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许昌市档案馆服务指南
作者:许昌市档案局  更新时间:2011-12-6

            许昌市档案馆服务指南                                                               

服务项目

(一)档案查询

(二)已公开现行文件、政府公开信息查询

开放档案、已公开现行文件、政府公开信息查阅手续

1、中华人民共和国公民或组织:持有合法证明(介绍信、身份证、户口本等),即可查阅开放档案资料、已公开现行文件、政府公开信息

2、港、澳、台同胞和华侨:持本人有效证件向本馆申请,征得本馆同意后即可利用开放档案资料,已公开现行文件、政府公开信息。

3、外国人(含外籍华人)或外国组织:经国内接待部门介绍,报许昌市档案局和有关部门批准,即可利用开放档案,已公开现行文件、政府公开信息。

未开放档案查阅手续

中华人民共和国公民或组织持本组织或个人所在街道(乡、镇)正式介绍信,证明身份,说明利用目的及查阅范围,经本馆同意,可查阅未开放的一般档案资料。

查阅未开放的重要档案资料或涉密档案资料,须持与该档案资料分发范围内或相当组织的正式介绍信,证明身份,说明利用目的及查阅范围,经本馆同意,必要时须报档案资料移交单位或上级主管部门批准后,方可查阅。

一般情况下,本馆不对外国人或者外国组织提供利用未开放档案。

查阅开放档案、已公开现行文件、政府公开信息程序

验证:查验证件是否真实,审核申请证明是否符合查档要求。

填表:按《查阅档案登记表》填写查档日期、利用者身份、利用目的、查档范围等有关内容。

查档:利用者利用检索工具自查或由工作人员代查。

调阅:根据利用者检索的内容,向利用者提供纸质档案资料阅览。利用者与接待人员当面交接、清点、签收;已公开现行文件、开架资料,由利用者自行取阅,阅后放回原处。

归还:利用者阅览完毕,归还档案。

查阅未开放档案资料程序

验证:查验证件是否真实,审核申请证明是否符合查档要求。

填表:按《查阅档案登记表》填写查档日期、利用者身份、利用目的、查档范围等有关内容。

查档:由工作人员代查。

审批:调出的档案送交分管局长或保管利用科负责人签署意见,同意后方可提供利用。

调阅:根据利用者检索的内容,向利用者提供纸质档案资料阅览。利用者与接待人员当面交接、清点、签收。

归还:利用者阅览完毕,与接待人员当面清点归还档案。

复印、摘抄、拍照档案资料程序

复印档案资料的在本馆办理。

摘抄未开放档案资料须经有关领导审核批准同意。

复印、摘抄、拍照档案资料用作凭证的,加盖许昌市档案馆复制材料专用章和“许昌市档案馆企业档案复制材料专用章”,并注明出处。

信息反馈程序

利用者向接待人员告知查档结果,并填写《利用档案效果登记表》,反馈利用效果。

查档服务时间

星期一至星期五的工作时间(法定节日除外)

上午:8:00-12∶00    下午:(夏季)  14∶30-18∶30 (冬季)14:00-18:00

查档方式

直接查档

当利用者来馆查阅档案时,工作人员须热情接待,为其办理登记手续,根据利用者的需要和利用权限,提供档案检索工具,并视其需要办理档案复印,出具证明。如无法当场满足利用者查询需求的,请留下联系电话、地址,工作人员将在10日内给予回复。

间接查档

公民或组织可以通过信函、电话、传真、电子邮件查档,利用者须详细提出查档范围、内容和要求,留下通讯地址、姓名。工作人员受理后将在10日内给予回复。

检索工具

为了便于利用者查阅档案,本馆编有簿册式、机检式检索工具。

l、簿册式:有档案馆指南、案卷目录、文件目录、资料目录、已公开现行文件目录、专题索引等。

2、机检式:根据利用者提出的问题,通过计算机内的数据为利用者检索档案,可按时间、标题关键词、文件编号、责任者等途径在一个数据库或多个数据库内检索。

凡本馆已开放的档案资料、已公开现行文件、政府公开信息都有开放目录供利用者自行检索,同时提供计算机检索,以提高档案的查全率、查准率和检索速度。

服务项目

本馆设有查阅档案接待室,可为利用者提供下列服务:接待查档、咨询服务、档案复制服务、出具档案证明。

1、接待查档:当利用者来馆查阅档案时,工作人员须热情接待,为其办理登记手续。同时根据利用者的需要和利用权限,引导利用者使用微机检索系统或簿册检索目录查找所需档案资料。

2、咨询服务:负责解答利用者提出的问题,根据利用者的要求介绍馆藏情况,指导利用者使用检索工具等。

3、检索查找:提供各种检索工具,供利用者检索,接待人员应利用者要求可代为查找。    

4、阅读设备:为利用者免费提供各类阅读设备。

5、办公用品:向利用者提供笔、纸、工具书、老花镜、开水等。

6、收费标准:按照《国家物价局 财政部关于发布中央管理的档案系统行政事业收费项目及标准的通知》([1992]价费字130 1992320号)执行。

档案信息的公布及法律责任

1、本馆保存的档案,公布权在本馆,除移交单位外,未经本馆审查同意,利用档案的任何组织和个人不得擅自向社会公开本馆档案信息。

2、凡需公布本馆馆藏档案信息的单位和个人应征得本馆同意后方可公布,并应署名许昌市档案馆提供,其作品应送十份进馆收藏。

3、凡在著述中引用本馆馆藏开放档案资料信息内容的,应征得本馆同意,并应署名许昌市档案馆提供,其作品应送十份进馆收藏。

4、复制、摘抄、拍照的档案资料用完后,单位的应交机关档案室保管和处理,不得据为己有;个人的应妥善保管和处理,不得擅自向他人转让或提供。

5、对违反上述规定的单位或个人,依法追究其法律责任。

联系方式

联系地址:许昌市档案局(馆)

联系部门:保管利用科

联系电话:0374—296607903742621065

邮政编码:461000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

地址:郑州市金水路18号 邮政编码:450003 电子邮箱: hndafgc@126.com
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