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引导服务规范——浅淡民营企业建档工作
作者:于伟琴  更新时间:2011-4-20

引导服务规范

                                           ——浅淡民营企业建档工作

许昌县档案局 于伟琴

    民营企业建档工作是今年全国档案工作的重点。国家档案局要求各级档案行政管理部在继续做好国有企业档案工作的同时,要集中力量抓好民营企业建档工作的指导。那么,县级档案业务指导部门,究竟怎样来指导民营企业建档工作呢?笔者结合许昌县这几年民营企业建档工作情况谈点粗浅看法。

    1.合理引导

   民营经济已成为各地国民经济的重要支撑力量和新的经济增长点 ,但随着社会主义市场经济的不断发展,民营企业也面临着许多机遇和挑战:一是民营企业面临的竞争压力越来越大,民营企业正处于资源重新组合和向规模化、集团化、专业化发展的阶段,各种机遇和风险同在;二是加入WTO后,民营企业虽然有了较大的发展空间,但也面临着国际市场的巨大冲击,各种国际贸易争端和贸易壁垒困扰着民营企业;三是民营企业在发展壮大中,自身知识产权被侵权、商业秘密被盗窃等无序竞争事件也严重制约着民营企业的健康发展。民营企业在发展壮大过程中遇到的问题与挑战,促使众多民营企业不得不从家族武的管理模式向现代化的企业管理模式转变,以提高企业的竞争能力。在民营企业管理模式的转变过程中,作为企业基础管理重要组成部分的民营企业档案工作,其外部发展环境已经具备。但同时也应该清醒地认识到,民营企业在现代化管理模式的建立过程中,由于民营企业家对档案管理认识的局限,往往只重视企业高级管理人才的引进,现代化办公设备的使用等,而忽视档案管理在现代化管理中的基础作用。因此,档案行政管理部门在指导民营企业建档过程中,不能单纯地依靠传统的行政手段和宣传方法,去强行推行,造成适得其反的结果,而应该根据民营企业档案工作面临的现状,采取多种形式,去合理地引导,为民营企业档案工作创造一个良性循环的发展环境。

     l.1 采用迂回方法,提高民营企业家的档案意识,引导民营企业家重视企业建档工作。民营企业建档的关键,是民营企业家要有建档的意识和愿望,如果民营企业家没有建档意识和愿望,民营企业建档就会成为一名空话。而民营企业家,特别是规模以上民营企业的民营企业家,在当地都有一定的知名度,都有一定的显赫地位。如果档案行政管理部门单靠行政手段和一般的宣传渠道来督促其重视档案工作,是很难引起其重视的,这在各地档案行政管理部门的民营企业建 档实践中己得到了证实。因此,各地档案行政管理部门在民营企业建档工作中要转变工作思路和工作方法,从关乎民营企业自身利益的事情上做起,采用迂回方法拉近民营企业家与档案行政管理部门的距离,促进民营企业家提高档案意识,增加其建档愿望。如许昌县档案局在民营企业建档时,首先对民营企业家进行感情投入,在县档案馆建立了《许昌县知名民营企业家档案》,并且,把其作为一种惠及后代 的特殊荣誉,由县委常委会从全县规模以上民营企业家中优中选优,确定人选,这一措施,在民营企业家中引起强烈反响。档案业务人员在进行《知名民营企业家档案》资料收集时,不仅得到了民营企业家的热情接待,大力支持,而且也十分乐意地接受了档案业务人员带去的民营企业建档宣传材料,起到了事半功倍的效果。

    l.2 采用反面案例,提醒民营企业家管好自己企业的档案,以此达到引导民营企业家重视建档的目的。以往的档案宣传工作,都是以档案工作在企业管理中如何如何重要,利用档案解决了什么问题,创造了多少经济效益等内容为主。这种正面宣传引导虽然取得了一定的效果,但并没有在民营企业家脑海中留下什么过深的印象,这种现象与中国人的思维习惯和对问题的认识习惯是直接相关的。中国有句老话:“好事不出门,坏事传万里”,因此,档案行政管理部门要合理利用民营企业家所具有的这种思维习惯和对问题的认识习惯,用反面案例来说明不加强档案管理对企业造成的严重危害,提醒民营企业家档的目的。如许昌县档案局在近几年引导民营企业建档过程中,把发生在许昌县乃至全国的涉档反面案例不定期地印发给规模以上民营企业家,取得了十分明显的效果。自2002年以来,先后有5家规模以上民营企业主动到档案局请求帮助建档。笔者对近几年档刊杂志上发表的民营企业老总谈建档做过统计,其建档动机在企业遭受不建档损害之后形成的,占百分之七十以上,这也是应验了中国的一句俗话:“吃一堑,长一智”。更充分证明了利用反面案例引导民营企业建档的重要性。

    2 . 加强服务

     对于档案行政管理部门来讲,加强对民营企业建档服务工作,是保障民营企业建档工作健康发展的重要措施和基本要求。如果没有档案行政管理部门的良好服务,民营企业建档工作就会中途夭折,难以为继。加强对民营企业建档服务工作,并不是要求档案行政管理部门对民营企业建档工作事事包办,更不是要求档案业务人员去民营企业亲自操作。因为,对档案行政管理部门来讲,由于民营企业众多和档案业务指导人员少等客观条件的制约,对民营企业建档服务工作也很难作到面面俱到,因此档案行政管理部门在对民营企业建档服务工作中,既要考虑到民营企业建档过程中的共性问题,又要考虑不同性质企业,不同规模企业的不同要求,在服务内容和服务形式上各有侧重,区别对待,做到“有所为,有所不为”。

    2 .1 服务内容。在民营企业建档初期阶段,档案行政管理部门和档案业务指导人员,应做好以下几个方面的服务工作:一是民营企业档案员业务培养服务。由于历史的原因,民营企业基本上没有专职档案员,兼职档案员对档案整理业务、整理规范知之甚少。如果解决不好档案员的培训工作,提高其档案整理业务技能,就会增加档案行政管理部门业务指导人员的工作难度和工作量,使业务指导人员陷入各民营企事档案整理的具体事务中不能自拔。对民营企业档案员的培训,要突出重点,不强求面面俱到,要以提高其档案整理业务技能为主,使其能够尽快掌握整理业务技术。在培训时,要注意不同性质企业、不同规模企业对档案员业务素质的不同要求,灵活运用培训班,以会代训、个别辅导等形式,使业务培训有的放矢,确保培训工作达到应有的效果。二是档案整理用品服务。民营企业在初次建档过程中,对需要什么档案用品,到何处购买等缺乏了解,档案行政管理部门,应该及时地提供服务,以确保民营企业建档工作能够顺利开展。近几年,许昌县针对民营企业建档,成立了档案用品服务部,了民营企业建档对档案用品的需求,取得了明显的效果。三是技术标准、规范服务。民营企业千差万别,档案行政管理部门要根据不同企业的不同要求,及时提供不同的技术标准、技术规范,以便其操作,提高民营企业建档的效率。四是个别辅导服务。针对民营企业建档初期档案员对业务标准、规范理解不透,容易出现问题和偏差的情况,档案行政管理部门业务指导人员要及时深入企业进行个别辅导,排忧解难。

    2.2 技术服务方式。在民营企业建档过程中,档案行政管理部门要根据不同规模,不同性质企业的不同要求,采取灵活多样的服务方式,来促进民营企业建档工作的开展。一是针对企业规模的不同,采用不同的技术服务方法。对大多数小型民营企业来说,由于其客观条件限制,对其建档工作过高要求,是不切合实际的。这部分小型民营企业的建档工作只要有人管,材料收集齐全,有粗略的分类,有目可查,有保管设备就行。对这部分民营企业的建档工作,可以采取集中培训,集中辅导的方式进行。对规模以上民营企业,由于其管理水平和办公条件都具备高标准建立档案工作的要求,因此,档案行政管理部门要把民营企业建档的工作重点放在规模以上民营企业上,集中精力,采取重点指导,个别辅导的方式,帮助规模以上民营企业按有关档案工作的规范,标准要求,建立起与其企业管理水平相适应的档案工作。二是针对民营企业性质的不同,分别建立不同类型的建档示范企业。民营企业档案工作人员,绝大部分都是第一次接触档案工作,很难把新学到的理论知识和业务技能灵活运用到实际工作中去,总有一种无从下手的感觉。档案行政管理部门通过在不同性质民营企业建立建档示范单位,并带领相同性质的企业到示范单位参观学习,可以起到“百闻不如一见”的效果。

   3. 规范提高

    民营企业建档是一个动态过程,档案行政管理部门不可能一劳永逸。也由于民营企业建档起点不一样,有高有低,采用的管理模式不同,有规范有不规范,这就要求档案行政管理部门不断的根据民营企业的发展变化,采取相应的措施,使原来档案工作不规范的企业逐步走向规范,使原来档案工作比较规范的企业进一步提高管理水平。

   3.1 建立长期有效的指导服务体制。要保证民营企业建档工作健康发展,逐步规范、完善、提高,档案行政管理部门就必须建立长期有效的指导服务体制,及时地发现民营企业建档工作中遇到的难题和棘手问题,并加以解决,防止“建档时一窝蜂,建档后全放松”现象的出现。近几年,许昌县档案局根据民营企业建档工作的需要,适时建立了“民营企业建档定期联系制度”,定期到民营企业指导建档工作,帮助民营企业解答疑难问题,得到了建档民营企业的欢迎,不失为提高民营企业建档水平的有效途径。

   3.2 做好低起点建档民营企业向规范化管理的转化。民营企业建档最终目标,是实现企业档案管理的规范化、现代化管理,提高档案工作服务企业经济发展的能力。民营企业建档初期,对一些民营企业实行低起点建档,多元化管理,是受客观条件的制约,并不是对这些民营企业的档案工作没有规范化要求。随着企业的逐步发展和企业档案工作的逐步开展,民营企业建档工作只停留在“有目可查,有人管理”的水平上,显然是与民营企业建档的最终目标不相符。因此,档案行政管理部在民营企业建档工作中,要逐步地加强对低起点民营企业档案工作的转化,特别是对客观条件已发生变化,具备实行档案工作规范化管理的企业,及时地给以规范化指导,使其尽快地实现规范化管理,更好地为民营企业经济发展服务。

  3.3 促进规模以上民营企业档案工作向现代化管理迈进。规模以上民营企业档案工作的现代化,是适应民营企业发展的需要。档案行政管理部门要结合规模以上民营企业建档工作起点高,客观条件好的实际情况,积极促进规模以上民营企业档案工作向现代化管理迈进。一是积极促进规范以上民营企业档案管理设备的现代化。档案管理设备的现代化,是档案管理现代化的基础。要积极引导规模以上民营企业加大对档案管理设备的投入,采用适合企业自身特点的现代化管理设备,促进企业档案管理设备的更新,为企业档案管理的现代化提供物质条件。二是积极促进规模以上民营企业档案管理技术的现代化。档案管理现代化技术的运用,是档案管理现代化的核心。没有档案管理现代化技术的运用,档案现代化设备就不能发挥应有的作用,档案管理现代化就会成为一句空话。因此,档案行政管理部门要积极引导规模以上民营企业,充分运用网络办公网上归档、档案数字化等技术,实现企业档案管理的现代化。

                                      许昌县档案局

                                                                     2006年4月18日

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