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如何对移交进馆实施《规则》前后两个阶段整理的党委政府档案编制档号
更新时间:2012-6-4

按省局规定,自1988年党委、政府及两办分设全宗,其档案实行文件级装订,但仍以为单位组卷。《归档文件整理规则》实施后,各立档单位自2001年开始以为单位归档,卷不再是一个统计单位。而馆藏档案按省局《业务规范》,各全宗实行大流水编号。南阳各馆档案已接收到2000年,现在各馆又陆续接收了撤并机构2001年以后的档案,个别馆还接收了党委、政府2001年以后的档案。带来的问题是:党委、政府1988—2000年的档案进馆后,因其以为统计单位,仍可接续编大流水号,而2001年后的档案因其以为统计单位,无法接续编号,该如何处理,请予答复。(张怀珍)
                                             
如何对移交进馆实施《规则》前后两个阶段
                                                       
整理的党委政府档案编制档号
                                                                   翟霣远
南阳市档案局张怀珍同志根据工作实际,提出了对移交进馆、在实施《归档文件整理规则》(简称《规则》)前后两个阶段整理的党委、政府永久和长期保存档案如何编制档号及如何衔接等问题。这一问题也是我省档案工作亟待解决的突出问题。
1988
1月省档案局印发的《河南省各级综合档案馆业务管理规范》(简称《规范》)规定,县级以上各级党委、政府及其两办分设全宗,其永久和长期保存的档案采取文件级装订。这一规定既有利于党委、政府两个全宗档案的保管利用,又适应了档案管理现代化的需要。正如有关专家评论的那样,认识随着实践不断发展变化,人们越来越清楚地认识到党政全宗是各级综合档案馆馆藏重点,机密性强,利用率高,按文件级装订比案卷级装订提供利用既方便又保密,也有利于档案的复印和缩微。这一规定的出台,既是对非案卷级装订管理莫取的传统观念的挑战,又是对档案整理方法的创新。但这种创新主要是在文件的装订整理上,党委、政府永久和长期保存的档案文件级装订整理后,仍以卷为单位组卷。《规范》第十四条对档号填写作了详细规定,按件装订的档案,在每一件的首页上方填写全宗号、门类号、案卷号、件号。可见,《规范》实行的文件级装订整理,没有突破传统的案卷、文件两级管理模式,没有取消案卷这一层次。这与《规则》实施后推行的文件级整理在指导思想、管理模式、编号以及要求上是有所不同的。
因此,档案馆对实施《规则》前后两个阶段整理的党委、政府永久和长期档案不能接续编号。为了做好前后两个阶段的衔接,建议作以下处理:一是档案馆对党委、政府移交的以卷为单位(文件级装订)整理的案卷,仍按《规范》的编号方法进行编号,直到以卷为单位(文件级装订)整理的案卷接收完毕,停止原编号方法,实施封号。二是档案馆对实施《规则》后党委、政府移交的以为单位整理的档案,实行新的编号方法,其档号结构为:全宗号+门类号+件号+页数。进馆档案的件号在一个全宗同一保管期限内拉通重编,从1开始按年度先后实行大流水编号。
上述处理方法既从我省实际出发,又作到了贯彻《归则》和《规范》的统一,能够妥善处理党委、政府永久和长期保存档案移交进馆时档号的编制及衔接等问题。各单位档案移交进馆时档号的编制及衔接也可参考上述处理方法。
            
(作者单位:河南省档案局业务指导处)

 

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