网站首页  
县区频道: 宛城区卧龙区南召县方城县西峡县镇平县内乡县淅川县社旗县唐河县新野县桐柏县邓州市
政务
中原经济区 政策法规 业务指导 职称教育
档案科研 档案学会 党建 精神文明 廉政
资讯
通知公告 档案新闻 档案界论坛
档案界维基百科 《档案工作》电子期刊
互动
网上预约服务 馆藏珍品展厅
网上调查 利用天地 档案征集 档案技术
档案文件查阅
已公开现行文件查询 河南数字档案馆
音视频档案 历史记忆 本地沿革
 业务指导
档案整理中值得注意的几个问题
作者:樊小伟  更新时间:2012-2-16

       接收和整理工作是档案馆工作前后紧密衔接的两个环节。在我馆接收工作是征集编研科的职责,而整理工作则是保管利用科的职责,整理工作的内容由收集工作的内容决定。此文中的整理工作特指对通过征集渠道接收进馆的档案的整理。

一、收集工作中存在的问题

2002年的机构改革中,我局设立了征集编研科和保管利用科,征编科主要职责是征集、编研,保管利用科主要职责是对馆库档案的安全保管、提供利用。在实际工作中,征编科在档案的接收、征集方面,只是起到了号召、组织的作用,对收集来的档案资料清点查数,办理交接手续,而后转手便把收集来的档案资料交给保管科进行整理、保管,收集和整理档案的工作被分割在两个科室进行。

在征编科收集档案资料的过程中,有这样的心理:一有征集线索,出于对提供线索者的尊重和感激,也出于对无偿捐赠者的尊重和钦佩,还出于“大档案”的收集理念“剜到篮里便是菜”,更出于丰富馆藏的原因,便千方百计想把对方收藏的东西一股脑原封不动全部搬进档案馆,而不管其收藏的档案资料与馆藏是否重复、有无整理、重份、残缺、损毁、齐全完整程度、价值大小、干净与否,便不失时机把这些东西当作“宝贝”一样赶紧弄到手,接进馆,生怕人家变卦。作为档案局馆工作人员我们非常能理解这样的心理,一方面档案局馆经费紧张,每年用于征集档案的费用微乎其微,能不花钱征集到散存在社会上的零散档案那不等于天上掉馅饼的好事,何乐而不为?另一方面档案馆现有馆藏结构不平衡、内容单一,面对社会各界日益丰富的多层面多元化需求,藏用之间的矛盾凸显。优化馆藏结构的发展要求迫使征集工作走“大档案”之路,此“大”,宽、泛之意,一片纸、一本书、一块老招牌乃至名人用过的一张床、一顶帽子、一支钢笔,而不管其新旧、完整程度。第三无钱难办事,无钱也难以征集到有价值的线索,因此,只要有一丁点线索,档案工作人员都会很珍惜,因而也不再去计较对方究竟会给些什么。

这样一来,保管科面临的整理任务可想而知并不简单。

二、整理中的问题

面对原汁原味接收进馆的东西,如何整理入库?为了保证进馆档案的卫生、洁净、无毒、无菌,便于今后的保管和利用,我们通常要采取以下几个步骤:

(一)、除尘杀菌,切断传染源。

很多接收进馆的东西,一般情况下都是打包或装箱,一眼看去布满灰沙,打开来,总会散发出刺鼻的霉气味,叫人连打喷嚏。面对这些多年未动过的“脏、乱、差”材料,我们首要的任务是对其进行除尘、杀菌、消毒,以保持其洁净、卫生、安全入库。一是用干抹布对档案材料的的外部进行擦拭除尘,二是用消毒机进行为期一周的专库封闭消毒。三是入库上架之后,放置防虫防霉药剂,驱虫防霉,三重措施为征集进馆的“脏乱差”档案上了一把保险锁,有效防止了有害菌和微生物的生长和传染。

(二)、因全宗制宜,制定整理方案

通过征集渠道进馆的档案与通过正常接收渠道进馆的档案,无论其内容或类型或整理的方法都会有很大不同。这么多年来,我馆在丰富馆藏资源方面,不拘形式,开辟了档案寄存、捐赠、征集的新路子,使馆藏档案在内容、载体形式、进馆渠道等方面呈现出多样化的格局,馆藏结构由文书档案一统天下的单一局面向多元样、丰富合理的结构模式转变,更加突出档案馆的综合功能和“大而全”的特点。多年来,我馆通过征集渠道进馆的档案材料我们都作为专门档案特别进行专库管理,主要有:著名军旅作家周大新的文学创作档案资料、我市著名摄影家周彦昌的照片档案、南阳作家群的文学作品、南阳市历届“两节一会”档案材料、胡锦涛、温家宝、贾庆林、李克强等党和国家领导人视察南阳档案材料、河南电视台驻南阳记者站声像档案、烟标、粮票、布票藏品、南阳人自办的家庭报等等档案材料。面对这些不同类型、不同内容、载体多样的档案材料,用文书档案的整理方法来整理显然不完全适用,也没有可以套用的老方法。经过这些年的实践,我们摸索出了具有个性特色的整理方法。针对每个不同于文书档案的新全宗,我们必须制定出适合这个全宗档案的整理方案和整理方法。比如,在整理周大新文学创作档案资料时,我们翻阅其档案内容,熟悉其情况后,首先制定整理方案,将其所有材料分为档案和资料两大类。在整理档案的过程中,我们既要遵循档案整理的一般原则和要求,又要参照名人档案、专门档案、声像档案、实物档案的整理规范和方法,并根据其档案材料的内容制定了分类表,设置了3大类13属类39小类,使其涵盖所有档案材料的内容。考虑到其以后还将会新增类别和内容的现实,我们还特别在类目的设置上留有新增的余地。在整理中,依据分类表,依次进行分类排序,整理编目。又比如在接收整理我市“两节一会”档案材料时,根据其每年举办一次、接收进馆一次的特点,我们就按照简化整理、便于利用的原则,把每年的档案材料按照时间顺序、不分载体进行大流水排列(一般情况是依据文字、声像、实物档案的顺利进行排列),并以年为时间段进行数量统计。其他像重大活动档案、市“五个一工程”档案、非物质文化遗产档案等都基本上按照这样的方法进行整理。在整理工作之前,根据全宗档案的特点制定出科学适用的整理方案,使操作起来简便易掌握,检索利用起来方便快捷,达到了管理好这些专门档案的目的。

(三)、鉴定甄别,忌重复、重价值、看长远,区别情况,选择科学、合理的整理方法。

1、对待征集来的个人档案。接收的个人档案中,印刷品重份特别多,有的达20多份。作为档案馆没必要保存这么多重份材料,无论其印制多么精美和高档,都必须剔除,一般只保留1-3份,但如果是影响较大、版本较早、装帧上乘的我们会综合考虑保留3-5份。

2、对待零散的会议材料。由于单位领导是政协委员和人大代表,每年要参加两会,由于其档案意识强,开完会后便将所发会务材料及时全部送交征编科,因而保管科在整理这些会议材料时将会遇到这样的问题:这些零散的会议文件有必要保存和整理吗?因为根据往年的经验和实际情况,作为全市每年一度的“两会”,其会务材料都会被举办单位精心装订成套后交本单位档案室保存而后到期移交进馆,这样就迫使我们为避免重复保存、浪费不必要的人力、物力、财力,而舍弃掉零散不成套的会议材料,不再进行整理保存。

3、对待征集来的声像档案。经过一段时间的努力,河南电视台驻南阳记者站站长刘英选同志(刚退休)把其20多年拍摄生涯形成的录像带246盘交给了档案馆。考虑到录像带在保管方面的特殊性,不仅2-3年要进行一次倒带,而且还要使用防磁柜进行保存,为了进馆后的倒带、读带,刘英选同志把他使用的编辑机一并移交给了档案馆。这样,就给录像的保管带来一系列后续工作,如果不按时按要求进行这些必要的维护保养工作,录像带所录制之内容将会受到影响以至内容无法显现。为便于保管,尽可能地延长这些录像带所录制内容的寿命,我们没有简单地进行编目、整理、放入防磁柜的工作,而对录像带的长远保存进行了深层次考虑。直接保存录像带,后续维护工作间隔时间短、维护方法落后、费时费力,还需派专人做好编辑机日常保养与护理,不然长时间不加护理,机器老化、出故障,日后录像带将难以读出,这样保存录像带又有何意义?况且这些录像带是八十年代以来形成的,年代久远,使用的编辑机也二十多年了,机型老化,这样的直接保存法与日新月异的信息技术相去甚远,但是把录像带刻制成光盘,情况将截然不同,不仅便于保存,节省保存空间,不需要防磁柜,而且间隔10年以上转录一次,通过微机转录速度快占用时间少效率高;因此,多层面考虑之后,我们决定在整理中直接将录像带制作成光盘,进行数字化保存。为此,我们将直接保存录像带和制作光盘两种方法所需装具资金、工作时间、维护间隔时间、发展趋势等各方面进行比较后提交局长办公会,局长办公室立即同意我们这种既符合发展趋势、又节省资金、后续维护工作简便、一步到位的数字化举措,目前这项工作正在进行中。

4、对待零散、数量小、不成规模的档案材料。档案馆经常会征集到零散、载体多样、数量小、不系统的一些档案资料,如一张照片、一张光盘、一张毕业证、一张早期的布告、几份相关材料等等。这样的材料不多,而且互不联系。如何整理?另设全宗感觉不合适,不设全宗随意加入别的全宗更不合适,成立全宗汇集专门收拾这些零、散、杂的档案材料对以后检索利用不利,以致想不出好的整理方法,常常成为令我们头疼的事情。为此,我们就缓一缓暂且放在一边先不整理,以后遇着机会再说。如去年我们接收了一位老同志交来的几份个人档案材料,有一张五十年代的毕业证、一张桐柏学院第二期部分学员毕业60周年合影照,还有一本七十年代计划经济时期短缺商品凭批条供应表册;因这些材料少,我们一直没有整理;前段时间我馆从一位收藏者手中征集到一批六十至九十年代的结婚证21张、还从拥有南阳市解放后第一号结婚证书的主人手里征集到这份珍贵的结婚证书以及其定娃娃亲时的定亲信物、钻石婚纪念金卡,还有一份从别处征集来的军属证;这些看似无联系的材料,堆放在一起也就有了联系,它们有一个共同点都是证书;如果另设全宗分别整理数量太少,觉得不甚合理;如果设立一个以证件为名称的全宗,把这些零散的档案材料集中放在一起进行整理就会一下子解决掉堆积存放、难以入库的问题。确定了之后,我们按照时间顺序,进行了排列编目,进行了整理。以后再遇到相类似的证件之类的零散材料我们都会归入这个全宗。当然,其他零散、没整理、难归类的档案材料我们会根据情况找到恰当的整理方法使其尽早得到整理和入库,避免堆积存放或丢失。

地址:郑州市金水路18号 邮政编码:450003 电子邮箱: hndafgc@126.com
版权所有 河南省档案局 豫ICP备11015203号-1 用户登录