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如何开展档案资源建设(业务答疑)
更新时间:2012-5-8

 

如何开展档案资源建设(业务答疑)

  

加强档案资源建设,是实现档案事业可持续发展的重要基础性工作。国家和省有关部门非常重视档案资源建设,并把其纳入档案法规标准的考核指标体系。如,《档案馆建设标准》规定档案馆建设规模“以应保存的馆藏档案数量为基本依据分类”。《河南省各级国家综合档案馆等级标准》要求省一级档案馆“馆藏档案资料,省辖市档案馆达10万卷以上,县(市)档案馆达6万卷以上”。作为基层档案局(馆)工作人员,我们深知档案资源建设的重要性,但对档案资源建设主要内容和工作思路还不太清楚。请编辑给予指点。                                                          

                                         兰台峰

 

 

 

如何开展档案资源建设

                       翟霣远  

正如兰台峰所讲,档案资源建设是档案事业一项带有根本性、具有战略意义的工作,它关系到档案事业能否固本强身和可持续发展,是我们做好档案工作的前提和保证。因此,我们要站在历史发展和国家信息资源建设的高度,把档案资源建设摆在突出的位置,下大力气抓好、抓实、抓出成效。因兰台峰没有说明其所在地区、单位的具体情况,笔者只能就如何开展此项工作提供一些思路。  

抓源头。抓源头,就是抓机关、企业、事业单位档案室建设,督促其深入贯彻国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》以及国家有关部门制定的专业、专门档案管理规范,健全归档制度,完善归档范围,落实档案集中统一管理原则,在继续做好文书档案管理的同时,将本单位产生的全部文件材料集中保存在综合档案室,努力提高各类档案整理编目的标准化、规范化水平,确保党和国家档案资源在载体和门类上的齐全完整。  

抓接收。抓接收,就是档案馆要依据《档案法》和《各级国家档案馆收集档案范围的规定》,及时将收集范围内应进馆的到期档案接收进馆。同时,要及时接收破产改制企业、撤销合并单位、无安全保管条件单位的档案和专项与阶段性工作、专业普查工作等形成的档案;对于有关部门要求提前移交进馆的档案,档案馆要克服困难,积极接收。要按照《河南省委办公厅省政府办公厅关于印发〈河南省重大活动档案管理办法(试行)〉的通知》的要求,加大对重大活动档案形成、收集和管理的监督力度。针对突发事件档案形成和管理的特殊性,档案部门要建立一套收集和管理的有效应对机制。  

抓征集。抓征集,就是抓历史档案和珍贵文献的征集。档案馆要采取公开发布征集公告、深入民间调查、重要线索登门拜访等多种途径,广泛征集古往今来与当地有一定关系的事件和人物档案,征集当地现代名人和地方特色档案,多方征集散存社会上、具有保存价值和文化特色的历史文献、民间艺术和民风、民俗档案资料,加强有历史佐证作用的领导题词、公务礼品、牌匾证杯、徽章印记、票据证件的征集。             

抓整合。抓整合,就是通过机制、制度创新,把专门、专业档案接收进馆,实现国家档案资源的优化组合。要按照重点发展综合档案馆的原则,合理确定国家档案资源的归属和流向,积极整合本行政区域内经济、科技、文化、社会等领域的档案资源,加快实现不同层面、不同范围档案信息资源的共享,逐步建立以档案行政管理部门为主导、各有关主管部门配合的国家档案资源监管新体制,实现国家档案资源的优化组合,真正把国家综合档案馆建设成为档案利用和研究的中心。  

抓电子文件中心和已公开现行文件利用中心建设。档案馆要加强与电子政务管理部门的沟通联系,充分发挥档案部门人才、设备、技术、业务等优势,承担起本地电子文件中心建设项目,实现由档案馆统一接收、管理、提供利用本地、各部门电子文件的目标。要进一步加强已公开现行文件收集工作,整合与人民群众切身利益息息相关的人事劳资、福利待遇、社会保障、医疗卫生、房地产管理等具有现行效用的法规性、政策性、公益性文件,努力构建内容全面、系统,检索准确、快捷的已公开现行文件资料体系,为档案馆担当好政府信息公开场所重任积累丰富资源。  

抓重点档案抢救保护工作。档案馆要按照《河南省国家重点档案抢救和保护补助费管理细则》的规定,争取地方财政的配套资金,通过各种渠道,采取各种方式,做好濒危重点档案抢救保护工作,落实抢救任务,提高抢救质量,加快抢救进度。要加大对散存在社会上的珍贵、重要及濒危历史档案进行抢救性征集的工作力度。要大力改善重点档案保管保护条件,积极开展重点档案史料编辑出版工作,努力改进提供利用方式,减少对重点档案原件的使用与磨损,尽最大努力保护好重点档案原件。  

抓档案数据库建设。档案馆要建立体系完善、功能多样、检索便捷、手工机读并举的检索体系,为快速高效查阅和深度开发利用档案信息资源提供有力保障。要建立高质量、大容量文件级目录数据库、全文数据库和多媒体数据库,建立基于互联网的档案信息查询系统和档案信息网络平台,为全面开展档案信息资源的网上检索咨询服务创造有利条件。                       

此外,通过彼此互换档案目录、提供档案复制件等方式开展的馆际交换,也能达到档案资源共享的目的。

                      (作者单位:河南省档案局)

 

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