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如何选购档案管理软件
更新时间:2012-6-4

尊敬的编辑老师:

我是某大型国企档案馆的一名档案员,主要负责我馆的信息化建设工作。随着单位整体信息化水平的提高,档案信息化建设也被提上了议事日程。最近领导提出要购置一套档案管理软件,于是我们与几个软件公司进行了联系。这些软件公司都是王婆卖瓜、自卖自夸,我们根本没法判断哪一个好,究竟应该怎样选购软件,我们一点底都没有。希望编辑老师能给我们提一些好的建议。谢谢!

                                                                                     兰台蜂

如何选购档案管理软件

翟霣远

随着科学技术的飞速发展,档案信息化技术日益成熟,名目繁多的档案管理软件被相继推出。这为档案部门在档案管理软件选择上提供了较大的空间,同时也容易造成档案部门在选择中的犹豫不定。上文中提到的“究竟应该怎样选购软件,我们一点底都没有”就说明了这一点。因兰台蜂仅提到他所在的档案馆要购置一套档案管理软件,但没有说明具体的情况,笔者只能就如何选购档案管理软件提供一些思路。

1  做好需求分析。在选择档案管理软件前必须先弄清楚本单位实际情况和自己工作需要。如是否需要档案管理软件?为什么需要?现有的软、硬件条件能否支持档案管理软件的正常运行?通过档案管理软件的使用想达到什么样的效果等。不清楚这些,其选择将是盲目和无效的。单位性质、经济状况、档案数量、馆藏结构的差异,影响其对档案管理软件的需求。如有的档案部门拟同时建设电子文件中心和数字档案馆,那么其对档案管理软件功能的要求就比较全面;有的只是想实现馆藏档案目录的数字化检索,其要求就比较简单。再如,有的档案部门原来已在单机版软件中输入了数万条的目录数据,现在要更新软件,那就必须考虑这些数据的迁移等问题。没有绝对通用的档案管理软件,必须明白自己的需要并清楚地向软件商表达,才能选购到满意的软件。

2  档案管理软件要与硬件环境配置相兼容。档案管理软件的使用必须依赖于相应的硬件环境,不同的软件对硬件配置的要求不同。购置软件时应当先摸清现有硬件配置情况然后再选择软件,所选软件的运行要求不能高于硬件配置,否则所购置的软件可能无法运行。硬件环境不仅仅只是计算机,还包括服务器、防火墙、数据库等。如为了确保档案数据的安全,网络版档案管理软件在数据安全方面必须实现两个服务器的物理隔离,这就要求配置相关的安全设备。

3  档案管理管理软件的性能要符合要求。档案管理软件的核心是在档案业务而不是技术,采用新的技术固然好,但开发技术本身绝对不能代表软件的核心价值。选购档案管理软件,首先应分析该软件是否符合国家档案局颁布的《档案管理软件功能要求暂行规定》、《电子文件归档管理办法》、《归档文件整理规则》及《档案著录规则》等法规、标准,尤其是涉及到电子文件归档、移交、网络资源共享、目录中心建设的地区、部门和单位,必须使用符合标准规范的档案管理软件。第二,要分析其功能是否齐全,是否具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能,能否涵盖本单位的所有业务,能否实现本单位信息化建设的各项目标等。第三,该软件必须性能稳定、操作简单,既要确保数据安全,又要体现人性化设计,便于操作。第四,该软件的设计应遵循“规范、先进、实用”的原则,适应网络时代的需要,保持技术先进。第五,一般要选购经有关部门检测,性能稳定可*的软件。

4  选择可*的软件开发、服务商。在选择软件的同时,应了解软件开发、服务商的信誉情况。因为软件不同于一般的商品,购买单位对其使用必须有一个了解掌握的过程,且每个使用单位都有自己的特殊性,需对软件功能进行相应的调整,才能使其更好地发挥作用。因此,软件开发、服务商服务质量的好坏,将影响档案管理软件功能的实现。软件开发、服务商的服务主要包括售前服务、 售中服务、售后服务。从实际情况来看,各软件公司的服务质量差异很大。有的公司服务工作做得较好,能及时解决使用中出现的一些问题;但有的公司售后服务不尽人意,一旦购买了软件,对用户在使用中出现的问题或提出的合理要求,不仅不能及时给以解决和满足,还以种种理由推脱,造成使用单位难以正常使用该软件的情况。因此,建议该档案馆在购置档案管理软件之前,要对软件开发、服务商进行考察,了解其以往的信誉,看其是否有较强技术实力,能否提供良好的售后维护、具备各种老软件数据转换服务和软件完善升级的后继力量,等等。通过比较,选择可*的软件开发、服务商。

5  性价比要合理。在质量和服务都有保障的情况下,我们应该追求低价格。但在此我们还应强调,如果买来没用,再便宜也是浪费。

    最后,笔者提醒兰台蜂和同行,在决定购买某一档案管理软件后,一定要抓紧时间进行测试。一般软件购入后,软件开发、服务商给客户有3—6个月的试用期限。在此期间,档案管理人员应尽快熟悉和掌握该软件的使用方法,对软件的各种功能进行试用,录入本单位一定量的已归档和未归档的档案信息,并进行实际操作,发现存在的问题,提出本单位在使用该软件中的一些特殊要求,让软件开发、服务商予以及时解决。

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