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努力实现多档合一 积极推进档案工作跨越式发展
作者:杨德强  更新时间:2011-4-20
努力实现多档合一 积极推进档案工作跨越式发展

                                                        许昌县档案局 杨德强

   针对目前档案部门存在的“一边冷清一边热闹”和专业档案多口管理,群众查阅困难等两种现象,深入分析原因所在,指出当前国家综合档案馆之所以门庭冷清,主要是因为其保管的档案种类相对单一,与群众关系不大,利用效率低;各部门综合档案室之所以门庭热闹,主要是因为所保管的专业档案与群众利益息息相关,查阅率高。同时,指出群众查阅专业档案困难主要因为专业档案多口管理,多口服务,不适应现代社会发展需要,不能为广大人民群众提供更加集中、更加全面、更加便捷、更加高效的服务。实行多档合一,则能积极推进档案工作跨越式发展。

  随着社会经济的突飞猛进,科学技术的飞速发展,我国的档案事业也取得了前所未有的成就,但在实际的档案工作中,还存在着这样一些引人注意、发人深省的现象: 1、档案部门 “ 一边冷清一边热闹 ” 的现象。作为永久档案保管基地、为社会公共获取政府公开信息的重要场所的国家综合档案馆,其查阅中心虽然说在服务上不断创新,但还是比较冷清,前来查阅档案的人寥寥无几(除现行文件利用中心),而在其他部门的综合档案室,档案工作人员则非常忙碌,查阅档案的群众络绎不绝。 2、专业档案多口管理,群众查阅起来困难又麻烦的现象。广大人民群众去查阅专业档案时,需要东奔西走,逐个逐个部门地查寻档案,既浪费时间又浪费精力,甚至还会受到一些部门的无理刁难和扯皮,并且各单位的档案工作人员分散地对外提供档案服务,影响了整体工作效率,等等。难道说没有一个合适的办法既让群众歇歇脚,又让档案馆热闹、档案工作者增强服务效率?

  首先,让我们针对以上两种现象来分析一下他们产生的原因:

  一是国家综合档案馆绝大部分所保管的档案种类相对单一,与群众关系不大,利用效率不高,而各部门的综合档案室所保管的专业档案与群众关系极为密切,利用率很高。基本上,国家综合档案馆馆藏档案都是以文书档案为主,所占比例最大;其他门类的档案少,所占比例最低。由于文书档案大都来源于各级党委、政府及其各个部门的公务活动,其利用对象大都是这些单位和部门,它们与广大人民群众关系不是很大,因此,很少人查阅利用;而其他门类的档案因为保存过少,其利用效果更是不明显。这也就是档案部门出现 “ 一边冷清一边热闹 ” 现象的根本原因。

  二是各个部门的综合档案室对专业档案“分散地提供利用”,已经越来越不适应社会发展的需要,不能为广大群众提供更加集中、便利、快捷、高效的查阅服务。随着社会的发展,人们越来越需要档案,可以说离不开档案,对档案的利用、查考极其频繁,特别是对那些与群众切身利益息息相关的专业档案,查阅利用率最高。然而人们在查阅利用这部分档案时,还需要东奔西走,费时费力,逐部门查阅,并且还会受到一些部门工作人员无端限制、阻碍,影响查阅,可以说,查一次档案要几经周折,困难重重,方便、快捷、高效更是无从谈起。二是各个单位综合档案室对其专业档案“分散式管理”不统一、不规范、安全性比较差。目前,各类专业档案基本上都保存在各个单位的综合档案室,绝大部分都不向同级档案馆移交。然而,由于各种因素的影响,保管现状不容乐观。 1、各单位的保管条件差别很大,实现档案信息化管理的程度不一。有的档案室使用档案装具是木质柜子,有的则是铁皮柜子、密集架;有的安装有电脑,有的还未安装;有的已实现电子归档,有的还未购置软件。2、档案工作人员认识水平和业务能力参差不齐。对档案工作重视、业务能力强的,档案的归档和档案的保护工作做的比较好;对档案工作不重视或认识不够且业务能力差的,档案归档质量很差,档案保护松懈。以上这些因素严重影响到专业档案整体管理的统一性、规范性,甚至影响到档案的安全性。近年来,个别单位的专业档案出现毁损、丢失的现象时有发生,往往还引发了群众上访。然而各级档案馆基础档案保护设备设施一应齐全,工作人员的专业素质高,实行档案专业化、信息化验室管理,建立了统一的规章制度和档案数据库,实现了对外统一化借阅服务。

  怎样才能改变这两种现象,使档案馆充分发挥其集中管理、集中服务的优势,为广大群众提供更加集中、更加方便、更加快捷、更加高效的服务,真正成为社会公众获取政府公开信息的重要场所呢?答案很简单:努力实现多档合一,积极推进档案工作跨越式发展。多档合一,就是尽可能地把保管于各单位的专业档案即:婚姻登记档案、城建档案、房产档案、人事档案等集中到各级档案馆统一保管,统一提供利用,进一步增强服务效率,尽可能地让群众来的轻松,走的满意。

  目前,多档合一已在全国的部分地区得到尝试,收到了良好的效果。例如:把婚姻登记档案、房产档案、城建档案等收集进馆,与文书档案一起形成四档合一,集中管理,集中服务。受到了群众热烈欢迎。为什么会产生这么好的效果呢?分析原因,实行多档合一主要有以下几方面好处:

  1、实行多档合一,符合档案工作的根本目的。 档案工作的根本目的就是便于社会各个方面对档案的利用,满足社会对档案的需要。实行多档合一,集中化管理,集中化服务,让管理更加统一,规范、有效;让服务更加全面、快捷、高效,方便了查阅利用,提升了工作效率,增强了办事效果,真正达到了档案工作的目的,也避免了一部分档案室设卡设限,限制查阅的情况发生。

  2、实行多档合一,有助于集中管理档案,更好地维护档案的安全完整 。专业档案实行分散管理,在社会发展的一定时期发挥了他的特殊作用,例如,调动社会各方面的力量,促进档案工作开展方面,启到了很大的促进作用。可随着社会的发展,社会对档案工作的要求,更加专业化、集中化、便民化。对档案的要求更加规范、安全。然而,各单位对专业档案管理的不统一、不规范、安全性差等情况都不能适应社会发展的需要,满足不了社会对档案工作的要求,而实行多档合一,集中化管理,档案馆可以借助自身的优势,从技术上,条件上,更好地统一规范档案,维护档案的安全完整。

  3、实行多档合一,丰富了馆藏,改善了馆藏结构。

多档合一,就是尽可能地把保管于各单位的专业档案即:婚姻登记档案、城建档案、房产档案、人事档案等集中到各级档案馆统一保管,统一提供利用。实行了多档合一,无疑对丰富馆藏档案资源,积极改善馆藏结构有着重要的现实意义。

  4、实行多档合一,有助于集中开展档案的宣传教育工作。

多档合一,从内容上丰富了档案馆藏,为宣传档案,开展教育工作提供了更广泛的生动素材,积极整合和充分利用各种门类的档案资源,在广播,电视、书刊上公布档案,举办档案展览,将档案的内容公诸于世;使档案尽可能地发挥作用;以丰富的档案素材著书立说,撰写回忆录,进行文艺创作,用形象生动的方式对人民群众进行爱国主义教育,进行革命传统教育,进行历史知识和科学知识的教育。

                                                                                                                     许昌县档案局 

                                                                                                                              2006年4月1日

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