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构建照片档案数据库的实践过程
作者:赵宏亮 王萌  更新时间:2011-4-20
构建照片档案数据库的实践过程

                                         许昌市档案局 赵宏亮 王萌

    在全面推进档案信息化建设,打造数字档案馆的进程中,针对不同载体、不同门类的档案,我们需要构建信息内容不同的数据库,照片档案数据库就是其中的一种。它是档案馆(室)针对保存的大量照片档案,利用计算机、扫描仪等数字化设备,以合适的档案管理软件为辅助工具,把照片画面相关信息的元数据提取出来,进行规范化、标准化的采集,使 这些元数据以信息化数字设备可识读的数字格式存贮集合在一起,按照照片档案管理规范加以整理和著录,完成 照片档案的自动化检索与直观读取,从而实现照片档案的信息化管理和快捷有效利用,减少照片实物利用和保管过程中因温湿度变化等诸多因素对照片载体和画面的损伤 , 确保照片档案的完整与安全保管 。

   过去,人们使用传统的光学相机,选取画面,按动快门,通过胶卷的化学反应,定格想要留存的历史瞬间,然后对胶卷进行冲印,在像纸上还原定格的画面,形成传统的纸质照片。随着信息技术日渐普及和数码设备的广泛应用,日常生活和工作中数码相机逐渐因其技术先进、成本低廉、操作简单、成像直观、浏览方便、保管安全等优势取代了传统的光学相机。世界著名相机生产商尼康、佳能、柯尼卡美能达先后停止生产传统光学胶卷相机的决定已充分证明了这种趋势。现在,人们使用数码相机拍照所形成的照片以数字格式存贮于电子载体,通过数码设备的信息读取技术使定格的画面还原于显示屏上,实现照片的直接浏览。习惯上人们把利用光学相机和胶卷形成的照片叫纸质照片,把利用数码相机形成的以数字格式存在的照片叫数码照片。目前,档案馆(室)保存的照片正是这两种。

   构建照片档案数据库的实践是一个听起来简单,看起来容易,做起来复杂的枯燥过程,工作中需要认真再认真,细致再细致,容不得半点差错。否则会影响以后利用过程中自动化检索的效果,降低照片档案的查准率。根据我个人的工作实践,此过程可概括为以下四个环节。

    1、采集与捕获

    对纸质照片画面的采集和数码照片数字信息的捕获是构建照片档案数据库的基础性工作。在实际操作时,应首先在计算机非 C盘建立照片档案文件夹,再在该文件夹中新建以准备采集和捕获照片所属全宗的“全宗号+全宗名称”为文件名的全宗文件夹,再在各全宗文件夹内新建以“案卷号+案卷题名”为文件名的案卷文件夹。对于传统的纸质照片,我们要通过扫描仪把属于该全宗、该案卷的纸质照片转换成数码照片输入到该全宗、该案卷文件夹中。在扫描过程中,应通过Photoshop等图象制作软件将生成的数码照片转换成JPEG等图像格式,颜色模式保持统一。输出分辨率(像素)dpi的大小可根据工作实际设定并尽可能保持一致。为保证照片画面在将来利用时的清晰度,最好不低于300dpi。照片尺寸大小应视原纸质照片尺寸而定,尽量不要对画面进行裁切和修改,以避免扫描后所形成的数码照片与其对应的纸质照片所含元数据不一致。对于运用数码相机形成的数码照片,我们可以直接通过数字信息捕获设备将其存入计算机,并单独组卷归入其所属全宗,其像素大小应保持不变。

   2、鉴定与整理

    在完成对纸质照片的图像数据转换采集和新形成数码照片的捕获后,要对这些照片进行内容、价值、真实性和技术状况等方面的鉴定和整理。纸质照片经扫描仪等数字设备转换后形成的数码照片,因其所对应的纸质照片已经过鉴定和整理,保管期限、价值已确定,标示照片所在位置的全宗号、案卷号、照片号等已固定,反映照片画面所含信息的文字说明已拟定,所以鉴定与整理的过程就是保证其与各自对应的纸质照片所含各种信息相一致的过程。数码相机形成的数码照片 既有传统照片档案的原始性、真实性、完整性等特性,又有电子文档的易复制、易丢失、易修改等特性,因此,我们应先对转存到计算机的数码照片进行鉴定,查看其图像格式、尺寸、像素、画面等是否与原来保持一致,对转存过程中数据丢失或损坏的,以及经过图像软件加工修改的数码照片进行删除,确保数码照片的真实性、完整性和有效性。再对保留的数码照片进行筛选。 由于数码相机不需考虑胶卷成本,使用操作简单,拍摄者 对重要人物、重要场景往往会多拍几张,为删选留下余地。对画面相同或近似的数码照片,筛选时应留下主题鲜明、影像清晰、画面完整、构图较好的那一张既可,其余的应全部删除,以免鱼龙混杂,既增加整理和著录的工作量,又不利于将来的检索和利用。对 通过筛选确定属于归档范围的数码照片, 要按照国家《照片档案管理规范》的规定 进行分类、整理、编号,保存于应归属 的全宗文件夹和案卷文件夹内。采取重命名的方式为留存的数码照片题写文件名,数码照片文件名应为“照片张号 +照片文字说明”。照片文字说明应简明准确地概括出照片画面内容所含时间、地点、人物、事由等有效信息。

   3、著录与标引

     著录和标引的过程是对照片档案所含海量信息的采集汇总过程,是构建照片档案数据库最重要、最关键的一项工作,其主要任务是就对反映照片背景、内容、色彩、结构及其在管理过程中形成的可为计算机及其网络系统自动辨析、分解、提取、分析和归纳的元数据进行提取,将照片自身具有检索意义的各项特征完备地描述和记录进档案管理软件。现在,软件开发商推出的档案管理软件品种多样,版本不一,有单机版和网络版,质量和售后服务也有好有坏。这些档案管理软件,不管是世纪科怡、浪宇,还是清华紫光、泰坦,都只是我们构建照片档案数据库所依赖的必需工具。我们要挑选那种编程合理,技术成熟,操作简便、售后较好的档案管理软件,开展照片档案的著录工作。著录前要在准备充分的前提下编制可行的数码照片著录标准与操作规范,明确著录的档号格式是什么?必须著录项目和非必须著录项目有哪些?实际工作中,反映照片档案内在联系和来源信息并能够固定照片档案位置的档号有二种,一种是案卷级档号,一种是文件级档号。案卷级档号应设为:全宗号—归档年度—保管期限—案卷号。文件级档号应设为:全宗号—归档年度—保管期限—案卷号—照片张号。必须著录的项目有:全宗号、归档年度、保管期限、案卷号、照片张号、照片题名、责任者、形成时间、摄影者、照片原文。非必须著录项目有主题词、备注、整理人、密级、临时号、参见号、存放位置、组卷标识、归档日期等。在著录时,应充分运用档案管理软件提供的节省功能,如可将照片张号设为值加一,将全宗号、责任者、归档年度、摄影者等项目设定为值继承,将案卷级档号和文件级档号设定为自动生成。著录照片文件题名时可利用计算机设备提供的剪贴功能,将数码照片的说明文字拷贝粘贴到文件题名栏内,尽量减少不必要的重复劳动,提高著录的效率和质量。

   4、备份与 存贮

   日常工作中,计算机设备故障、操作失误、无时不在的计算机病毒、无孔不入的黑客高手,都会对保存于计算机硬盘中的照片档案数据构成威胁或损害,一旦出现数据损毁或丢失,构建照片档案数据库的所有工作将前功尽弃。为预防此状况出现,我们必须对已输入计算机的数码照片和构建好的数据库数据进行备份,实行光盘存贮或异机保存。 根据 国家标准推荐的电子档案存储载体,数码照片档案宜选用只读光盘作为存储载体。同一全宗的数码照片应保持其所在案卷号和照片张号不变拷贝至一张或多张光盘中。光盘刻制完毕后应对光盘进行全面检验,检验项目包括刻制内容是否齐全完整、真实有效,光盘有无划痕、是否清洁等,合格率要达到 100%,确保今后对光盘所存数据的有效读取。检验完成后,要对同一全宗的光盘从“1”开始,按存贮数码照片档案的顺序进行编号。编号后要用压盘器对光盘打印粘贴光盘封面,装入通用的硬质塑料光盘盒,编制必要的检索项,并入柜保存。光盘封面检索项可简明标出光盘中数码照片档案所在的全宗号、全宗名称、保管期限、起止案卷号、光盘号。光盘盒检索项应标识出盘中数码照片档案的全宗号、全宗名称、保管期限、起止案卷号、光盘号、照片张数、光盘类型、文件类型、制作时间、制作人、审核人、备注。为方便直观检索和保管利用,还应在光盘盒的侧立面设置简单的检索项:全宗号、全宗名称、光盘号。

 

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