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档案工作的先驱-----确立档案馆的接收范围
作者:业务科  更新时间:2018-3-9

伊利诺伊州档案馆建成后,为了保证更多重要的文件能够进馆保存,诺顿主持确立了档案馆的接收范围。该范围依据双系统档案保管制度,分别明确了档案馆和部门库房的接收标准。

首先,档案馆接收具有永久保持价值档案的范围。一是具有历史财富性质的文件。如第一份伊利诺伊州立宪法档案(1818年)、卡俄基亚公证档案(1737-1768)等。这些具有重要历史价值的文件存放到档案馆并要保证其完整性。二是具有特殊价值的档案。如属于州的土地契约等。这些档案都是由于安全因素而需要特殊保护,或限制使用。三是仍具有证据作用的文件,但它们的产生不是以机构管理为目的的。例如一些在内战时期的关于伊利诺伊州士兵服役的档案。四是已经失去了行政管理价值的文件,但具有显性或潜性研究价值的文件。最显著的例子是联邦农业部门中一些关于农用数字的档案。

其次,对已经做了缩微处理的档案,其原始档案,也纳入档案馆的收集范围。依据该接收范围,当时伊利诺伊州档案馆馆藏形成如下比例:76%是关于伊利诺伊州各个部门的业务、管理档案;16%是关于家族历史档案;6%是关于历史档案;2%是关于建议性服务档案。

最后,部门库房档案的接收范围。一是公民服务委员会的关于公民服务雇佣者的文件;二是地矿部门的矿物勘探地图;三是保险机构的关于保险公司授权处理伊利诺伊州业务的官方文件;四是教师退休系统下的关于教师的福利和工资文件;五是极其重要的数字部门里的一些文件,比如,公共健康部门的档案和出生死亡证书等档案;六是工程技术部门的关于建筑方面的文件等。


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