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对产品档案分类编号问题的认识
更新时间:2012-5-25

 档号的设置为:年度号+分类号+案卷号+目录号。如2004年研发的望远镜JW18-10X28为第五卷的档号如下:2004.CP12.5.1。但是如果我这样设置档号的话就出现了一些问题:产品的图纸经常都要更改,年度该怎么设置?我现在只管理产品的档案,是不是应该把产品的种类编为第一类目用拼音缩写来表示好一点呢?如上面提到的双筒望远镜的档号为:2004.SW19.5.1产品的型号和档号可以混为一谈的吗?这个问题我跟主管争论过多次。他想把每一产品里面的部件编码也编进档号里面,以为这样做有利于查找;我认为这是两码事来的,根本不可能,唉!非常郁闷。另外,关于分类的,我这里除了有产品的设计原图外,还有各种客户对产品的包装、产品规格等要求图,我现在打算按照产品种类来分,而产品种类下面又分为产品原设计图纸和各个客户的要求图,这样做好不好呢?请同行就产品档案的分类编号问题帮助我一下吧!
                                                                                              
档案界会员  Vivian

对产品档案分类编号问题的认识

 

翟霣远

       产品档案的分类,就是根据产品档案的内容性质和形成特点,把一定范围的产品档案划分成不同的类别层次,从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级产品档案库藏系统。档案部门对产品档案的整理,都是从对产品档案的分类开始的。在实际工作中,通常先按使用性质进行类别划分,然后再依型号进行分类。从Vivian提供的情况看,笔者初步认定该公司还有其他科技档案。因此,该公司应编制科技档案分类方案,并将产品档案作为组成部分纳入其科技档案类目体系之中。

       在产品档案管理工作中,对其编制科技档案号是必不可缺少的程序。科技档案号是科技档案案卷的编号或代号,是档案部门用以反映案卷内容特征和管理特征的一组符号。国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》(以下简称《要求》)5.2.7条规定:档号应填写全宗号,分类号(项目代号或目录号)、案卷号。全宗号由各单位根据本单位法人的变更情况自行设定,需向国家档案馆移交的档案,其全宗号另定;分类号是指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号;项目代号是指科技档案所反映的产品、工程、课题、设备的代字或代号;目录号一般指分类目录号;案卷号是指科技档案按一定顺序排列后的流水号。在实际工作中,科技档案的编号主要有分类式科技档案号和累积式科技档案号两种基本形式。分类式科技档案号,是反映科技档案分类层次及案卷排列顺序的编号。其基本的结构模式:科技档案号=分类号+案卷顺序号。累积式科技档案号,是反映科技档案总量和接收顺序的科技档案号,也称总号或流水号。其基本的结构模式:以阿拉伯数字按库藏排序。

       从上文可以看出,该公司产品档案档号设置为年度号+分类号+案卷号+目录号的结构,不符合《要求》的有关规定,因此是错误的。建议该公司根据《要求》的有关规定和自己的实际,选择分类式科技档案号和累积式科技档案号中的一种作为产品档案号。按照上述要求,笔者对Vivian提出的问题初步进行分析:

       对第一个问题,笔者认为,按照《要求》的有关规定,年度不是科技档案档号的组成部分,因此产品图纸的经常更改,并不影响档案号的编写。

       对第二个问题,笔者认为,是不是应该把产品的种类编为第一类目用拼音缩写来表示好一点呢,主要取决于该公司编制的科技档案分类方案类目表中采用什么标准设定产品档案一级类目以及类号(累目标识符号)标识的方法。如果Vivian的想法与科技档案分类方案中对产品档案一级类目设定及类号标识方法相一致,可采用。如果不一致,通常情况下应该执行科技档案分类方案中对产品档案类目设定及类号标识的规定。如果通过比较,发现Vivian的想法较科技档案分类方案中对产品档案类目设定及类号标识方法更科学、合理,则应按程序修改科技档案分类方案,待正式批准后实施。此外,Vivian举的例子也是不正确的。

       对第三个问题,笔者认为,产品型号与产品档案号是有联系的,但两者毕竟不是一回事,不能混为一谈。产品档案号应该包括有产品型号的内容和因素。从Vivian提供的情况看,该公司很可能采用的档案号的结构是分类式科技档案号结构,因此应将产品型号的代码编进档号里面。

       对第四个问题,笔者认为,Vivian的想法很好。但问题的关键是,在做好调查研究的基础上,根据产品档案的内容构成、形成特点、数量和利用规律,遵循分类规律,设计出科学、合理的产品档案类目体系,并将其纳入该公司科技档案分类方案中。

       需要提醒Vivian和同行的是,科技档案分类方案是指导科技档案归类、组织科技档案案卷并将所有案卷分门别类组成科技档案体系的依据和标准,档案部门应将它作为一项基础性工作予以重视和加强。

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