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如何整理立档单位变动中的归档文件材料
更新时间:2012-6-4

 

在今年归档文件整理工件中,我们遇到了一个亟待解决的问题:如何科学整理同一全宗、异地办公单位的归档文件材料?

背景交待如下:

1  南阳市七中(地址在市区卧龙路)、市八中(地址在潦河镇,距市区40里),同属卧龙区教委管辖。2006年,由于体制改革,市七中撤销后合并为南阳市八中,内设高一年级九个班,教师30余名,高二、高三年级在潦河八中。今年4月份,原市七中档案员收集了2006年市七中形成的归档文件材料,其中大部分是有保存价值的组织关系调动介绍信、毕业生报到通知单以及人事统计报表。

2  作为业务指导单位,我们认为同一全宗的文件材料应当统一归档、统一编号和编目。兼于以上具体情况,办公地点的分散性,为了方便利用,双方一致同意各自保管自己的档案。由于意见上的分歧,以至于双方的档案至今未进行整理。那么,在同一全宗内,如何科学地整理异地办公单位的档案材料?

望翟霣远老师赐教,甚盼!                                       

南阳市卧龙区档案局  王静

如何整理立档单位变动中的归档文件材料

                                                                翟霣远

南阳市卧龙区档案局王静结合当地学校合并的实际,提出了如何科学整理同一全宗、异地办公单位的归档文件材料的问题。这实质上是如何整理立档单位变动中归档文件材料的问题。

一般来说,由几个立档单位合并组成新的立档单位,合并前各立档单位的档案分别构成独立全宗,合并后组建的立档单位形成的档案构成一个新的全宗。但若以其中的一个立档单位为中心,那么中心立档单位合并前的档案与合并后组建的立档单位的档案则应属同一全宗,被合并的其他立档单位合并前的档案分别构成独立全宗。王静的来信看,笔者认为南阳市七中并入市八中的合并形式是以一个单位为主、其他单位并入该校的那种合并形式。按照有关规定,应明确合并前原南阳市七中形成的档案单列全宗,并由原七中负责对其档案进行收集、整理、保管和清理,任何人不得私自带走、留存、转移和销毁档案;新组建的八中形成的档案继续使用南阳市八中全宗。这样就理顺了并校前后的档案全宗归属关系,也明确了相应的管理责任,使并校后的档案工作分工清楚,协调有序,避免在并校过程中出现档案无人管理而损坏和丢失,以保证档案的齐全完整。

按照教育部“对因学校分立或合并,其档案应本着集中保管、方便利用的原则,经协议有一校或合并后的学校档案部门统一保存”的规定,我们应坚持对原两校的档案集中统一管理。这是并校后管理档案的最佳选择,也是今后努力的方向。但从目前的实际情况看,两校区距离较远,如果简单地把档案集中起来,会给平时的利用带来诸多不便;而且由于并校之初,受各种条件的制约,集中保管档案确实会存在一定困难。鉴于此,笔者建议应结合实际贯彻集中统一管理的原则,即在统一档案管理制度的基础上,在保存档案的地点上可做一些灵活处理:原七中校区设立档案分室,把它作为校档案室的分支机构,将原七中的档案和并校后原七中校区的档案暂存在原七中校区档案分室,分室每年向校档案室报送档案目录,在条件具备时向校档案室移交档案。

由于合并前的两校有一些差异,档案管理的方法和标准会有所不同,合并后若不尽快地从档案管理制度上进行统一,势必会造成管理上的混乱。因此,制定制度、统一标准是并校后学校档案管理的重要任务。王静提出的“作为业务指导单位,我们认为同一全宗的文件材料应当统一归档、统一编号和编目”的工作思路是值得肯定的。同时,建议南阳市卧龙区档案局依据《档案法》、《河南省档案管理条例》《机关档案工作业务建设规范》等法律法规和业务技术标准,督促学校修订和完善档案工作规章制度,实行统一的档案管理制度,规范档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等各个业务环节,使整个学校档案工作有章可循,确保档案管理走上标准化、规范化的轨道。

笔者还提醒有关方面,凡因立档单位变动而引发的档案归属、管理争议等问题,应当由当地档案行政管理部门协调裁决,不能因各个单位之间有意见分歧而影响档案工作的正常开展。

(作者单位:河南省档案局业务指导处)

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