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馆藏资料和档案是否可以相互转化
更新时间:2012-5-30

 编辑老师:

200310月,鹤壁市档案馆开展了三年一次的馆藏档案资料的普查工作。在这次普查中我们发现:在《鹤壁日报》社全宗档案中,缺少1958年—1961年的专业档案;而在馆藏中共鹤壁市委办公室的资料中却有1958年—1961年的《鹤壁日报》合订本。后经多方调查,最后确认这是鹤壁目前仅存的一套较为完整的早期《鹤壁日报》。于是我们就将这部分资料转化为馆藏《鹤壁日报》社全宗的专业档案。

20065月,鹤壁市一个城区的水利部门来我馆要求查阅关于鹤壁市上世纪50年代至70年代建大中型水库时的移民情况,并强调这涉及到落实国家对移民的补偿政策,查不到这方面的档案将有可能引起移民不满,造成上访。为此,我们精心查找了一个多月,在馆藏永久、长期、短期档案中以及馆藏资料中均没有查到有用的东西。最后却意外地在准备销毁的短期档案(未批复的请示文件)中查到了当时的一些移民情况。由此我们认识到,应销毁的档案随着时间的推移,部分还有利用的价值。于是,我们就将这部分准备销毁的档案转化为馆藏资料进行保管和管理。

以上做法是否妥当,一时又理不出比较清晰的头绪,望翟霣远老师赐教。

鹤壁市档案局   田维斌

馆藏资料和档案是否可以相互转化

翟霣远

在一定条件下,档案可以转化为资料,资料也可以转化为档案。尽管教科书是这么讲,但在工作中付诸实践的却不多。田维斌和同行结合实际对此做了大量的工作,进行了有益的尝试。他提出的问题实际上包括两个方面:一是馆藏鹤壁市委办公室的《鹤壁日报》能否转化为报社全宗的专业档案;二是准备销毁的档案能否转化为馆藏资料进行保管和管理。

对第一个问题,笔者认为鹤壁市档案馆可依据中央宣传部、国家档案局和我省的相关规定处理。中央宣传部和国家档案局颁布的《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》第十二条规定,立档单位的归档范围包括“本单位编辑出版的报纸和各种有关宣传报道业务的出版物”。《河南省档案管理条例第十七条规定:“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当将本单位编印出版的报刊、文集以及志书、年鉴、大事记、组织史、政策法规汇编等按期归档,并送同级国家档案馆。”按照上述规定,鹤壁日报社应将《鹤壁日报》按期归档,将其作为档案的一部分进行保存,并按规定移交鹤壁市档案馆。但对鹤壁市委办公室来说,《鹤壁日报》却是资料。因此,笔者基本赞同鹤壁市档案馆在鹤壁日报社全宗缺少1958年—1961年的《鹤壁日报》的情况下,为保持该全宗档案的齐全完整,将馆藏鹤壁市委办公室资料中相应时期的《鹤壁日报》转化为鹤壁日报社全宗专业档案的做法。

对第二个问题,笔者认为应区别情况做具体的分析。之所以出现准备销毁的档案还有利用价值的情况,是由于我们的认识没有反映事物的客观现实,在判断档案价值上出现了偏差。这就要求我们重新审视、判断这些档案的价值。在审视、判断的过程中除了坚持国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等档案规范标准外,还要坚持正确的指导思想。笔者建议鹤壁市档案馆在对这些准备销毁的档案的价值进行重新认识、判断的基础上,应针对鉴别、判断的不同情况分别做出处理:一是对具有长久保存价值的,应继续将其作为档案进行保存,并调整其保管期限;二是对不具有长久保存价值但又不宜销毁的,可以将其转到资料库房保存,参照资料进行管理;三是对没有保存价值又可以销毁的,经履行相应手续后予以销毁。

需要提醒田维斌和同行的是,无论是资料转化为档案,还是档案参照资料进行管理,鹤壁市档案馆都要严格转化(或参照)的程序,在检索工具中体现它们相互转化的内容,并及时做好档案、资料的登记统计工作。

(作者单位:河南省档案局业务指导处)

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