金使用情况报告

  7.13 社区公益事业经费筹集办法、资金及使用情况的报告

  7.14 社区集体经济收益所得及其使用情况

  7.15 社区集体经济项目的立项、承包方案及社区公益事业建设方案、规划

  7.16 社区各项服务工作的计划、总结、报告

  7.17 社区各类服务组织和人员登记表

 

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1.基建类

  1.1 社区工程项目可行性研究报告、计划任务书

  1.2 社区关于基建投资、征地项目等方面的批复、请示、报告等

  1.3 工程立项的文件材料

  1.4 工程选址及征地的报告、请示与批复、土地使用证

  1.5 工程计划、审批材料、协议、合同

  1.6 工程设计依据性文件、基础资料及开发工程报告

  1.7 工程施工图

  1.8 施工设计说明、计算书、预算书、工程设计总目录

  1.9 施工设计变更通知单、现场修改、补充文件和图样

  1.10 工程施工的承包合同、协议书、执照、方案、开工报告、图纸会审记录、施工措施、预算书等

  1.11 工程施工中的各种记录及监理材料

  1.12 竣工图、竣工验收说明书、资料及批复

  1.13 工程预算书、竣工验收说明书

  1.14 工程项目使用、管理、维护、改造、扩建中形成的文件材料

2.设备类

  2.1 社区购置的电器设备、办公设备、汽车等重要设备仪器的使用说明书、原理图纸、产品合格证、有关参数图标、装箱单及维修等情况记载

  2.1.1 使用年限较长的

  2.1.2 使用年限短的

 

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1.会计凭证

  1.1 社区各类会计原始凭证、记账凭证和汇总凭证

  1.2 涉及外事的会计凭证

2.会计账簿

  2.1 社区会计总账(包括日记总账)

  2.2 社区会计日记账

  2.3 社区会计明细账、分户账或登记簿

  2.4 社区会计现金出纳帐

  2.5 社区会计银行存款帐

3.会计报表

  3.1 社区会计年度决算报表、报告及文字说明

  3.2 社区会计月、季度报表及文字说明

  3.3 社区主要财务指标报表

4.其他

  4.1 社区会计档案保管、移交、销毁清册

  4.2 社区会计档案交接凭证

  4.3 社区银行对账单、利息清单

 

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1.照片

  1.1 上级领导来社区视察、检查、指导工作的照片(含底片、下同)

  1.2 社区召开的重要会议、举办的重大活动或主要业务活动形成的照片

  1.3 本社区概貌及其所属基础设施的照片

  1.4 社区管理、社区建设和发展过程中形成的照片

2.录音

  2.1 上级领导来本地及社区视察工作的重要录音讲话

  2.2 社区重要会议、重大活动现场录音

  2.3 有关部门协助录制的宣传社区工作的录音

3.录像

  3.1 上级领导来本地及社区视察工作的录像资料

  3.2 社区重要会议、重大活动的录像

  3.3 社区为宣传、记录、介绍为目的摄制的资料、宣传片

 

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1.磁盘

  1.1 社区各类文件材料的备份磁盘

  1.2 社区使用的各种应用软件磁盘

2.光盘

  2.1 社区各类文件材料形成的光盘

  2.2 社区使用的各种应用软件光盘

3.磁带

  3.1 社区各类电子文件材料数据备份

其保管期限与拷贝、刻录到磁盘、光盘、磁带中的文本文件、图形、图像等文件一致

1.奖品

  1.1 社区获得的奖状、奖杯、锦旗、奖章、荣誉证书

  1.1.1 重要的

  1.1.2 一般的

2.印章

  2.1社区及所属单位失效的印章

  2.1.1发文章、法人章及办事机构的印章

  2.1.2 其他职能机构印章及工作用章

3.字画

  3.1 上级领导、著名人物来社区视察、指导留下的题词、签名、字画

  3.1.1 重要的

  3.1.2 一般的

  3.2 其他具有保存价值的手迹、字画、牌匾等

4.赠品

  4.1 有关单位及个人赠送社区的纪念性物品

  4.1.1 重要的

  4.1.2 一般的

  4.2 对外交流活动获得的各种重要纪念品、物品、票证(具有凭证、教育、宣传和欣赏价值的)

5.其他

  5.1 反映社区主要职能活动的有代表性的实物

  5.1.1 重要的

  5.1.2 一般的

 

 

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