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从建立会计档案寄存中心看档案馆利用服务工作
作者:周小丽  更新时间:2011-4-20
从建立会计档案寄存中心看档案馆利用服务工作

                                                                许昌县档案馆 周小丽

    许昌县档案馆馆藏档案资料 8万多卷册,虽然馆藏量这么大,但近几年利用率却一直上不去。有许多档案常年无人问津,成了“死”档案。也有利用者查阅房地产契约、征地手续、解决待遇等关系切身利益的档案资料,我们却没有。看到他们失望的表情,我们觉得很尴尬。我们的工作不能给群众带来受益,同们心里一直很愧疚,大家都在寻找解决问题的办法,事情却突然有了转机。

    2004年以来,县档案馆利用率突然上升,几乎每天都有来查阅档案的,有时甚至同时几个人,为此局领导给我们保管利用部专门配备两名工作人员接待查阅利用的同志。是什么原因使查阅者突然增多,他们查阅的是什么档案呢?原来县会计委派中心自成立以来,由于工作条件所限一直没有存放会计档案的专门库房,随着工作的开展,形成的会计档案越来越多,堆放在各办公室里给档案的安全保管及提供利用带来很大不便。意识到问题的严重性后,会计局与我局协商,报经上级主管领导同意后,决定利用我馆一间库房由会计局安装密集架,建立会计档案寄存中心,会计委派中心每年形成的档案在单位保存一年后向我馆移交,由我馆负责整理、编目、提供利用。目前会计档案寄存中心已接收全县140个单位2001年11月至2004年12月的会计档案8256卷,为纪检监察、审计、物价、税务等部门提供利用340人次、9465卷次。

    会计档案寄存中心的建立引发了我们一些思考,给了我们一些启示。新形势下,要加强馆藏档案资源建设,发挥档案馆社会功能,我们是否要打破以往传统的接收理念,扩大接收范围;转变档案工作只讲投入,不讲产出,不求效益的观念,要优化馆藏,把好接收、征集关口,缩短重要档案在机关档案室保存的时间,提前实现档案的社会价值;要运用各种先进的技术和手段,最大限度地开发档案信息资源,满足社会的各种需要;要加强档案咨询服务,建设好档案寄存中心,为不断扩大的档案整理和档案代存代管等市场需求提供优质服务。具体来说,我觉得可以从以下几个方面做起:

    一、确定合理的接收范围,整合社会档案资源

   由于受到有关规定的限制,立档单位保存 10年左右的永久、长期档案才向县档案馆移交。而从需求情况看,社会和公民利用较多的同样也是形成时间在10年以内的档案,而这部分档案一般还在各档案室分散管理,使档案馆的利用服务工作处于“无米之炊”的状态。另外,在档案接收、征集过程中,由于存在重接收轻征集,重文书档案轻专业档案的问题,还有一些单位领导对专门档案看得过重,不愿移交档案馆,认为档案馆接收的都是自己单位“用不上”的档案,致使一部分重要档案如婚姻、土地、城建、重点工程项目和重大活动档案分散在各档案室,没有及时接收进馆,使档案接收、征集范围受到局限,档案馆发挥服务功能受到了限制,进而影响了档案利用服务工作的开展。

   针对这些问题的存在,我馆在今年的接收工作中进行了尝试,首先做好移交档案的调研工作,早在去年我们就分组对移交单位的档案保管情况进行了认真细致的调查摸底,制定好移交计划,并于年初以县委办的名义发文,通知各单位移交档案的时间、范围及质量要求,为平稳有序地进行接收打下了良好的基础。为缩短档案在各档案室保存的时间,提高利用率,我们把县委、县政府两个重点部门的档案在每年归档后移交到档案馆,并将逐步扩大范围,使更多单位的档案提前接收。对馆藏专门档案比例过少的情况,我们也在这次接收中做了规定,通过协调,已准备接收婚姻档案、信访案件档案,土地监察档案等专门档案。对机构改革中撤并单位的档案,重点工程、重大项目和重大活动形成的档案做到及时接收。 2005年,我们对撤销单位县商业局、县体改办两个单位的文书及专门档案进行了整理接收。在日常工作时,我们经常保持与基层档案员的联系,及时发现需要接收的档案资料,不断完善档案移交单位的范围,把与社会公众息息相关、反映社会发展的档案资料接收进馆,把档案的齐全完整作为移交工作的重点。把档案室的各类档案提前接收进馆,能充分发挥档案 为社会服务的作用,也有利于丰富馆藏档案信息,丰富的档案信息资源是我们搞好利用服务工作的基本条件,只有突破既有的规定,适当提前接收档案进馆,才能解决馆藏档案信息不足的问题,为搞好信息开发和利用服务创造条件。同时,提前进馆,还能有效地改善档案的保管条件。

   社会发展是不断变化的,人类的各种组织及其活动也是不断变化的,所以档案馆必须随着这种变化根据实际情况及时调整接收范围,而不能几十年一直不变。我们接收档案除需要遵循一定的原则、标准外,还需要与具体的实际情况有机结合,做到原则性与灵活性的统一,使收集进馆的档案真正体现出最大价值。

   二、加大征集力度,丰富馆藏

征集也是丰富馆藏的重要途径,通过征集方式进馆的档案从价值上来说更具有社会性。多年来,在档案部门的宣传下,对单位保管的到期档案移交到档案馆大家已形成了习惯,但社会其他机构和个人手中也散存有一些珍贵档案资料,近几年人们的收藏意识慢慢提高了,坐等上门捐赠档案资料的场景已很难出现,好多东西需要资金进行购买。档案馆由于这方面资金的薄弱,只能眼睁睁地看着这些珍贵资料流失到其他人手中,却没有条件去进行购买。另外档案馆工作人员由于文物等方面专业知识的缺乏,对资料的鉴定角度不同,会造成一定的偏差,也可能会导致购买回一堆“假货”的尴尬,这些都在一定程度上影响了国家档案财富的完整和安全。

鉴于档案馆资金不足等特殊情况的存在,我们可以另辟途径在力所能及的条件下尽可能的利用其它形式征集档案资料。可以通过电视、新闻媒体、网络、举行档案捐赠仪式、寄发函件、登门拜访等多种途径和不同的方法,宣传档案工作的重要性以及档案资料征集工作的意义,营造一个适合档案工作发展的良好的外部环境,为更多更好地征集到档案资料造声势。 2005年6月4日,央视新闻频道《小崔说事》栏目播出了一期节目《就想这样活》,许昌县农民赵兰卿马红旗讲述了他们自编、自拍、自导、自演《鬼子进村》的故事,农民做客央视,这事引起了轰动。原来,许昌县灵井镇兴源铺村农民赵兰卿、马红旗等农民为纪念抗日战争胜利60周年,自拍、自导、自演了抗战影片《鬼子进村》。这部影片教育下一代“毌忘国耻、牢记历史”,社会影响很大。央视七套,东方电视台、河南电视台法制频道、《新民晚报》、《海峡都市报》、《大河报》等多家媒体进行了采访报道,制作了专题片。该片2005年7月荣获中国首部农民DV抗战题材影片。为把相关资料完整保存下来,我局派征集人员多次奔赴该村,对剧本、光盘、照片等资料进行了有效征集,并按照档案业务规范标准进行了整理,对社会提供利用。为继续完善“许昌县知名企业家档案”,我们还征集补充了河南瑞贝卡发制品股份有限公司董事长郑有全同志全国人大代表证书、名册等档案资料,使馆藏不断丰富,结构不断优化,为档案信息服务打好了基础。

   三、稳步推进信息化建设,创造便捷服务途径

为进一步加快全县档案信息化建设,实现档案资源共享,满足社会各方面的利用需求,我县已将档案信息化建设、档案数字化、县档案馆建成党委、政府信息公开的场所等档案事业发展的内容列入了《许昌县国民经济和社会发展第十一个五年规划纲要》。并在原有基础上添置了视频采集卡、电视接收卡、显卡、 DVD刻录机等现代化的配置设施,可根据实际需求,适时采辑、录制高清晰的文字、图像资料,为档案信息资源开发利用工作服务。积极推进使用世纪科怡档案管理软件,组织人员参加档案信息化建设培训,并对各单位档案目录录入工作进行指导,计划将各档案室未进馆的机读目录集中起来,建立县级档案资料目录中心,及时向利用者提供多方面的咨询服务,可以充分发挥全县范围档案信息资源的整体优势,满足社会各方面的利用需求。

截止目前,馆藏重点全宗县委、政府、人大、政协的永久、长期档案目录已全部录入,共 3万多条,并对接收的现行文件全部进行了全文扫描录入,实现了微机检索。这些工作的开展不仅方便利用,查全率、查准率都大大提高,而且为档案数字化奠定了基础。

    四、提高工作人员素质,推行服务承诺制。

档案馆工作人员是否具备较高的素质,在发挥档案馆社会功能,为社会提供服务中起着决定性作用。档案馆工作人员作为国家财富的保存者、守护者,应本着对历史负责的态度认真钻研业务,发挥档案的价值为实现档案馆的社会功能尽到自己的责任。

现在的档案馆工作人员已不是过去的“看摊者”、“守门人”了,新的时代要求档案馆工作者必须投身于社会,把自己的知识、才学奉献给社会的同时将新的形象展示给社会。这种新形象应是具有较高的修养、情操以及档案服务部门所特有的气质。因此我们在日常工作中要求大家应不断增加自身的学识,不断的学习新知识以提高修养,增强职业道德教育。档案利用服务部门是档案工作的一个窗口,为保持这个窗口的明亮洁净,我们每个工作人员都严格要求自己,争取以良好的形象赢得社会公众的敬重,从而提高档案馆的社会地位。同时我们还推行服务承诺制,要求每个工作人员做到一、对查阅者要热情服务;对阅读有困难的要帮助查阅;对查无结果的应问明情况并对其是否到其他单位继续查询提供参考建议。二、如有关于档案方面的咨询等服务需求,可免费登门服务,持续跟踪服务,直到其掌握建立档案和利用档案的有关专业知识。三、积极支持帮助各有关部门建立服务于经济和社会事业的专业档案,并向公众开放,使其能够提供某项档案的专门服务。四、积极建设爱国主义教育基地,利用馆藏资源,配合社会需要,不定期地举办各种专题展览,免费向社会各界提供宣传服务。这些措施的出台,使我们每个工作人员明确了肩负的责任,为提高服务利用水平打下了基础。

   在全面建设小康社会,加快推进现代化建设的新形势下,我们全体档案工作者要把努力建设一个与国民经济和社会发展相适应;符合档案工作发展规律的门类齐全、结构合理、管理科学、服务有效的档案事业体系作为我们的责任,更好地体现档案工作服务于社会、服务于民众这一工作目标而共同奋斗。

                                                                                                                         2006年4月19日

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