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对电子文件中心与馆藏档案数字化几个问题的认识
更新时间:2012-5-28

 

对电子文件中心与馆藏档案数字化几个问题的认识

编辑老师:

   档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心,其主要内容一是馆藏档案的数字化,二是现有电子文件的归档和收集。前者是指通过多媒体技术、数据库技术、数据压缩技术、网络技术等手段,将现存各种载体档案进行数字化处理,并整合到相应的档案信息数据库中。后者指的就是在各项公务活动中形成的有查考和利用价值的电子文件,要按照有关要求及时归档,而且要做到齐全完整,真实有效。目前,一些地方档案馆(局)正在筹建本区域的电子文件中心,一些地方档案馆(局)已开展了馆藏档案的数字化。笔者有一些问题想请教:一是就馆藏档案的数字化与电子文件中心两项工作相比,哪一个更紧迫?二是电子文件中心建设中,有哪些问题应引起注意?三是面对数量巨大、良莠不齐的馆藏档案,应优先挑选哪部分档案进行数字化。

                                        郑州航院信息科学系  郝伟斌

 

对电子文件中心与馆藏档案数字化几个问题的认识

 

翟霣远


    正如郝伟斌所讲,档案信息化中的资源建设主要包括馆藏档案数字化和现有电子文件的归档与收集。馆藏档案数字化是解决存量档案信息资源建设问题,而现有电子文件的归档与收集是解决增量档案信息资源建设问题。相对而言,存量档案是静态的,而增量档案则是动态的。作为增量档案前身之一的电子文件每天都在产生,如果不及时归档与收集,以后会产生很多问题,甚至造成国家档案资源的流失。从这个意义上讲,作为增量档案重要来源的电子文件的归档与收集要优先于馆藏档案数字化。对电子文件的归档与收集,档案馆要尽早抓,早抓早主动。电子文件中心是电子文件归档、管理工作在体制、机制上的一个创新。在档案馆(局)建立电子文件中心,能够从根本上解决后续进馆档案数字化问题,并借此把电子文件完整地整合到档案部门,使档案部门在未来信息社会中处于更加有利地位。这对档案事业的发展是关键性的,属于抢占未来的制高点。可以这么讲,电子文件中心将在电子政务环境中扮演着对历史负责,为现实服务,替未来着想的角色,站在了历史、现实、未来三者之间的结合点上。因此,在档案信息化工作中,电子文件中心的建设应该急于馆藏档案的数字化。

    目前,我省一些档案馆(局)正在筹建电子文件中心。综观省外一些档案馆在电子文件中心建设上的成败得失,结合我省的实际,笔者认为在电子文件中心建设中以下问题应引起档案同行注意:一是电子文件中心建设应依托当地电子政务信息平台,这一方面可以节省建设成本,提高建设效率;另一方面可以充分发挥电子文件中心在电子政务中的作用。二是档案馆(局)在组织实施本地区电子文件中心建设过程中,要主动加强与信息化主管部门的沟通,力争就电子文件中心与电子政务数字政府建设和政务公开工作的衔接、配套等问题达成共识,将电子文件中心建设纳入政府信息化建设的总体布局,进而取得对电子文件中心建设的政策支持、资金支持、人才支持,促进电子文件中心建设与本地区信息化建设的同步发展。三是应将电子文件中心纳入当地档案信息化建设整体规划,实现电子文件中心与其他档案信息化建设的基础工作协同发展,正确处理数字档案馆与电子文件中心建设的关系,从而全面推动档案信息化建设。四是建立科学、严密的电子文件安全管理机制,既要重视网络安全隐患的预防,又要考虑脱机载体的物理安全;既要在信息技术上进行安全防范,又要在管理上制定严密的规章制度。五是充分发挥电子文件中心作用,积极开发政务信息资源,使之成为当地的政务信息资源中心。六是积极探索基于电子文件中心的电子文件的归档及进馆问题。电子文件中心并不是电子文件的最终归宿,档案馆要依据有关法律法规、标准规范,妥善解决电子文件到档案的转化问题。

    强调电子文件中心建设急于馆藏档案的数字化,并不否定馆藏档案数字化的重要性。我省电子政务建设主管部门已将档案的数字化抢修、保存及管理列入全省电子政务建设规划。馆藏档案的数字化主要解决存量档案信息化的问题,同样是档案信息化的重要组成部分。各级档案馆藏有大量的档案,目前还不可能实现所有档案的数字化。笔者认为,从资源选择的内容层面看,应先将馆藏档案的检索工具进行数字化,然后对档案资源进行数字化。在对档案内容进行需求分析和价值鉴定的基础上,笔者建议按以下原则对档案资源进行全文数字化:一是抢救优先。对破损严重、濒临危险状态的档案,在同等条件下优先进行全文数字化。二是利用优先。对一些利用较多的涉及人民群众切身利益的档案优先进行全文数字化。三是特殊载体档案优先。对传统的照片、录音、录像、磁带等载体形态的档案优先进行全文数字化。四是特色档案优先。对有特色的档案资源优先进行全文数字化。五是分批分期实现全文数字化的原则。

    馆藏档案数字化是一个技术性很强的工作。它不仅要求相关人员严格按照有关业务技术标准开展工作,而且还要求档案馆加强对此项工作的管理。

(作者单位:河南省档案局业务指导处)

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