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许昌市电子文件归档与管理办法(试行)
作者:许昌市档案局  更新时间:2011-11-17

许昌市电子文件归档与管理办法(试行)

        第一条 为了加强对各级机关电子文件的归档管理,保障电子档案的安全保管和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》、《河南省档案条例》及国家档案局《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规和要求,结合本市实际,制定本规定。

  第二条 我市各级国家机关、团体、事业单位的电子文件归档及管理,适用本办法。
    企业电子文件的归档及管理,参照本办法执行。

  第三条 本办法有关术语的含义:
  (一)电子文件:是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。
  (二)归档电子文件:是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
  (三)真实性:指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。
  (四)有效性:指电子文件应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
  (五)捕获:指对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。
  (六)迁移:指将原系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。
  (七)逻辑归档:指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
  (八)物理归档:指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。
  (九)元数据:指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

第二章 组织管理与职责

  第四条 市、县(市、区)档案局负责对本区域内各单位电子文件归档管理的监督和指导。

  第五条 各级各类相关单位要加强领导,健全制度,明确分工,责任到人,科学处理,认真操作,做好电子文件归档管理工作,并保障必要投入,改善相应设施条件,其所需经费必须列入同级财政预算,以保证电子档案的真实完整、顺畅运作、安全保管和有效利用。

  第六条 单位电子文件的形成、运转、整理、归档等工作一般由文件形成部门负责;电子文件归档管理、鉴定保管和开发利用等工作,一般由档案室负责,电子文件形成部门提供协助和支持。

  第七条 电子档案应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。单位档案室都要配备与业务部门兼容的计算机系统。档案人员应忠于职守,熟悉业务,并具备必要的计算机专业知识,掌握相关技能。

第三章 归档范围和方式

  第八条 凡是反映本机关公务活动、具有查考利用价值的电子文件均属归档范围。主要有字处理文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据库文件及其相关软件、数据及载体等。
   1、字处理文件:指用计算机处理技术形成的文字文件、表格文件等,收集时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件。
  (1)定稿电子文件:用计算机起草文件时形成的最后一稿草稿文件,记录了文件的最后修改结果,有重要凭证、依据价值,应注意收集,并必须落实必要的签字手续,明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者;对特别重要文件的历次草稿如都有必要保存时,每一稿应以不同的标识区别。
  (2)正式电子文件:将修改、签发完毕的定稿电子文件正式制作完毕,能行使其文件的职能,其标识应以正式文件号注明,并注意重点收集。
   2、图像文件:指用扫描仪等设备获得的静态图像文件,如果其压缩计算方法特殊则应将相关软件一起收集。
   3、图形文件:指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件,收集时应注意其对设备依赖性、 易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。
   4、影像文件:指用视频设备获得的动态图像文件,收集时应注意收集其压缩计算机方法和软件。
   5、声音文件:指用音频设备获得的文件,收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
   6、多媒体文件:指用计算机多媒体技术制作的文件,其中包括前面所示的两种以上信息形式,收集时应注意参数准确,数据完整。
   7、数据库存文件:指采用数据库存系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。
   8、计算机程序:指计算机使用的或在某一软件平台上开发的系统软件、支撑软件和应用软件以及软件的版本等。
   9、数据文件:指用计算机软、硬系统进行信息处理等过程形成的各类参数、管理数据等。

   第九条 运用电子计算机进行公文处理、行政管理,特别是实行无纸化办公的单位,要定期将应归档的电子文件制作脱机备份。需要保存15年以上(含15年)的电子文件,应同时制作纸质版本与电子文件一并归档。只有纸上记载的重要归档材料,如党委(组)会议记录,也要由形成部门转换成电子文件,实行“双套制”存档,以便于微机全文检索。电子文件相应的机读目录、相关软件、其他说明等也应一同归档,并保存在同一载体上。

  第十条 电子文件的归档方式主要是逻辑归档和物理归档。各单位现阶段均以物理归档为主。

  第十一条 电子文件物理归档方式的基本要求是:
   (一)办理完毕的电子文件应在每月底进行物理归档。档案室应与业务部门一起制定电子文件物理归档的具体措施,以及归档的具体计划和目录。
   (二)业务部门根据归档计划,在应归档电子文件产生时打上相应标识,在归档时把带有标识的电子文件集中,检查并清除计算机病毒。
   (三)把通过查、杀毒后的电子文件进行分类、组盘。具体可按信息类型、环境类型、存储载体类型分类;亦可按机构、问题、保管期限分类。但无论何种分类,都应按照国家有关档案分类办法执行。
   (四)把通过分类的电子文件重新排列,拷贝至耐久性较好的载体(最好是一次性写光盘),一式三套(封存保管、查阅使用、异地保存各一套)。填写必要的著录项目和载体的编号,同时还应注明是否经过查毒和杀毒处理等,作为标签贴在载体或包装盒上(见附件一)。
   (五)电子档案要编制简要的检索工具,其基本著录项目为: 序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等,电子档案著录应符合国家《档案著录规则》基本要求。
   (六)应把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中。

  第十二条 单位各业务部门在归档时都应做到及时准确、数据完整、内容真实、编目规范、手续清楚。并编制机读目录和归档清单,除随机存储外,还需打印一式三份,业务部门和档案室双方签字后各执一份,另备用一份。原电子文件载体在完成电子文件归档后,在其形成部门须保留一年以上。
各单位每年要定期对电子文件归档情况进行全面清理,做到及时查漏补缺,以保证电子文件归档的安全、完整。

第四章 归档电子文件的移交

  第十三条 电子档案的保管期限按国家现行纸质档案保管期限的规定执行。

  第十四条 各单位的电子档案应及时向综合档案馆移交。 撤并单位的电子档案应按规定向接管单位或综合档案馆移交。

  第十五条 市、县(市、区)档案馆负责电子文件归档检查和移交验收。归档电子文件移交前,文件形成单位必须认真检测电子文件,并由检测人员填写《归档电子文件移交检验表》(见附件二)。检验表一式两份,一份由档案馆归档保存,一份由电子文件形成单位保管。
第十六条 检测人员应检验下列项目:
  (一)载体外观检验,如载体有无划痕、是否清洁等;
  (二)病毒检验,如是否有病毒等;
  (三)真实性检验,如电子文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移后是否与形成时的原始状况一致;
  (四)完成性检验,如电子文件的内容信息、背景信息、结构信息等是否有缺损;
  (五)有效性检验,如电子文件是否具备可理解性和可利用性,包括载体的完好性、信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的兼容性等;
  (六)技术方法与相关软件说明资料检验,如技术方法与相关软件说明资料等是否齐全。

第五章 归档电子文件的保管

  第十七条 归档电子文件的保管应符合下列要求:
  (一)归档载体应做防写处理,避免擦、划、触摸记录涂层;
  (二)归档载体应直立存放于防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中;
  (三)环境温度控制范围是17℃—20℃,湿度控制范围是35%—45%。

  第十八条 对馆(室)藏电子档案,磁性载体每两年机读抽检一次,抽检率达到100%,光盘载体每四年机读抽检一次,抽检率不低于70%,发现问题及时补救。

  第十九条 随着计算机技术和设备的不断更新,馆(室)藏电子档案要在完整、准确有保障的前提下,同步更新复制。一般情况下,磁带、磁盘载体上的电子档案要每四年复制一次,需抢救的光盘应及时复制。复制或补救新版后,旧版或有问题的载体仍需保存四年。上述情况均应及时填写电子档案管理登记表(见附件三)。

第六章 利用与销毁

  第二十条 各单位要应用由档案行政主管部门统一档案管理软件,以利电子档案机检目录对接、原文检索,方便查询和使用。

  第二十一条 市、县(市、区)档案馆负责电子档案进馆后的统一编目、保管、开发利用。为保证电子档案的安全利用,应注意以下事项:
   (一)封存的电子档案不得外借;
   (二)利用时使用复制件;
   (三)查阅应在许可范围,并遵守保密规定;

  第二十二条 销毁电子档案,参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行,且应在办理审批手续后实施。

第七章 附则

  第二十三条 本规定由许昌市档案局负责解释。

  第二十四条 本规定自公布之日起执行。

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