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对电子文件管理中几个问题的认识
更新时间:2012-5-28

对电子文件管理中几个问题的认识

翟霣远

《电子文件归档与管理规范》附件中的表格如何填写?填写的要求是什么?由谁填写?是否必须一一填写?

答:《电子文件归档与管理规范》(以下简称《规范》)对如何填写其附件中的表格有明确的规定,比如《规范》“62 电子文件的登记中对电子文件登记表首页及续页如何填写、由谁填写有具体要求。只要依据《规范》的有关条款,我们就可以正确地填写这些表格。应该注意以下几点:一是每张表格都有特殊的功能和作用,在电子文件归档与管理中是必不可少的,必须一一填写。二是每张表格都是在电子文件归档与管理过程中形成的,要准确把握每张表格填写的工作环节和责任部门。三是要规范对这些表格的管理,比如有的表格应与电子文件一并向档案部门移交,有的表格应与电子文件同时保存,有的表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝件一起保存,有的表格应存入全宗卷等。四是要正确理解有关名词术语,掌握表格中每个栏目的填写方法。

当出现档案室(馆)保存的电子档案与纸质档案内容不一致时,如何认定其真实性?

答:一般情况下,通过归档(移交)时对电子文件(电子档案)进行全面、细致的检查,档案馆(室)保存的电子档案与相应的纸质档案内容应该说是一致的。如果出现不一致的情况,人们会怀疑电子档案的原始性、真实性。其主要原因是纸质文件一旦形成,原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变化,人们可从这些信息上确认文件的原始性;而电子文件本身存在着技术手段难以克服的缺陷,电子文件由于没有固定的载体,并且尚未找到杜绝被伪造、删改和抵御病毒侵袭的最终解决方案,人们对其原始性、真实性认定的难度较大。因此,一些档案馆(室)根据纸质档案的内容来认定电子档案的真实性,是有一定道理的。但这种认定电子文件内容真实性的方法还不全面。

目前,国内外对电子文件内容真实性认定的方法大体有三种:一是系统自动鉴别法,它是根据电子文件保存系统内置的判断电子文件真实程度的基准和具体标准体系,自动采集并分析支持真实性判断的证据,对电子文件进行评估。二是人工检查法,它主要通过验证证明电子文件真实性的要素,检查各要素是否齐全;或者通过比较电子文件的不同版本、比较收发文件的登记入口,具体分析文件的内容,检查系统的审计痕迹;或者对与文件形成、保管与利用的有关人员进行调查等方法,来判断电子文件的真实性。三是人机结合鉴别法,它就是综合系统自动鉴别和人工检查的结果,进行全面分析,认定电子文件的真实性。笔者认为人机结合鉴别法比较科学,因为单纯的系统自动鉴别可能较难发现内容上差异,而仅有人工检查又可能出现较大的误差。因此建议档案馆(室)在电子文件管理中,一要严格挑选系统软件,二要建立健全各项管理制度,为电子文件真实性的认定提供支持。

如果由档案馆(室)对归档电子文件设置只读属性,文件的原始性是否还可以得到认可?

答:对于电子文件原始性的界定,应以文件所含信息的真实、准确,即内容的原始性为唯一标准,而不管文件载体、字迹、格式等外在表现形式是否发生变化。只要它的内容确实是由原作者撰写或制作,此后从未修改过,就应该承认它的原始性,尽管它没有固定的载体,没有实在的物理形态,甚至因转换而失去了原来的格式。档案馆(室)对归档电子文件设置只读属性,只是对电子文件进行安全保护,并未对电子文件的内容进行修改,因此,电子文件的原始性可以认可。

当对归档电子文件与纸质档案形成时间不一致时,其时间如何认定?文件的原始性是否还可以得到认可?

答:规范地说,一般文件会有两个时间,一个是文件的成文时间,一个是印发时间。成文时期是文件主体部分的必备项目,是文件内容的重要组成部分,如果归档电子文件与纸质文件成文时间不一致,其实质是电子档案与纸质档案内容不一致,认定方法已在问题2中给予解答。另外,从文书工作理论和实践来看,定稿是缮印正本的依据,任何载体形式的文件或档案只有与定稿相一致,其原始性才可以认可。可见,不管纸质还是电子文件都是根据定稿制作而成,其成文时间的认定应以定稿为准。印发时间是文件由定稿最后缮印成正本的时间,属于文件的形式特征之一。从理论上讲,电子文件与纸质文件的印发时间可能会有所不同。这是因为电子文件不需要缮印可直接发出,其印发时间就可能是文件发出时间,而纸质文件的印发时间却一定是印制时间。因此如果纸质和电子文件印发时间不一致,这是很正常的现象。只要电子文件(电子档案)内容与纸质文件(纸质档案)保持一致,其文件的原始性可以认可。

(作者单位:河南省档案局业务指导处

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