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业务问答
更新时间:2012-6-4

 

 

业务问答

 

翟霣远

 

对归档电子文件档案室(馆)是否需要一件一件地与纸质原件对照检查是否完全一致?由谁来检查?如果出现不一致如何处理?

答:由于电子文件在法律凭证性、管理制度、管理方法等方面的特殊性,目前我国规定具有永久和长期保存价值的电子文件在归档时,应同时保存电子文件的纸质文件,即双套归档制。同时还要求,归档电子文件应与相应的纸质文件在内容、相关说明及描述上保持一致。

对于归档电子文件档案室(馆)是否需要一件一件地与纸质原件对照检查确定一致性的问题,各省的规定不一,不同的教科书以及理论文章有不同的观点。有的主张,档案室(馆)应一件一件地对照检查归档电子文件与纸质原件的一致性;有的主张,档案室(馆)应对归档电子文件与纸质原件的一致性进行抽查。我认为,在理论上应该通过技术手段和管理制度来保证电子文件和纸质文件的一致性,档案室(馆)应对电子文件与纸质原件的一致性进行抽查。但是,鉴于我省目前电子文件和电子档案的规范管理还处于摸索阶段,各项管理制度还有待健全,对归档电子文件与纸质原件一致性的检查应该坚持谨慎和从严的原则。在实际工作中,可分两种情况处理:一是对于应向档案室归档的电子文件,档案室(有时由档案室和文件形成部门共同参与)应一件一件地对照检查归档电子文件与纸质原件的一致性。检验不合格的,应退回形成部门,重新制作。当然,档案室对电子文件的检查不止这些,还包括《电子文件归档与管理规范》规定的其他内容。二是对于文件形成单位向档案馆移交的电子文件(电子档案),档案馆可抽查电子文件(档案)与纸质原件的一致性,即应对每套载体及其技术环境进行检验,合格率应达到100%;与纸质原件同时保存的电子档案可以采取抽样检验的方法(建议样本数不少于总数的20%),合格率应达到100%。检验不合格的,应退回形成单位,重新制作。

2  对归档电子文件中没有设置只读属性的文件是否可以由档案馆(室)来设置只读属性?

答:可以。但按照归档(移交)前电子文件内容的原始性由归档人(移交人)负责,归档后的原始性由档案室(馆)负责的原则,应注意两点:一是在设置只读属性以前,档案馆(室)应对电子文件进行真实性、有效性和完整性测试,并作相应的记录。二是将设置只读属性的情况进行记录。

数字化的档案如何编制归档号?应当遵循什么样的原则?

答:数字化的档案归档号的编制,目前还没有统一标准。但根据有关业务建设规范的精神,建议采用以下结构编制归档号:立档单位号(全宗号)+保管期限代号+载体类别号+年度代号+载体顺序号+文件名。

数字化的档案归档号的编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性等原则。

数字化档案的机读目录如何编制?应当遵循什么样的原则?

答:数字化档案机读目录的编制,可采用以下三种方法:一是由档案馆(室)对数字化档案进行人工著录,输入计算机系统,生成机读目录;二是档案馆(室)开发一套与本馆(室)机读目录数据库配套的界面简单的编目软件,发放给各移交或归档单位,供其制作机读目录,在移交数字化档案时将目录一并移交,档案馆(室)将其统一汇入目录数据库;三是计算机系统通过阅读数字化的档案文本信息(包括题名、文摘等),自动产生出揭示档案内容特征的主题词,进行自动标引,生成机读目录。

数字化档案机读目录的编制,应遵循科学性、实用性原则,严格按照《档案著录规则》的要求,规范著录条目的内容,做到著录条目内容清晰、简洁,提高检索效率。

数字化档案的机读目录数据库标准是什么?

答:数字化档案机读目录数据库的建立,主要包括两个方面的设计:其一,确定档案著录条目信息的数据格式;其二,选择数据库管理系统。涉及的标准主要有:一是计算机处理使用字符、代码标准,如《文献书目信息处理交换用数字字符编码字符集》(GB65-86)、《文献类型与文献载体代码》(GB3469-83 )、《中华人民共和国行政区划代码》(GB2260-86)等;二是数据的著录、标引标准,如《档案著录规则》(GB3792.5-85)、《中国档案分类表》等;三是语言标准,如《XML SGML》(ISO8879-1986)、《数据库语言SQL》(GB129-91)等;四是数据库管理系统标准,如《计算机软件开发规范》(GB8566-88)、《计算机软件产品开发文件编制指南》(GB8567-88)等。

目前,部分省市已制定或正在制定相关标准,如浙江省档案局制定了《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》,青岛市档案局正在研究制定《青岛市文书档案目录数据库交流标准》,深圳市档案局正在承担《基于XML格式电子公文归档管理规范》国家标准的研制等。

如何对企业CADCAM等电子文件进行指导?

答:一是督促企业对CADCAM等电子文件实行三纳入四同步管理。二是督促企业加强业务基础工作,制订CADCAM等电子文件形成、积累、整理鉴定、归档、利用、统计、保护等内容的管理办法,使工作有章可循,并在实践中不断补充完善。三是引导企业执行《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要(GB/T17678-1999)等标准和规范。四是按照抓两头,促中间的思路,发现和培育一批CADCAM等电子文件管理比较好的企业,推广其经验;对此项工作相对滞后的企业进行定期或不定期检查,督促其尽快提高水平,促进全省企业此项工作的协调发展。                                               

                                                                                                                                           (作者单位:河南省档案局业务指导处)

 

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