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对档案馆业务工作环节的认识
更新时间:2012-5-25

 

 

编辑老师:

您好!

    本人是一名即将毕业的档案学专业学生,系统地学习了档案学理论的专业课程。在档案管理学的学习中,老师讲解了档案业务管理的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用等环节,并强调每一个环节都相当重要,不可偏废。2006年,我到多个档案馆(室)调查,了解到在过去一个相当长的时间内整理是档案馆工作的重点,档案馆与档案室、档案馆与业务指导人员经常在进馆档案案卷质量上坚持己见,甚至出现分歧。请问编辑老师,如何认识新时期档案馆业务工作环节之间的关系?              郑州航院信息科学系牛二强

 

 对档案馆业务工作环节的认识

翟霣远

    过去,档案立卷方法是以案卷作为基本保管单位,将零散的文件材料根据其相互联系、特征和保存价值分类组成案卷。案卷组合工作通常包括:文件材料分类、排列、编号,卷内文件目录和卷内备考表的编制、案卷的装订,案卷的排列,案卷封面项目的填写,案卷目录的编制。这在当时很有必要,确实促进了基础业务工作。然而这种方法繁琐复杂,耗费大量的人工和时间,而且主观随意性较大,案卷质量很难把握,也容易引发了档案馆与档案室、档案馆与业务指导人员之间在进馆档案案卷质量上的矛盾。同时,由于认识上的分歧,加之人们普遍重视立卷质量和案卷整理,档案馆往往要对接收进馆的档案重新整理,使档案馆的工作重心偏向整理这一环节。

随着改革开放的深入,档案馆工作的外部环境发生了很大变化。简化档案整理方法和程序,通过档案开放、档案编研等形式强化档案的利用,是目前国际上较为先进的档案管理模式。从我省情况看,档案馆工作已由封闭型向开放型转变,其社会化和现代化趋势不可逆转。为此,有必要转变思想观念,调整工作思路。结合我省档案馆工作的实际,在对档案馆各个工作环节思考、定位的基础上,建议按照细化收集、简化整理、深化检索、强化服务的思路开展工作。

细化收集,就是要突破传统档案接收范围的局限,用全新的眼光发现档案,用有效的方法积累档案,拓展档案进馆单位的范围,扩大档案进馆门类,把全面建设小康社会进程中产生的各种新型载体档案和同人民群众利益密切相关的档案纳入接收、征集范围,努力构造一个门类齐全、内容丰富、载体多样、地方特色浓郁的档案资源体系。

简化整理,就是档案馆适当弱化整理步骤,简化整理方法。对档案馆馆藏的和接收进馆的档案,只要符合三个不乱,即全宗不乱、年代不乱、保管期限不乱的原则,做到分类科学、有规可循、有目可查,可不重新整理。特别是档案馆馆藏的档案,只要符合三个不乱,不要随便拆卷整理。要清楚,最好的整理方法都有一定的局限性,不可能解决利用查找中的所有问题。利用查找中的问题要通过深化检索来解决。

深化检索,就是档案馆适应现代化管理的需要,建立健全档案检索体系。在新时期,应重点研究现代信息检索技术在档案检索中的应用,实现档案信息检索的可视化、智能化;不再局限于档案目录信息的检索和提供利用,应探索基于档案原文的全文检索和内容检索,逐步建立一套传统档案检索工具与现代档案检索系统有机结合的档案检索体系。 

强化服务,就是档案馆要改进方法,改善态度,积极主动地做好档案的利用服务工作。在做好正常接待利用工作的基础上,依法做好开放档案的工作,加紧开放依法可以随时向社会开放的经济、科技、文化等类档案,向社会公布开放档案的内容和利用方式,开辟开放阅览室,简化利用开放档案的手续。选择影响大、前瞻性强的课题进行档案史料研究,公布档案,编辑出版档案史料,提高编研工作的质量和层次,努力探索利用网络进行档案编研的新路。围绕中心工作、重大活动,举办档案展览、陈列、讲座,制作影视音像制品,举办各类报告会,发挥档案馆爱国主义教育基地的作用。在做好档案信息资源的开发利用的同时,做好已公开现行文件利用工作。

把思想统一到细化收集、简化整理、深化检索、强化服务的认识上来,不但有利于推动档案馆基础业务工作的开展,也有利于档案信息资源建设和开发利用;更有利于构建档案馆、室和业务指导部门三者之间的和谐关系。

(作者单位:河南省档案局业务指导处)

 

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