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浅谈健康教育档案收集工作中的问题与对策
作者:许昌市档案局  更新时间:2015-12-9

浅谈健康教育档案收集工作中的问题与对策

 马华禹

自古以来,健康长寿一直是人们毕生的追求。随着经济社会的发展,人们的生活水平、文化修养和文明程度得到了很大提高,人们的健康观念也悄然发生着变化,逐步由治疗为主转为“教先于防,防先于治”,这样一来,健康教育的重要性就凸显出来了。健康教育作为全国文明城市和卫生城市测评指标之一,受到各级党委政府及广大市民的重视,在长期复杂的健康教育工作中会产生大量的健康教育档案,这些档案对于记录许昌健康教育发展史,为市委市政府关于健康教育工作的决策服务以及社会各界利用健康档案等方面发挥着重要的服务功能。

在健康教育工作中,档案的收集与管理是繁杂而又细致的。除了对大众进行多种形式的健康主题宣传工作之外,还肩负着居民健康素养调查、健康巡讲、卫生城创建与复审、突发公共卫生事件的应急处理等多项工作。随着我国医改的不断深化,各类工作产生的健康教育档案材料数量逐年递增,收集的健康教育档案材料的质量直接影响着档案的立卷、归档工作。健康教育各个工作项目是以年度为单位,一个项目经常横跨几个年度,无法做到年年上交中心档案室,因此需要自行进行保存,以备随时翻阅补充。这样一来,系统地对这些档案进行收集与管理就显得尤为重要。借疾控中心成立60周年之际,笔者在实际工作中就健康教育档案收集与管理所存在的问题进行了认真思考,谈一下自己粗浅的看法。

一.健康教育档案的收集内容

健康教育档案是健康教育机构、个人或组织在工作中形成的,并作为原始记录保存起来以备考查利用的文字、图表、声像等不同载体的材料,具体分为音像制品、媒体传播材料、文字材料、宣传材料以及其他材料。

二.健康教育档案收集过程中存在的问题

目前,在健康教育档案收集过程中存在着或多或少的问题,这是直接影响健康教育档案收集内容和档案质量的关键问题。

(一)对档案管理的认识不到位,档案管理水平有限

一是由于档案管理是一个细致、繁杂的工作,而且档案产生周期长,因此部分领导认为档案管理工作缺乏意义,很容易被忽视。二是档案管理是只投入、无产出的消耗性工作,不能短时期内看到其作用效果,却需要花费大量的人力、物力、财力和时间,得不偿失;三是部分人员的档案管理水平有限,对归档材料的范围不清楚,或担心材料归档后查找不便,索性每个人的工作材料自行管理,长时间后有的便不知去向,其结果就出现了日常工作缺乏工作过程记录、材料证明等情况,最终导致无据可查,甚至在需要相关材料时临时回想,造成数据或内容的不准确性。

(二)照片档案的管理问题

许昌市疾控中心由原“许昌专员公署防疫大队”到“许昌地区卫生防疫站”再到如今的“许昌市疾病预防控制中心”,经历了6 0年的风风雨雨。其中,在健康教育工作中产生了大量的珍贵照片,从消灭天花到控制霍乱、白喉等传染性疾病,从积极及时应对“非典”到2008年远赴四川灾区防疫防患,一张张照片记录了许昌疾控防治工作的努力,也反映了许昌健康教育人的辛勤劳作。但是,照片档案的收集难、整理难是大家公认的事实。照片档案作为易损档案,在长时间的保存过程中也可能会开始发黄、软化和翻卷、清晰度也减弱了很多。由于底片没有随照片一起详细的收录档案,导致大量底片聚集放在一起而难以辨认。有些特殊尺寸的照片也难以被统一规定的照片案卷(册)所容纳。很多保护性措施难以有效实施,这些都是照片档案管理面临的突出问题。

(三)文件材料的漏记、错记问题

1.在繁杂的文件拟定、发放的过程中会产生大量的文本文件,这其中有些是电子文件,有些是纸质文件,而有些文件是两种形式并存。如需查找某些相关文件进行参考,就会在纸质文件和电子文件之中反复翻阅查找,增大了查找的困难度,工作效率低下。此外,由于多次翻阅纸质文件,也会导致文件再次归档时位置错误而出现“假遗失”的现象。

2.由于工作周期过长,未及时的进行文件的电子版保存或书写错误的更新,事后保存时,文件档案中偶尔会发生文件材料的漏记、错记问题,如档案文件里的文件材料出现笔误、印刷错误等。这是在周期较长的项目工作中经常会出现的问题。

三.健康教育档案问题的对策与思考

前文所述都是在健康教育档案资料管理过程中有可能出现或已经存在的问题。如何才能有效的解决问题,促使档案管理更规范更细致,笔者提出了以下几点思考和对策。

(一)提高认识,加强培训

健康教育档案管理工作目前虽不能与其他机构的档案管理工作的繁杂程度相比,但也要对健康教育工作中的档案材料进行系统的管理与维护。

一要提高部分领导对健康教育档案收集工作的重视程度。健康教育档案虽然在短时间内无法体现其价值,但是他确是日常工作产出的最真实的记录者。具有很大的参考价值与学习价值,并能够及时应对上级的工作检查和工作资料的查阅参考。

二要提高档案人员对健康教育档案收集工作的认识程度。何为档案,司马迁在阐述撰写《史记》的目的时曾说过:“余尝掌其官,废明圣盛德不载,灭功臣世家贤大夫之业,不述,赘先人 所言,罪莫大焉。余所谓述故事,整齐其传世,非所谓作也。”[1]强调自己身为太史公,编撰《史记》的过程只是 “述”,而非“作”。虽健康教育档案在重要性和传承性上远远不可与《史记》比拟,但其工作态度是一致的,即“述而不作”,不可随意捏造档案资料,保持档案的真实性。

三要不断加大对现职人员的业务培训强度,派出专业专业人员参加上级档案行政部门或专业单位组织的培训班、学习班,请省、市档案专家到本单位进行档案业务知识全员培训,进一步提高工作人员的档案认识和专业技能技术水平。进一步发挥他们的工作积极性、主动性,“专心做事、热心服务”。同时鼓励自学,不断提高专兼职档案人员自身档案理论素养与业务技能。

(二)提升对档案现代化的重视

档案现代化是指利用现代化电子设备、先进仪器等电子办公产品进行档案管理工作。随着科技的进步,健康教育档案管理工作也要与时俱进,提升对先进设备的使用水平和频率。档案管理方式由传统的、单一的收集处理方式转为数字化的操作,实现档案载体的电子化、现代化。这样有助于档案信息的开发和综合利用,为组织的发展提供良好的信息支持[2]。同时,档案现代化也是解决照片档案和文本文件档案相关问题的有效解决方法之一。

1.照片档案的存档现代化。照片档案作为易损档案要进行双储存,即要利用电子扫描仪将以前的照片档案一一扫描,存入计算机中,并按照实物照片的分类方式原样保存,这样就可以做到万无一失,即便是纸质照片发黄模糊,也可在计算机中快速查找到该照片。此外,在数码相机普及的今天,电子照片也要根据照片的重要性和历史意义进行选择性冲洗,存入照片档案宗卷,保持照片档案的完整性。以防计算机损坏时导致重要照片遗失。

2.文本文件档案的存档现代化。电子文件、纸质文件转化为档案可以采取“双轨制”,归档内容形成“两套制”,即纸质与磁、光介质两种形式一起归档。这样就形成了两种介质不同,内容相同的文件档案,同时要采取相同的分类保存顺序,这样可便于随时查找文件,无需在两种媒介中反复查找一份文件。对于重要的文本文件,可以用硬盘对电子文件进行专门保存,以防计算机故障时文件丢失。

3.加快推进网络共享。我省各地市健康教育工作从上世纪60年代初开始以协作区的方式进行相互学习、共同研讨工作的方式方法。全省共分为三个协作区,分别是豫北协作区、豫中协作区和豫南协作区,许昌市健康教育所属于豫南协作区中的一员。加快推进网络共享有助于各个协作区成员将自己的工作经验与档案材料上传到网络进行共享,让各成员可以相互学习、批评指教。这样有助于全省各地相互协作,共同出谋划策、学习优秀经验,促进全省健康教育共同快速发展。

(三)及时与定时相结合,不断完善健康教育档案材料

健康教育档案材料根据具体项目情况要进行及时与定时的收集整理。以项目档案为例,由于健教育工作中涉及的许多项目是横跨几个年度进行的,如中央补助地方健康素养促进行动项目就包括许多子项目,各个子项目的实施时间间隔较长,有时会横跨几个年度。因此,相关档案材料的收集不能在项目全部结束后再予整理,这样极易导致材料丢失,应该在每个子项目进行的同时随时注意材料的保存,并在子项目结束后及时的统一整理收录。随着其他子项目的不断推进,也要定时整理相关项目档案,不断更新并填充内容,促使项目档案逐步完善。这样一来便减轻了最后的档案收集难度,为来年的项目工作提供详细齐全的参考资料。此外,及时对文本文件进行双保存,可以有效地发现并改正错记、漏记问题,避免了长时间搁浅后对文件内容的不确定性。

档案管理工作是枯燥却又神圣的,对于档案管理过程中出现的问题要及时思考解决,并充分利用档案资料的记录历史、学术研究、查阅利用功能,更好的为健康教育工作服务。

 

[1]  李英  从《史记》看司马迁对档案文献的利用 [J] .档案管理,2012—03

[2]  秦爱华  浅谈档案管理的现代化问题 .档案管理,2012—03

 


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