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如何做好档案管理工作
作者:(三门峡市监察局)  更新时间:2014-12-26

 

一、争取支持,确保档案管理工作有效开展

   (一)争取单位领导重视。针对档案工作琐碎,不易引起领导重视的特点,在向科室主任汇报基础上,年初就将档案工作列入机关全年工作议事日程,以引起单位领导高度重视,在人、财、物上给予充分保障,确保档案管理工作有效开展;同时,利用年终工作总结时机,在市档案局精心指导下认真撰写档案工作总结,积极向分管领导汇报一年来取得的显著工作成绩,进一步夯实领导支持的工作基础。截至目前,市纪委监察局专职档案管理人员2名,兼职档案管理人员20名,做到了档案工作机构、人员、职责、制度的“四落实”,

  (二)加强与业务部门沟通交流。针对纪检监察档案管理工作任务重、时效性强、比较繁琐的实际,在不断提高自身档案管理能力的同时,还积极争取市档案管理部门的支持。充分利用市档案局组织的档案员培训班、档案工作检查验收等时机,加强与档案管理部门相关科室业务人员的沟通交流,认真请教档案管理工作知识,查漏补缺,积极整改;定期向市档案局通报档案管理工作情况,2013年市档案局还专门指派了一名业务骨干到市纪委监察局开展具体业务指导,为我单位档案管理工作高效开展打下了良好基础。

二、夯实基础,为档案管理工作提供有力保障

(一)加强管理,健全制度。认真组织各科室人员以及专兼职档案员学习《档案法》、《档案法实施办法》等法规文件,并依照《档案法》的规定,制定了《机关档案管理制度》,对档案的收集、整理、归档、立卷、统计、鉴定、查阅、销毁等各个环节都进行了明确规定。此外,还结合市纪委监察局工作实际建立了《机关保密制度》、《机关文件借阅制度》等2项特色制度,形成了比较完善的档案管理工作机制,促进了档案管理工作的制度化、规范化建设。在健全制度的同时,还积极参加省、市档案管理部门组织的各类档案业务知识培训,并进一步明确了机关各室在档案管理工作中的职责任务,形成了人人重视档案管理工作,各室参与档案管理工作的良好局面。

二)加大投入,完善硬件。在硬件投入方面,市纪委监察局在档案室内配置了干粉灭火器、空调,安装了防盗门、防盗窗,确保了室内干净通风,达到了档案室防火、防虫、防盗、防鼠、防潮、防强光、防霉变的“七防”要求。同时,先后制备了温湿度计等设备,使档案室在管理、监测方面有了可靠的物质保障。随着电子文件档案管理的逐步普及,在领导的重视下,市纪委监察局还将计算机运用于档案整理工作,做到了科学、规范操作,保证了档案资源的高效、安全利用。

三、分类整理,确保档案管理更加完整规范

(一)及时完成文件归档入库和分类整理工作。对于各类档案,每年都严格按照档案工作的有关法律法规,对应归档的文件材料,做好收集、归档工作,做到所有档案集中管理,各类档案上架管理。同时结合自身档案工作实际,市纪委监察局将档案分为文书档案和案件档案两类,分别进行分类组卷,对个别不规范的案卷重新进行了拆装,整理补齐。今年以来,市纪委监察局又对历年档案进行了清查、统计、整理、鉴定,对应归档而未归档的文件资料进行了收集、整理、鉴定、补归档,做到了档案完整、管理规范。

二)加强档案资料保密工作。市纪委监察局始终重视加强对文件材料收集和鉴定销毁工作的监督、检查、管理工作。年初制定了《涉密文件复印备案审批制度》,确保做好应归档文件的传阅、保存工作。此外,我们还制定实施了多项保密措施加强对案卷资料的保管、保密力度,并主动接受主管部门的业务指导和督促检查。

四、认真研究,充分发挥档案资料的利用价值

市纪委监察局一贯注重做好档案资源的开发利用工作,在严格贯彻保密法和档案法的基础上严格执行《借阅规则》,同时最大限度的发挥档案信息资源的作用,为机关工作服务。今年以来,我们积极发挥老档案的作用,如利用近年来的档案资源,深入分析新时期下全市党风廉政建设的特点和面临的问题,从中找出薄弱环节,在今后的工作中予以强化。