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浅谈档案机读目录的输入
作者:徐红晖  更新时间:2011-4-20
 浅谈档案机读目录的输入

                                                          许昌县档案局 徐红晖

     随着档案信息化建设的不断完善与深入,为民服务效率的不断提高,只有充分利用现代化的管理手段,才能提高工作效率,为利用者提供方便、快捷、优质的服务。这就要求我们首先要建立档案目录数据库和全文数据库的建设,只有完善了这些,才能加快档案信息化建设的步伐。但在实际的操作过程中又有许多容易录入错误的地方,根据本人近几年的录入经历,结合出现的问题谈谈自己的看法与见解。

    档案目录的录入分案卷级(传统方法)录入和文件级(简化方法)录入两种,传统方法(案卷级)录入的内容包括:归档年度、全宗号、目录号、案卷号、保管期限、案卷档号、(全宗号、目录号、保管期限、案卷号)、案卷题名、文件起止时间、总件数、总页数、密级;简化方法(文件级)录入的内容包括:文件编号、密级、题名、责任者、主题词、文件形成时间、页数、保管期限、全宗号、件号、实体分类号、文件级档号(全宗号、归档年度、保管期限、实体分类号、件号),他们有着相同与不同之处。

    首先,归档年度应当按照案卷的实际形成时间进行录入。按以前经验,文件归档都是在下一年初归档,在录入时就会不由自主的录入成第二年的时间,但到打印目录时,就会发现问题,归档年度一栏显示的时间与文件实际形成的年度不相符,所以我们在录入时应填写文件形成年度,为将来按年度检索利用打下坚实的基础。

    二、 全宗号、目录号、案卷号、保管期限、归档号应当根据形成案卷的实际情况进行逐项录入,不能空缺。录入时应特别注意几项的交换,归档号不能任意更换,应按照原有的案卷实际,逐卷进行录入。

    三、文件编号,即发文字号,它由机关代字、年份和序号三部分组成,录入时必须抄录,不能省略,且必须规范。如,国发 〔 1999〕1号,不能写作国发〔99〕1号,如果不标准、不完整,年度夸世纪了,就会与将来的年度相混淆,用计算机检索带来不便。如果文件编号有两个或两个以上的,一般只录入第一个机关的文件编号,遇到与其他机关联合行文的时候,有机关文件编号时,应当录入本机关的问号,便于以后的检索利用。

    四、题名录入时应当遵循原文的内容,如果原来的题名含糊不清,如题名只用“通知”、“决定”等表示,应当在著录原题名的基础上,根据文件实际内容自拟题名将其补充完整,还有一部分文件根本没有题名,这就要求我们给他拟一个能说明其内容的题名,并用“〔 〕”括起来,以示区别。

    五、责任者。它是指对档案内容进行创造、加工整理负责任的团体和个人,录入时必须录入其全称或规范化的通用简称,不能随意省略或自拟简称。如“中国共产党中央委员会”可简称为“中共中央”,不能写成“中央”,个人责任者应当录入其姓名,需要时在其姓名后用“ ( )”加以注明其职务或者身份。如果一份文件有几个责任者,但录入时不能超过三个,有立档单位的必须录入,且各个责任者之间用“,”分开,其它省略的责任者用“等”代替。

    六、主题词。即反映文件或案卷内容的经过规范化处理的词汇。但在现实的著录过程中确发现有许多问题,我们使用的软件中主题词会根据题名的内容进行自动生成,有一部分是比较规范和相对正确的,但绝大多数是不规范的,如:题名“关于印发《信息安全等级保护管理办法(试行)》的通知”录入完后,会自动生成其主题词:信息 安全 保护 管理办法,就不太具体,应该标注为信息 安全 等级 保护 管理 办法。但还有一部分在录入后不能自动生成主题词,我们就应该根据标准化的主题词加以补充、完善,这样在以后用主题词检索的过程中会更加的准确快捷。

   七、文件形成时间录入时间应以领导签发日期为准,如无签发时间,以文件落款盖章的时间为准,如果文件上没有标注时间,可根据文件内容进行考证,一般考证到年即可,必须用“〔 〕”以标注,不能出现空缺,以免将来用日期检索时出现问题。录入时间应用阿拉伯数字,录入年、月、日之间不间隔,月和日不够两位的,用“0”填充,补足8位。如一份文件的形成时间为 1999年9月9日,录入时格式为“19990909”。

   八、页数、件号、保管期限等项根据实际情况照原来案卷的实际形成录入,不得任意更改,改变其原貌。

   总之,在机读目录的输入过程中还会出现这样那样的问题,这就要求我们要更加认真细致的来学习业务知识,掌握并应用于实际工作中,争取早日实现计算机自动化检索。

                                                                                                              2006年4月19日

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