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对发文汇集几个问题的认识
更新时间:2012-5-28

 

 

尊敬的编辑同志:您好!

发文汇集即本单位制发的文件,按发文字号的先后次序排列、装订成册的文件汇编。发文汇集在基层单位日常工作中应用的相当频繁,它既有效地保护了档案,又集中反映了本单位的各项职能工作,可以称它为档案伴侣。但在整理发文汇集时经常遇到以下一些发文形式,不知是否进入发文汇集?

本单位与若干个单位联合发文,而发文字号是其他单位的文件。

2  本单位草拟签发的反映主要职能工作的,且需要以上级党委和政府红头文件形式下发的文件。

3  本单位针对其他单位请示的批复,其他单位的请示文件。

4  本单位没有以红头文件形式制发的文件,即黑头文件, 如专题会议或简报类文件等。

那么,就出现了一个有异议的问题,在同一全宗内,发文汇集的整理范围宜宽(除本单位红头文件,还包括以上几种情况)还是宜窄(只整理红头文件)?

望翟霣远老师赐教,甚盼!

                                    南阳市卧龙区档案局业务科   

 

对发文汇集几个问题的认识

 

翟霣远


发文汇集,是发文机关(或单位)将其每一年或一年度的发文,全部集中在一起,按发文顺序号排列起来,汇集成册(卷)的文件汇编。它是一个机关(或单位)所有自制文件的组合总汇,反映、揭示机关(或单位)的职能活动。发文汇集的特点是材料集中,时间针对性强。正如王静所说,发文汇集在档案工作中发挥了重要作用。

尽管目前还没有组织编排发文汇集的业务技术标准,但省局印发的有关文件对此有相应的要求。《河南省档案局〈归档文件整理规则〉实施细则》第十三条规定:归档文件实行两套制。一套按《规则》进行文件级整理;一套按不同发文字号进行整理,加封面、归档文件目录、备考表、装订成发文汇集,封面上不标注保管期限。河南省机关档案工作规范化管理认证标准》中规定:本机关对外发文档案整理实行两套制。一套带发文底稿的按文件级进行整理;一套按不同发文字号进行整理,加封面、归档文件目录、备考表,并装订成发文汇集1994年省局印发的《关于实施综合档案馆新订〈等级标准〉中若干问题的通知》对第二套档案文件整理的程序和方法提出了系统的要求:一是先将有发文号的文件依文号顺序排列;二是对无发文号的档案文件,依其产生的时间先后赋予档编×’”;三是遵循发文号在前、档编号续后的顺序,取大体相等份数(100页左右)的档案文件,依此分存若干卷夹里,组成保管单位;四是在每一案卷封面上书写全宗名称、起止发文号或档编号、第二套、年代、件数、室编卷号;五是在卷内每份档案文件上加盖戳记;六是按各年代先后的次序统编跨年度的馆编卷号,最终建立起自成系统、单独排放的保管体系。按照上述要求,笔者对王静提出的问题初步进行分析:

对第一个问题,笔者认为,本单位与若干个单位联合发文,尽管发文字号是其他单位的,但该文件仍是本单位印发的文件,应列入发文汇集的组编范围。

对第二个问题,笔者认为,本单位草拟的反映其主要职能工作的,且需要以上级党委和政府名义下发的文件,是上级党委和政府制发的文件,而不是本单位的文件,不应列入其发文汇集的组编范围。

对第三个问题,笔者认为,本单位针对其他单位请示的批复,是本单位正式印发的文件,应列入发文汇集的组编范围。但由于其他单位的请示文件与该批复联系较为密切,不宜分开,所以档案室(馆)应将请示与批复作为一份文件编入发文汇集。

对第四个问题,笔者认为,本单位制发的无发文号的文件,是该单位发文的有机组成部分,如果汇集中不收这些文件,会使一个单位发文的完整性受到破坏。因此,这些文件应编入发文汇集。但因这类文件的构成比较复杂,而且单位往往会对其进行处理,如一些专题会议形成的领导讲话、工作报告、典型材料,通常在会后以正式文件的形式印发,即使不再正式发文,有的会出专题会议文件材料汇编。又如,情况反映参阅件快件工作通讯等简报类材料,单位会按期汇集成册,一般不与发文汇集装订在一起。鉴于此,笔者建议档案室(馆)在维护单位发文的完整性的前提下,对这类文件的组编范围和标准进行具体的分析。

在组编发文汇集时,发文机关(或单位)对其每一年或一年度的发文,应先将有发文号的文件依文号顺序排列,对无发文号的文件依其产生的时间先后赋予档编×号,遵循发文号在前、档编号续后的顺序,组织保管单位。

发文汇集不宜过简,也不宜过杂。汇集过简,即只片面地收入有发文号的文件,排斥无号文件,影响机关发文的完整性;汇集过杂,只要是机关的发文,一概收编成册,主次不分,杂乱无章,人为造成档案资料不必要的大量重复,导致文件档案两不分。

(作者单位:河南省档案局业务指导处)

 

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