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对查处某学校违反档案法规事件的分析
更新时间:2012-5-24

编辑老师:

    为了开展民生档案工作,最近,我县档案局和县人大联合对全县43个涉及民生档案的单位进行了民生档案执法检查。其中,我们将以前失控的教育系统中8所高中、1所职业中专、2所中心小学列为基层民生档案工作重点检查对象,但检查结果很不理想。在检查中甚至发现其中一个普通高中有20年未整理文书、学籍等各种档案,而且现存的文件材料几乎没有,就学籍档案还有一点散存的资料,我们想对其处罚,但具体不知道该怎样动手?

    90年代教育局专门制定过学校档案分类方案和保管期限表,也开过会议,但从没有下过基层去检查、指导,教育局综合档案室的工作一直做得很好,每年及时整理档案,管理上也很规范,并且多年来都完成《档案时空》30份以上,基本上每所学校都订了一份,只是各学校可能很少有人去看这个杂志。所以对《档案法》和档案业务工作都不怎么懂,也就没有重视起来。我们县档案局去年以前只对3所重点高中进行了监督和指导,这个有问题的普通高中从未去过。教育局对我们2个多月前发出的检查通知书没有引起重视,各学校也就更不重视了。所以结果才会这么不理想。

    此中学90年代还算红火,曾经几年每次招生也有2000多学生,只是现在生源不好,今年只招了400多学生,财务上也欠帐300多万元,我们想罚其款都不忍心。现在的校长才来一年,对以前的事情也不知道,现在的档案员是新校长安排的一个不能教书的老同志,业务素质不是很好,按校长的说法因为经济紧张没有办法确实是在照顾闲人。教育系统一般只注意抓教学质量和生源,对档案工作是不会放在重要位置上的,甚至于忽视不顾,所以我局本想借这次执法检查促进基层档案工作,但教育局办公室不认为直接有监管责任,还说要我们档案局出钱去把他们基层的人员召集起来开会,这样才会帮我们把档案工作做好,好像档案工作就是档案局的事情。而我局现在的业务指导人员力量很薄弱,业务股和法规股没有一个人,由我这个工会主席兼任,还有一个领导分管业务,一个新来的纪检组长分管法规(她连档案业务都还不熟悉)。就我而言,前几年是做办公室工作,执法培讯班都没有参加过,也没有正式办过一例违法行为,能够把机关单位的档案工作都督促做好已经算尽力了。

    我们局到现在还没有罚过一个机关单位的款,所以很为难,但这样放任却又是失职,那么到底怎样去操作呢?请编辑老师赐教!

   《档案界》会员  林子

 

对查处某学校违反档案法规事件的分析

 

 

翟霣远


   “林子反映的情况令笔者极为震惊。在法治日益健全的今天,一个高中竟然20年未整理文书、学籍等各种档案,几乎没有保存现存的文件材料。这种恣肄践踏档案法律法规的事件,虽然是个别现象,但造成的影响极坏,必须予以惩处。

    林子没有说明具体的情节,笔者只能对案情和应承担的责任初步推测为以下几种情况:一是按照《档案法实施办法》第五条的规定,该学校领导应当加强对本单位档案工作的领导,保障档案工作依法开展,而该学校领导不履行或者不正确履行职责。二是按照《档案法》第七条、第十条和《档案法实施办法》第九条的规定,该学校档案机构应当建立科学的管理制度,确保档案的安全;该学校档案机构或者档案工作人员,负责收集保管本单位的档案;而该学校档案机构没有建立科学的管理制度,档案工作人员不履行指导本单位文件资料的形成、积累和归档的职责,不向学校有关职能部门和人员收集文件材料。三是按照《档案法》第十三条和《档案法实施办法》第十二条的规定,该学校的有关部门和人员对应当立卷归档的材料,应按照规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,而有关部门和人员没有将应该归档的文件材料向档案机构或人员移交。四是按照《档案法》第七条和《机关档案工作业务建设规范》2.3条的规定,该县教育局档案部门和档案工作人员应对该学校的档案工作进行监督和指导,而该县教育局档案部门不履行或者不正确履行职责。

    对第一种情况,笔者认为,该学校有关领导违反了《档案法实施办法》第五条的规定,犯玩忽职守的错误,该县档案局可提请该县纪检、监察部门依据《中国共产党纪律处分条例》、《行政机关公务员处分条例》有关条款,给予党纪政纪处分;对档案造成严重损失的,该县档案局可提请县司法机关依照《刑法》追究该学校领导的玩忽职守罪。

    对第二种情况,笔者认为,该学校档案机构或者档案工作人员违反了《档案法》第七条、第十条和《档案法实施办法》第九条的规定。这些行为不仅违反立卷归档制度,而且也违反档案保管保护制度。如果这种违法行为情节轻微,该县档案局应按照《档案执法监督检查工作暂行规定》第十条的规定,依法向该学校签发《档案行政执法监督检查通知书》,责令其限期改正;如果这种违法行为情节严重,造成档案损失的,该县档案局应按照《档案法》第二十四条和《档案法实施办法》第二十七条的规定,依法向该学校签发《违法行为处理通知书》,责令该学校对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分。

   对第三种情况,笔者认为,该学校的有关部门和人员违反了《档案法》第十条和《档案法实施办法》第十二条的规定。按照《档案法》第二十四条和《档案法实施办法》第二十七条的规定,该县档案局应依法做出以下处理:如果这种违法行为情节轻微,该县档案局应依法向某学校签发《档案行政执法监督检查通知书》,责令其限期改正;如果这种违法行为情节严重,该县档案局应依法向该学校签发《违法行为处理通知书》,责令该学校对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分。

    对第四种情况,笔者认为,该县教育局档案机构或者档案工作人员违反了《档案法》第七条和《机关档案工作业务建设规范》2.3条的规定,犯玩忽职守的错误,可提请该县纪检、监察部门依据《中国共产党纪律处分条例》、《行政机关公务员处分条例》有关条款,给予有关人员党纪政纪处分;对档案造成严重损失的,可提请该县司法机关依照《刑法》追究有关人员的玩忽职守罪。

    经调查、取证、查实,不管上述那一种情况如造成档案损失的,该县档案局应按照《档案法实施办法》第二十九条的规定,根据损失档案的价值,责令该学校有关部门或直接责任人员赔偿损失。

   上述是笔者对案情,对有关机构、人员可能承担的责任做的初步分析,仅作为进一步解决问题的思路,至于到底是什么样的案情以及责任由谁承担,还需要做深入细致的调查来确认。

   “林子在上文中提到但具体不知道该怎样动手那么到底怎样去操作呢的问题,实际上如何查处的问题。在此,笔者仅就查处此案的程序问题谈些许建议。

    这是林子和同行在日常监督检查中发现的档案违法案件。从林子反映的案情看,该县档案局对此案件的查处应采用一般程序。按照《档案行政处罚一般程序》的规定,对在日常监检督查中发现的案件的处罚,立案前应按要求进行初步调查核实,对符合立案标准的,予以立案,并成立3人以上的办案组负责此案件的调查和处理。

    调查取证是查明案情、获取证据,并为案件处理奠定基础的关键阶段。调查人员应出示行政执法证调查取证,每次调查不得少于2人。被检查单位的领导及有关责任人员有义务据实反映情况,对妨碍公务的,应依法追究其法律责任。调查取证完毕后,应撰写调查报告、处理建议报分管领导审批。对违法证据不足,或违法行为轻微,不需给予行政处罚的,予以销案;对依法应当给予处分和刑事处罚的,提出处分和处罚建议,移送司法部门或任命机关处理。对依法应当给予行政处罚的,制作并送达《行政处罚事先告知书》,告知被处罚当事人做出行政处罚决定的事实、理由及依据,并告知其有陈述和申辩的权利;在宣布并送达处罚决定时,要告知违法当事人,如不服从处罚决定,可申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限。

    林子提供的现在的校长才来一年,对以前的事情也不知道,现在的档案员是新校长安排的一个不能教书的老同志的情况看,20年来该学校领导和档案工作人员多次变动。同样,该县教育局领导和档案工作人员也会发生变动。这就涉及一个责任划分的问题。按照权力与责任对等、岗位与责任对等的原则,笔者认为,新校长调任之前的责任,归原校长;新校长调任之后的责任,归新校长。新档案员调任之前的责任,归原档案员;新档案员调任之后的责任,归新档案员。依此类推,教育局有关人员的责任划分也是如此。即使交接时没有办理档案移交手续,也要进行调查,按新档案员调入之日、原档案员调离之日算起,划分责任。

   笔者希望林子和同行,在执法和实施相关的处罚时,一定要以事实为依据,以法律为准绳,做到事实清楚,证据确凿,定性准确,处理恰当,手续完备。不能因为该学校财务上也欠帐300多万元,而出现我们想罚其款都不忍心的情况。要清楚的是,在法律法规的适用上,所有的人都平等,所有单位都平等。

    另外,按照《档案法》第六条县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业,并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督的指导的规定,笔者认为,该学校发生的“20年未整理文书、学籍等各种档案,几乎没有保存现存的文件材料的事件,从严格意义上讲,该县档案局也难辞其咎,也应承担一定的责任。最起码讲,该县档案局存在档案法律法规宣传不力,监管、指导不到位的问题。如果该事件比较严重,有关部门就会追究该县档案局的行政不作为的责任了。希望该县档案局要举一反三,从此事件中汲取教训,切实履行好《档案法》赋予的职责。目前,最重要的是,要改变该县档案局领导班子和档案干部队伍不适应档案工作发展需要的现状,要依法争取配足、配齐机关股室的工作人员,要提高领导干部的档案业务素质。

    最后,笔者提醒林子和同行,对重大档案行政处罚案件应当及时报告上级档案行政管理部门。

 

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