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档案工作的先驱-----管理伊利诺伊州档案馆工作
作者:业务科  更新时间:2018-3-9

设计了档案馆的双系统a dual system)档案保存方案。伊利诺伊州立档案馆建成之时,正值美国的文件数量海量增长阶段。文件形成部门由于大量文件堆积的压力,急欲将文件移交档案馆。但档案馆的接收工作面临两个尖锐矛盾:一是很多文件还有现行价值,各个部门还会用到。移交给档案馆除了增加档案人员的负担外,还会使档案部门变成一个单纯的归档部门,从而降低档案馆真正的作用。二是档案馆对这部分文件的管理难度大。有些文件外借后长期滞留不还,档案馆没有权利强行采取措施。为解决这一问题,诺顿提出了档案馆的双系统a dual system)档案保存方案。

首先,诺顿依据文件处理的具体情况,将文件分为四类:现行文件、半现行文件、非现行文件和有现行作用的非现行文件。

其次,诺顿在档案馆内设置了两种系列的存储库房。第一种库房用于存放那些由各个部门负责人已经审核过的非现行文件和永久保存的文件。这些档案的保存和管理完全由档案馆控制。第二种库房存放的是那些对原形成机构仍有利用价值的半现行文件。这部分库房在得到审批后,允许有关部门暂时使用,其被称为部门库房departmental vault)制度。当时在州档案馆大楼设置了文件储存量达80280立方米的12个柜架,用作部门库房。州的每个机构都在档案馆获得足够的空间进行文件存储,而无须放弃他们对这些文件的合法看管权。档案馆将部门库房的钥匙发给相关机构,由他们自行实施文件的编排、归档、移交和归还等管理工作。


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