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对档案目录数据库建设中的几个问题的认识
更新时间:2012-5-25

 

编辑老师:

200810月,鄢陵县档案馆晋升为国家二级综合档案馆,建立了5万余条馆藏档案、资料目录数据库。为了使目录数据库得到安全保管和有效利用,2009年我们准备启动馆藏档案资料目录数字化工作。我们的打算是:首先利用档案管理软件分全宗对案卷级目录和文件级目录进行著录,然后备份到移动硬盘上,最后导出数据刻录成光盘进行保存。不知此法是否可行?在具体操作过程中,对技术问题和外部保存环境有什么具体要求?

翟霣远老师给予解答,甚盼!

鄢陵县档案局  翟向前

对档案目录数据库建设中的几个问题的认识

 

翟霣远

    档案目录数据库是存储在计算机内相互关联的按一定次序排列的档案目录数据的集合,它提供存储和检索档案信息,是利用者利用档案信息的指南。档案馆建立档案目录数据库,是开发利用档案信息资源,是实现计算机网络技术在档案信息管理应用中的基础和关键环节,是实现档案管理现代化的重要途径。2008年国家档案局颁布的《市、县级国家综合档案馆测评细则》对档案馆提出了“建立馆藏全部档案及资料目录数据库;建立照片档案,音、视频档案全文数据库;建立珍贵重要及利用频繁纸质档案全文数据库”的要求。据此,鄢陵县档案馆在争创国家二级档案馆的过程中,建立了5万余条馆藏档案、资料目录数据库。尽管此项工作的开展是初步的,但鄢陵县档案馆毕竟迈出了坚实的一步。同时,还应该肯定2009年他们准备启动的馆藏档案资料目录数字化工作。

关于翟向前提出的使用档案管理软件对馆藏档案进行著录问题,笔者赞同他们分全宗对案卷级目录和文件级目录进行著录的做法,同时建议在开展此项工作中应该重点把握以下两点:一是严格按照国家标准《GB/T3792.5-85档案著录规则》(以下简称《著录规则》)和《GB/T20163-2006中国档案机读目录格式》(以下简称《机读目录格式》)的要求开展档案著录,严把数据标准关。1985 年颁布并于1999 年修订的《著录规则》主要是针对传统手工环境下的纸质档案著录设计的,没有全宗级别的著录项目,适用于案卷或文件级别著录,没能很好体现分级著录的思想,难以适应电子档案著录的新要求。为了弥补《著录规则》的缺陷,我国于2006 年颁布了《机读目录格式》。该标准规定了与国际和国家相关标准互相兼容的档案计算机机读目录格式,适用于档案目录数据库的建立和档案目录数据库的处理与交换。在以往的工作中,档案著录人员习惯使用《著录规则》,而对《机读目录格式》则较生疏。因此,在使用档案管理软件进行著录时,档案著录人员既要熟练掌握《档案著录规则》,又要熟练掌握《机读目录格式》。二是要做好档案著录的管理工作,严把数据质量关。数据是目录数据库建设的基础,是计算机检索系统的基本单位。它的质量对档案自动检索系统以至最终的档案信息网络化起决定性作用。影响数据质量的主要环节是数据前处理、数据录入、数据采集。这就要求我们切实加强档案著录的管理,做到每一环节的工作都有计划、有标准、有检查、有落实,以保证进入数据库档案目录的准确、完整和规范。要按照有关业务技术标准,规范档案的目录内容,包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容。如果有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等,则应进行修改。

关于著录数据的备份和导出保存问题,笔者认为,目前鄢陵县档案馆目录数据的存储容量并不大,其备份和脱机保存都相对容易。使用光盘对其进行备份和保存,是一种较好的选择。对光盘要求是:CD-R,只读光盘,一式三份,每张光盘要有独立包装。需要刻录的文件有三部分,第一部分是档案软件系统的整体备份;第二部分是档案目录的数据导出;第三部分是光盘制作生成文件。需要强调的是,由于著录数据在不断增加,使用一次写入式光盘保存后,就不能再进行更新了,因此在工作中要根据数据类型进行分盘保存。

为加强备份目录数据光盘的管理,笔者建议鄢陵县档案馆制定相应的管理制度,对备份数据定期检查,确保数据的安全、完整和长期可用。数据光盘不得擦洗、划痕、触摸其裸露处以及弯曲、挤压、摔打盘片;保管的环境温度为14℃—24℃,相对湿度为45%60%。防止数据光盘沾染灰尘和污垢,避免阳光直接照射,远离热源、酸碱等有害气体和强磁场。每年要对其进行一次有效性、安全性检查,每45年重新刻录、备份数据。如原数据运行的软、硬件平台发生改变,应及时对数据进行转换,并做好备份。做好数据检测与维护过程的登记,数据转换时应说明数据转换的原因及采取的转换措施、转换数据数量等。

建立档案全文数据库是档案信息化发展的必然趋势。因此,建议档案馆在档案目录数据库建设上,要做好调研和规划,制定可行的、具有前瞻性的工作方案,有条不紊地推进档案信息化建设。否则,辛辛苦苦建立的档案目录数据库,在建立全文数据库时可能会无法利用。

(作者单位:河南省档案局业务指导处)

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