网站首页  
地市频道: 郑州开封洛阳平顶山焦作鹤壁新乡安阳濮阳许昌漯河三门峡南阳商丘信阳周口驻马店济源
政务
中原经济区 政策法规 业务指导 职称教育
档案科研 档案学会 精神文明建设 廉政
资讯
通知公告 档案新闻 档案界论坛
档案界维基百科 《档案工作》电子期刊
互动
网上预约服务 馆藏珍品展厅
网上调查 利用天地 档案征集 档案技术
档案文件查阅
已公开现行文件查询 河南数字档案馆
音视频档案 历史记忆 本地沿革
 业务指导
部分馆藏资料是否可以参照档案进行管理
更新时间:2012-5-24

 

部分馆藏资料是否可以参照档案进行管理

 

南阳市档案馆20045月建立了展藏相结合的特藏库,当时除把馆藏清代、民国、革命历史档案共16个全宗的档案全宗移入特藏库外,还把馆藏部分建国前形成的、相对珍贵的资料也移入了特藏库。当时为保持馆藏资料的管理体系,便于资料的管理与利用,一是在资料目录备注栏注明某年某月某日移入特藏库,二是在资料库房设立代资卡,即用一张32开的硬板纸,在上面注明被移入特藏库资料的名称、形成者、形成时间、资料编号和移入特藏库的时间等。这种处理方法虽然从理论上讲,不影响资料的管理与利用,但在实践中也有诸多不便。为了彻底解决特藏库既有档案,又有资料的状况和管理、统计上的问题,我们拟将移入特藏库的资料分门别类地划分为6个全宗,作为档案进行管理。初步设想如下:

1  将建国前南阳各级衙署编修的《明嘉靖南阳府志校注 1941)》、《清南阳府志》、《清嘉庆南阳府志》、《嘉靖邓州志》、《康熙三十二年内乡县志》、《清同治八年 内乡通考》、《内乡县志(1932)》、《清康熙三十四年桐柏县志》、《清乾隆新野县志》、《清乾隆南召县志》、《乾隆十一年南召县志》、《乾隆重修唐县志》、《咸丰十年淅川厅志》、《光绪三十年新修南阳县志》等设为1”号全宗,其全宗名称定为南阳建国前地方志档案汇集。把它们排放在馆藏古1号全宗之前,以彰显其镇馆之宝的特殊地位(也曾考虑将其归入古1号全宗,但因有些方志是民国年间编修的,故设为特1号全宗)。

2  将国民党中央机关的各类文件汇编、工作报告及其全国性的政治性期刊,诸如中央党务公报、中央党务月刊、县乡自治、清党丛书、军事要电汇编、行宪法规、政情专报、农情报告、国民军史稿、教育会议记录、中外条约汇编、中国抗战画史、工商手册及其数百册《新中华》、《东方杂志》、《国闻周报》等设为12”号全宗(馆藏民国档案的全宗号原已编到11号)。

3  将河南省国民党军政机关的各类文件汇编、工作报告及其政治性期刊,诸如19171941年的河南省政府公报、河南党务、河南司法公报、河南民政月刊、河南实行新县制简报、19321943年的河南政治月刊、河南警政、河南自治史略、河南政治视察等设为13”号全宗。

4  将民国时期南阳前锋报社出版的《前锋报》、《前锋副镌》(189期)、《今日文粹》《社评选集》等设为14”号全宗。因这部分材料的形成者专一,故全宗名称可定为民国南阳前锋报社

5  二十世纪二、三十年代南阳的镇平、内乡、淅川、邓县(现为邓州市)四县建立了以别廷芳为司令的宛西地方自卫团,实行地方自治。为此,我们把馆藏资料中诸如《彭禹廷与镇平自治》、《彭禹廷讲演集》、《宛西自治实行法辑要》、《镇平县自治概况》、《宛西乡村建设实施办法》、《地方自制大纲》、《淅川自治半月刊》等数十册反映宛西自治的资料收集到一起,移入特藏库集中保存,拟设为15”号全宗,全宗名称定为宛西自治档案汇集(打算作为馆藏地方特色档案之一种,加大征集力度)
6 
此外,我们遵循物以稀为贵原则,把馆藏建国前的旧报纸也移入了特藏库。这些报纸分别是镇平青年报、镇平建设报、宛南民报、河南民报、扫荡简报、河南民国日报、大河日报、大公报、中国儿童时报、东南日报等。我们拟将这些旧报纸设为16”号全宗,其全宗名称定为民国报纸
        
以上设想妥否,望翟霣远赐教。                                       

南阳市档案局  张怀珍

 

 

对部分馆藏资料参照档案进行管理的认识
翟霣远

张怀珍提供的材料看,笔者认为其提出的问题实际上包含两个方面:一是部分馆藏资料能否参照档案进行管理;二是对参照档案进行管理的资料如何确定全宗归属,如何确定全宗名称。
   
从理论上讲,档案与资料有本质区别,其整理方法截然不同。一般情况下,我们应将两者分别整理和保存。但是,由于我省旧政权档案、革命历史档案保存下来的较少,人们了解一段历史往往依*相关资料,特别是那些稀有、珍贵的资料已发挥了档案的作用。因此,从有利于保护稀有、珍贵资料的角度考虑,笔者基本同意张怀珍提出的将部分资料参照档案进行管理的观点。鉴于目前对此还没有相关规定,也没有形成统一认识,笔者建议南阳市档案馆从以下几点来把握参照档案进行管理的资料范围和标准:一是坚持以本级或本区域内机关、社会机构形成的资料为主的原则;二是坚持价值原则,即挑选内容上重要、有独特性的资料,这些资料不但能释疑解惑、印证历史,也能作为了解历史的参考、凭证;三是坚持拾遗补缺的原则,即所选资料应能够补充档案内容的不足,有利于形成完整的馆藏体系。按照以上原则,我们对张怀珍文中所列的资料做一些初步判断:第一类的全部(建国前南阳各级衙署编修的府志、县志)、第四类的全部(民国时期南阳前锋报社的资料)、第五类的全部(宛西自治资料)、第五类中的一部分(镇平青年报、镇平建设报、宛南民报)可以参照档案进行管理,其余的则不能参照档案进行管理。
   
对参照档案进行管理的资料如何确定全宗归属及所属全宗名称,笔者认为应遵循以下原则:一是能归入相关全宗的,就归入相关全宗,不再单列全宗;二是能用主体全宗名称的,用主体全宗名称,不用客体全宗名称;三是能够确定档案资料全宗归属的,就使用明确的、规范的全宗名称,不用档案汇集名称。按照上述原则,笔者建议南阳市档案馆在做此项工作时可做如下处理:第一类(建国前南阳各级衙署编修的府志、县志)可归入建国前南阳各级相应时期的衙署全宗,如馆藏缺少个别县衙全宗,可将该县志归入南阳府衙全宗;对第四类(民国时期南阳前锋报社的资料),张怀珍文中的想法大体可行,笔者只是担心此全宗数量太少,可将其归入主管单位全宗,其资料可作为主管单位全宗中的一类;第五类(宛西自治资料)设立一个全宗是可以的,只是全宗名称问题,最好用主体全宗名称;第六类中的镇平青年报、镇平建设报、宛南民报可按照所属关系归入各自主管单位全宗。
   
上述
对部分馆藏资料参照档案进行管理的做法,各级档案馆一定要慎重使用,决不能使之泛化和滥化。通常情况下,档案馆应严格区分档案和资料,并按照有关规定对它们分别进行整理和保存。若确实需要对部分馆藏资料参照档案进行管理,有关档案馆要参照本文提出的原则和方法开展此项工作。

 

友情链接
地址:郑州市金水路18号 邮政编码:450003 电子邮箱: hndafgc@126.com
版权所有 河南省档案局 豫ICP备11015203号-1 用户登录