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对电子文档数据标准的思考
作者:王萌  更新时间:2011-4-20
对电子文档数据标准的思考 

                                 许昌市档案局 王萌

     内容提要:随着信息化的普及,大量的电子文件也随之产生,各式各样的电子文件因为种种因素使其难以形成统一的标准和格式。这为电子文件的归档和利用设置的很多的麻烦,另一方面,电子文档又不同于传统的档案。从电子文件的形成、处理、归档、保管和利用各个方面和传统档案相比较又用了更严格的要求。所以规范电子文档数据标准成为了当务之急。

    电子文档是人们在使用计算机的过程中产生的,或将既有的以纸张、图片、图像、声音等形式存在的各种资料进行数字化处理(如扫描、数码摄入等)而产生的具有合理内容和价值的信息,如办公类电子文件、资料扫描件、 E-MAIL、WEB页面、CAD/CAM文件、MP3文件等等再经过一定的归档程序和整理而形成的。

    电子文档与传统意义上的档案既有联系又有区别。其主要的联系是,电子文档中的一部分内容是由传统意义上的档案经过数字化转化而来的。其主要的区别在于:第一,电子文档是以全数字化形式存在的信息,而传统意义上档案则基本上以传统物理形式存在;第二,电子文档不仅包含档案类文件,而且包括大量非档案类文件,如临时文件、工作文件等等;第三,由于电子文档是以全数字化形式存在,人们自然可以对其在计算机、局域网及广域网上进行存储、共享、传递与利用;传统意义上的档案则因其基本上以物理形式存在而无法在计算机和网络上进行存储、共享、传递与利用。

    上面也提到了电子文档不仅包括了内容信息还应该包括一些保护、描述、控制等相关信息。这些相关信息主要是对电子文件自身最基本特征的描述,因而能用于认证和确保电子文档的真实性及凭证价值,同时为电子文档的发现提供检索入口。对于电子文档档案化管理而言,必须认识到纳入其管理体系的具体对象并非只是单一的电子文档本身,而是包含了保护描述控制信息数据的电子文档。档案的作用一个是凭证作用,一个是参考作用。因此确保电子文档的真实性、凭证价值和长久有效性(可读性、可理解性)是电子文档管理的首要目标,保护描述相关信息实际上就是电子文件管理的核心,根据国家文件管理元数据规范上说明和要求,主要有四个模块组成:内容特征、背景信息、保护信息和固化信息。

    1、内容特征:是与电子文档内容相关的内部和外部特征信息的综合,如题名、责任者、文件编号、文件形成时间等等,它即提供了关于电子文档内容的描述信息,也提供了关于电子文档内容的、可供检索的款目(条目)以便组成相关的检索工具。我们档案局现在在各个市直单位推行的档案管理系统现在已经基本实现了这些。

    2、背景信息:指形成文件的环境。主要包括:使文件得以形成的(文件形成者的)具体职能活动和文件的形成过程;法律和行政环境以及文件之间的相关联系。这些信息对文件的证据价值十分重要,因为同样的一句话有不同的人在不同的环境下讲,其所具有的意义就会有所不同。把上述信息著录在电子文件数据中,将有助于说明该电子文件的价值,尤其是证据价值。其中还包括来源信息,在背景信息中,最重要的是电子文件的广义的来源信息,即文件来源于什么职能活动,或者产生与哪一项具体的社会活动过程。

    3、保护信息:保护信息主要描述电子文件的电子特征、鉴定信息、权限信息、维护和利用日志等

   (1)电子文档特征,指电子文件作为计算机文件应具有的基本特征,是保障电子文件可用性和长期可读性的基本要素。每个电子文档特征都包含一组用于描述电子文件属性的元数据信息。其中包括:类型、格式,就是指电子文件的性质,比如,文本文件、图片文件、影像文件等等;打开方式,指用什么软件制作和打开,比如,WORD,WPS等等;计算机软硬件环境等等。

   (2)资源鉴定,指对电子文档的鉴定,即包括对文件内容价值的鉴定,也包括对电子文档真实性的鉴定和技术状况的鉴定,资源评价数据纪录了对电子文档的历次鉴定信息。

   (3)维护日志,只要纪录在整个电子文档生命周期中对电子文档所做的维护情况。

   (4)利用日志,该数据模块主要用于纪录电子文档的利用历史情况,主要:使用类型(如查看、复制、编辑、归档、编索引、分类、处理等,其中复制和编辑应该慎之又慎的操作,或者设置为只读而禁止编辑)、使用时间、用户标识及使用影响等信息。随着档案网站和电子政务的相继建立,不仅从根本上改变了档案信息服务的模式,而且打破了公众获取档案信息的时空限制,从而极大拓展了档案信息的利用类型。利用日志除了纪录传统利用和电子文件管理部门出于管理和编研需求对文档的利用外,还必须纪录电子文档的网络利用情况。

  (5)权限管理,电子文档管理的目的除了维护电子文档的真实性之外,最重要的是将适当的文件在恰当的时间传递给恰当的用户,而这必须依赖于权限管理的设计。

    4、固化信息,描述用以确认电子文档数据信息完整性和可信性的信息,例如可以描述数字签名。

  电子文档的整理和利用需要电子文档管理系统(软件)作为基础。电子文档管理系统是以网络化应用为基本特征,对以数字化形式存在的各种类型电子文档进行录入、修改、查询、起草、审批、签发、归档等操作的软件应用系统。其不仅能够通过扫描、数码摄相等方式将以传统物理形式存在的各种信息进行电子化转化,而且能够对新生成的电子化文档资料的起草、审核、签发、归档等流转过程进行有效管理,并对这些文档的实际管理与应用状况进行实时监控。

    专家对电子文档管理应用做了如下定义:电子文档管理应用是一种软件应用,它可使公司用户在网络上有效控制其文档的创建、存取与发放过程,并可使他们拥有在整个企业范围监视其文档流的能力。例如,最基本的电子文档管理应用可向用户提供简单的文档登录及版本控制功能。较为先进的电子文档管理系统还可向用户提供诸如全文本检索、文档复合、浏览与发布以及某些群件工具 (例如工作流)特性等。传统上,电子文档管理产品供应商所瞄准的是那些大量使用文档的领域 例如制造业和航空工业以及政府工作部门等)。电子文档管理工具不仅能够使这些领域中的公司用户在其整个公司范围内监视公司的信息流,而且还能够为雇员间的合作提供一个统一的信息平台。因此,人们常常把电子文档管理系统用于对生产过程的控制(以提高生产效率)、妥善管理技术文档、记录公司关键生意信息等。例如, 目前取得ISO 9000资格认证是制造业所面临的一大挑战。对于许多制造领域中的公司来说, 取得ISO 9000资格认证就像人离不开空气一样至关重要。然而, 为获得这一证书,往往要涉及对众多产品性能的控制及对成千上万新文档与新图纸的管理。基本上所有的文档和图纸都是以电子文档的形式存在的,而如果电子文档缺乏规范并没有管理系统做辅助,结果是可想而知的。

     信息社会的发展同时伴随着知识的大爆炸,信息的繁多远远超过了以前的任何时候,随之产生的各种有价值的电子文档数量更是空前的,规范电子文档数据的标准成为了目前档案工作的前提。

                                                                                         2006年4月20日

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