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许昌市档案信息化建设意见
作者:许昌市档案局  更新时间:2011-11-17

 

许昌市档案信息化建设意见

     为了大力开发档案信息资源,使档案工作更好地为全面建设小康目标服务,现根据国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》和省档案局“加强档案信息化建设,提高档案现代化管理水平”的要求,结合我市实际,提出如下意见:
     一、充分认识加强档案信息化建设的重要性和必要性
档案工作是各项事业发展的重要基础。目前,档案部门传统的手工管理、封闭管理、被动服务的方式已不适应形势发展需要,如何跟上信息化建设步伐,运用现代化的管理手段,深层次挖掘丰富的档案信息资源,加快档案信息化建设步伐,更好地为党和政府中心工作,为各级领导科学决策,为改革开放和现代化建设提供全、准确、及时、高效地服务,是摆在各级档案部门面前的一项重要而紧迫的任务。运用计算机缩微、光盘、网络等现代化手段,整合档案信息资源,实现档案信息的数字化、网络化、共享化,既是档案信息化建设的客观要求,也是档案事业适应时代和社会发展的需要,提高档案工作服务水平的必然选择。各级各部门都应以对历史负责的态度,充分认识加强档案信息化建设的重要性和必要性,认真做好档案工作,重视和支持档案工作。各级档案部门和广大档案工作者,一定要把做好新时期的档案工作当作自己的重要职责和首要任务,把搞好服务作为各项工作的出发点和归宿,与时俱进,开拓创新,不断提高服务质量和水平,充分发挥档案在物质文明、政治文明、精神文明建设中的重要作用。
    二、明确档案信息化建设的指导思想和原则要求
全市档案信息化建设的指导思想是:以十六大精神为指导,根据《全国档案信息化建设实施纲要》和省档案局要求,以档案网络建设为基础,以档案信息资源建设为核心,以扩大档案信息资源开发利用为目标,把档案信息化建设纳入政府上网工程总格局,加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程,促进档案事业持续快速健康发展,为我市在全省率先实现全面落实建设小康社会目标提供优质服务。档案信息化建设的原则要求是:统筹规划,分步实施,安全保密,量力而行。各级档案部门要坚持裙带求是、因地制宜、循序渐进、积极稳妥的方针。结合实际,认真研究面临的新情况、新问题,适应新形势、新要求,把档案基础业务建设的重心向档案信息化建设转移。切实加强对机关电子公文归档、电子档案管理的监督和指导工作。按照电子政务建设的要求,充分运用电子计算机技术,筹建档案目录信息中心,有计划、有步骤地开展对重要、珍贵、易损、利用频率高的档案的数字化工作,以加强对档案原件的保护,提高档案利用的效率和水平。积极参与政府上网工程,开展公众网上查询档案信息服务,最大限度地实现信息资源的有效利用和共享。
    三、强化措施,加快档案信息化建设
   (一)局域网建设。运用计算机管理档案,建设和完善以档案检索、档案阅览、档案查询、政策法规、馆藏珍品档案等为主要内容的局域网,是档案信息化建设的重要基础,也是提高档案管理手段和服务水平的具体体现。各级档案部门要按照全国、全省档案信息化建设的要求,积极创造条件,抓紧配备一定数量较为先进的电子计算机(县、市、区档案局馆6——8台)和网络设备,建立局域网,构建区域性档案工作信息网,逐步形成上下互通,左右相连、资源共享、方便快捷的档案工作服务网络。
   (二)馆藏档案目录数据库建设。我市现有7个综合档案馆和1个专门档案馆,共保存各种档案资料40万卷(册),其中有一部分是年代十分久远、珍贵的历史档案,是各级党委政府的宝贵财富,有着巨大贡献的利用价值。为了充分发挥馆藏档案的作用,各级档案局馆要加快档案目录数据库的建设,有计划地组织实施馆藏档案案卷级目录输入微机,逐步将全文输入微机,在实现全部馆藏档案目录机检的基础上,实现重要全宗文件级目录机检机读,为建立全文数据库、建设数字化档案馆奠定基础。根据需要有条件的档案馆还可以建立现行文件目录数据库,开展现行文件利用服务,进一步拓宽档案工作领域和服务范围。
   (三)室藏目录数据库的建设。室藏档案是馆藏档案的重要组成部分。根据《档案法》、《档案法实施办法》和《河南省档案管理条例》规定,归档部门应及时将到期档案向国家综合档案馆移交。根据《全国档案信息化建设实施纲要》要求,各机关向档案馆移交档案时,同时移交机读目录。为了实现馆室档案和检索利用工具的有序衔接,各机关档案室亦应充分利用计算机技术,采用档案行政管理部门指定的统一软件,从2003年起,各部门立卷归档时要建立档案目录软盘,并逐步把室藏档案目录输入微机,以便档案馆接收档案时同时接收机读目录。
    四、加强对档案信息化建设的组织领导.各级各部门要加强对档案信息化建设的领导,重视和支持档案信息化工作,把档案信息化工作摆上重要议事日程,定期研究,切实帮助解决工作中遇到的困难和问题。各级档案部门要全力以赴,克服困难,制定规划,认真组织,分阶段实施。各单位一把手要亲自抓,负总责,同时要明确一名副职具体负责,切实把档案信息化建设工作落实到位,见到成效。

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