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对工业企业科技电子文件及会计电子文件分类的认识
更新时间:2012-5-30

 

  我最近在为本公司做电子文件的分类,在对科技电子文件(主要包括CAD产品电子图,及围绕产品形成的一系列电子技术文件)及会计电子文件进行一二类目(或三级类目)设置时,不知应该以何种分类方法或说分类依据更为科学合理?为此劳驾论坛中的业务及理论高手指点。鄙人不甚感激!
                                               
《档案界》会员  清风

       
对工业企业科技电子文件及会计电子文件分类的认识

                                            
翟霣远

  科技电子文件及会计电子文件均属于电子文件。对电子文件分类整理,国家档案局颁布的《电子公文归档管理暂行办法》(以下简称《暂行办法》)已作出明确的规定。《暂行办法》第17条规定:归档的电子公文,应按本单位档案分类方案进行分类、整理,并拷贝至耐久性好的载体上,一式3套,一套封存保管,一套异地保管,一套提供利用。据此,我们可以看出,电子文件应按照本单位档案分类方案进行分类整理。
  本单位档案分类方案取决于本单位的性质和职能。尽管清风会员没有说明其所在本单位的具体性质,但从其提供的背景信息上看,笔者初步判断其所在本单位是一家工业企业。因此,其所在本单位制定的档案分类方案,可参照国家档案局颁布的《工业企业档案分类试行规则》(以下简称《试行规则》)的规定。
  《试行规则》第4条规定:工业企业档案分类设置十个一级类目,即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业,有些档案难以归入上述十大类目时,可根据实际需要增设一级类目。可见,清风会员提到的科技电子文件(主要包括CAD产品电子图,及围绕产品形成的一系列电子技术文件)及会计电子文件不是工业企业档案分类的一级类目。
  按照《试行规则》第9声像、照片或其他非纸质载体形式的档案,其形成、反映的内容和作用与纸质裁体档案有着不可分割的联系,一般不单独设置类目,可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。考虑其载体形式和保管要求不同,应分库保管,其他则不作统一规定的规定,笔者建议该企业对清风会员提到的上述科技电子文件(主要包括CAD产品电子图,及围绕产品形成的一系列电子技术文件)及会计电子文件进行甄别挑选,视其内容特征同纸质档案对应分类编号。一是经鉴别,对上述科技电子文件(主要包括CAD产品电子图,及围绕产品形成的一系列电子技术文件)能归入产品类的,可视内容特征,将它们与相应的纸质文件一起归入产品类一级类目,然后再与相应的纸质文件一起归入产品类二级及二级以下类目中。产品类的二级及二级以下类目,一般先按产品的种类或系列分类,种类、系列以下再按型号设置。产品类档案的编号方法为:一级类目+二级类目+三级类目(或项目序号)+案卷顺序号。对经鉴别不宜归入产品类的科技电子文件,可视内容特征,将其与相应的纸质文件一起归入其他类的类目中。需要强调的是,从清风会员提供的背景信息上看,上述科技电子文件似应归入产品类的类目,但切忌不加鉴别一概归入产品类,而要逐件甄别分析归入的相应类目。二是经鉴别,对应归入会计类的电子文件,将其与相应的纸质会计文件一起归入会计档案类一级﹑二级及以下类目。会计类的二级类目按文件名称设置,即凭证、帐簿、报表、其他。三级类目可根据企业实际情况自行设置,如凭证类目下再设现金凭证、银行凭证、转帐凭证等;帐簿类下再设总帐类、现金日记帐类、银行日记帐类、专项存款日记帐类;报表类下再设财务年报类、月报类、其他类下再设奖励审批表类、工资表类、年终奖金表类等。会计电子文件应与相应的纸质会计文件一起统一编号,会计类档案的编号方法为:一级类目+二级类目+三级类目+年度+案卷顺序号。三级类目可根据企业实际情况自行设置,案卷顺序号按凭证、帐薄、报表、其他顺序编年度流水号。
  从本质上讲,电子文件和纸质文件分类的目的、思想和方法是一致的。采取任何分类方案都是为了便于档案的保管和利用,都必须遵循档案的形成规律。电子文件分类同样包括实体分类和信息分类两种模式,其信息分类与纸质档案没有区别;其实体分类主要是对脱机保存的磁带、磁盘、光盘等载体进行编号、整理,这就涉及与相应纸质档案的对应问题。需要提醒的是,尽管科技电子文件及会计电子文件可视其内容特征同纸质档案对应分类编号,但由于其载体形式特殊和保管要求不同,应与纸质档案分库保管。

 

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