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南阳市民生档案工作情况
作者:南阳市档案局  更新时间:2012-2-28

党的十七大报告明确指出,加快推进以改善民生为重点的社会建设,努力使全体人民学有所教、劳有所得、病有所养,住有所居,推动建设和谐社会。为认真贯彻党的十七大精神,全面落实科学发展观,加快推动建立覆盖人民群众的档案资源体系和服务人民的档案利用体系建设,使档案工作成果更多体现到维护民权、服务民生、改善民生上来。近年来,我们大力开展民生档案建立和监督指导工作,根据《河南省档案局办公室关于转发〈国家档案局办公室关于报送民生档案工作情况的通知〉的通知》(豫档办[2012]3号)文件的要求,我们对全市民生档案工作认真进行了调研,现将具体情况汇报如下:

一、取得的主要成绩

根据上级档案部门的要求,结合南阳的实际,围绕市委、市政府关注民生工作的中心工作,一方面努力加大对民生档案工作硬件建设的投入力度;另一方面采取切实有效的措施,扎实有效地开展民生档案工作,取得了显著成绩。

(一)丰富档案资源,改善了馆藏结构。20096月,以市委办、市政府办的名义印发了《关于加强整合民生档案工作的意见》,强调各相关单位要从思想认识、工作措施、组织保障等方面切实开展民生档案工作;明确了全市四十多个项目为民生档案管理范畴。如:婚姻档案、计划生育档案、劳动就业档案、复员退伍档案、知青档案、城市低保档案、干部人事档案、工伤保险档案、移民档案、职工养老保险档案、房地产档案、拆迁档案、优抚档案、医保档案、林权档案等等。据目前登记统计情况,全市馆藏民生档案40余种270623卷,占全市馆藏总量的19.13%。最多的方城县民生档案已占馆藏总量的50%以上。现馆藏民生档案种类最多的档案馆有民生档案38种,最少的有23种。

(二)拓展服务领域,提高了服务质量。近年来,为加强档案利用服务建设,南阳市各级档案局(馆)按照“五位一体”和档案工作实现“两个转变”、建立“三个体系”的要求,加大民生档案工作力度。一方面,建立民生档案电子目录。档案局馆在研究分析民生档案的利用频率和利用实效的基础上,制订了档案数字化方案,对利用频率较高的婚姻档案、劳动人事档案等优先进行数字化处理,利用效果明显提高。另一方面,提高利用服务质量。以文明礼貌的良好形象为档案利用者提供优质服务。为使档案利用者少走弯路,档案局馆工作人员在为市民提供证明材料的同时,经常主动与相关部门取得联系,帮助查档人员解决有关问题。

(三)增强社会意识,树立了档案部门形象。民生档案接收进馆和投入利用,给档案利用工作带来了新高潮。前来档案馆查阅婚姻证明、工龄党龄、土地使用、退伍时间及参战证明的利用者排起了长队,档案馆不得不延长开放时间,以满足利用者的需要。“一卷档案挽回十几年工龄”,原南阳市五交化公司职工吕女士来到卧龙区档案馆,自称档案里缺少当年临时工改为固定工的依据,如果找不到相关依据,就无法证明十几年的工龄,对于吕女士来说,将面临一笔不小的损失。档案馆工作人员在详细询问情况之后,工作人员很快在民生档案劳动局全宗的1972年第18卷中找到了一份临时工改为固定工审批花名册,上面清楚地写着吕女士的名字,为办理退休手续提供了重要依据。吕女士激动地说:“感谢你们的热情帮助,为我挽回了一笔不小的损失!”。还有如档案让78岁老人实现夙愿”等数不胜数的利用实例,化解了宅基地纠纷,解决了工龄误差等问题,维护了社会和谐稳定。民生档案的高效利用既服务了群众、树立了档案部门的良好形象,又取得了显著的社会效益和可观的经济效益。近年来提供利用档案卷数和接待利用人次明显增加,年均增长32%左右,民生档案在查档利用中的利用率高达76%以上。

二、主要做法

(一)理清思路,统一思想,提高认识。长期以来,各级国家综合档案馆存在着“重机关团体利用、轻个人利用,重为机关团体服务,轻为群众服务”的传统观念和认识。文书档案长期占据各级档案馆利用档案的主导地位,馆藏内容越来越无法满足社会大众日益增长的利用需要。针对这种情况,自2002年以来,通过协调以市委办、政府办的名义先后下发了10几份文件。市档案局根据市委、政府中心工作和重大活动的产生,先后下发了关于做好中国南阳玉雕节、医药节、黄牛节等重大节庆活动档案工作的通知,关于做好南水北调中线工程丹江口库区移民档案的通知等;并根据干部和群众的需求,在输入微机的同时,先后编辑出版了《南阳大事记》(每年一册)、《南阳干部任免名录》(1949--2005年)、《南阳转录聘干名录》(1965--2000年)等,扩大了利用范围。2004年时任秘书长申延平专题召开办公室、宣传部、各新闻媒体重大活动档案收集协调会,并形成了机制;2006年后现任秘书长原永胜倡导建立了由四大家领导为正副组长、有关单位为成员的档案工作领导小组,每年召开二至三次联席办公会议,把档案征集工作、重大活动档案列入财政预算;2008年我们召开了各县市区局(馆)长、分管业务工作的副局(馆)长和业务股长参加的民生档案资源整合专题会议,就整合档案资源的紧迫性、重要性,整合的范围,工作中的难题与困难,措施与对策等问题组织与会人员开展讨论。大家一致认为目前要使档案和档案工作在“以改善民生为重点的社会建设”中不被遗忘,必须确立大档案观的意识,坚持以人为本,换位思考,站在广大人民群众的角度,从扩大接收和征集范围入手,把目前一系列与惠民政策有关的、分散在一些职能部门的、关乎广大人民群众切身利益的档案接收进馆。工作思路上以民生档案接收为重点,推动档案资源整合工作的协调发展。形式上可以灵活多样,能接收进馆的把实体接收进馆,一时不能接收进馆的可把目录接收进馆,也可采取代管的方式把档案接收进馆。树立不求所有,但求所在的理念。在统一思想,提高认识的基础上,2008年我们选择方城进行试点。20096月,以市委办、市政府办的名义印发了《关于加强整合民生档案工作的意见》,为全市民生档案资源整合工作提供了文件依据。

(二)列入目标,坚持不懈,日积月累。这些年在业务工作上的做法是:以目标考评宏观指导,以晋档升级夯实基础,以年度归档文件整理规范管理,以工作日志具体安排,坚持每年办一两件实事,既重视社会效益又不忽视经济效益。民生档案工作是一项长期的工作,就是借助2000年开始的档案工作目标管理,把民生档案资源整合作为新世纪的一项主要工作逐年进行安排部署。2001年结合机构改革把接收破产企业,撤销、合并单位档案列入目标管理;2002年把接收市、县直属一级单位1991--2000年第二套档案进馆列入目标管理;2003年把建立地方特色档案资料专门库房,加大征集本地区“一大三名”等特色档案列入目标管理;2004--2006年连续3年把1991--2000年档案进馆工作列入目标管理;2007年把征集家族谱档案列入目标管理;2008年把民生档案资源整合工作列入目标管理;2009年把重大活动及突发事件档案接收工作列入目标管理;2011年把民生档案信息化工作列入目标管理。

通过目标管理和工作要点的调控,使我市民生档案整合工作形成了制度化、规范化、正常化。建立了“一大三名”档案征集上报制度。一大批具有浓郁地方特色的档案、资料接收进馆。全市统一建立了荣誉室、特藏室、特色库、爱国主义教育基地、陈列室;各县市区1991--2000年应进馆文书档案2006年底已全部接收进馆,核心全宗和民政局等一些与民生密切相关单位的档案提前移交进馆,一些单位的档案随整理随移交;民生档案资源得到有效整合,各馆对馆藏民生档案进行全面普查,澄清了家底,建立了民生档案专题目录数据库;制订了重大活动档案管理办法、实施方案,建立了重大活动档案目录上报制度。逐步解决了馆藏结构单一、不合理,急用未藏、藏而不用的问题,使馆藏档案种类、档案数量不断增加,馆藏结构更加合理。

(三)召开现场会,以点带面,整体推进。这些年南阳一直按照没有重点就无法突破,没有典型就无法工作,没有总结就不能提高的工作要求,每开展一项工作,都是按照先试点、后推开、再完善的思路,使每项工作落实到位。民生档案资源整合也是这样做的。在充分调研、现场协调、具体指导的基础上,我们把县领导重视,同志们认识到位,档案资源整合工作力度大的方城县作为全市档案资源整合的试点县,加强指导,主动与县领导沟通协调,使该县的民生档案资源整合工作取得了突破性进展。试点建成后,为配合全市民生档案资源整合工作的开展,20097月,市档案局在方城县召开了全市民生档案资源整合工作现场会。省局刘局长亲自到会现场指导,并发表了重要讲话;方城县档案局介绍了该县整合民生档案资源的经验;南阳市档案局对全市的民生档案资源整合工作进行了总体安排部署,要求全市各馆以这次会议为契机,进一步加大档案资源整合力度。这是南阳市召开的第一个民生档案资源整合工作会议,对全市民生档案资源整合工作起到了有力的助推作用。

三、存在的主要问题

    (一)民生档案意识不够强。不少机关档案人员对民生档案缺乏足够认识,表现为重文书档案轻业务民生档案、重事轻人、重物轻人、重机关团体服务轻群众个人利用,没有将民生档案纳入档案工作整体发展上来。

(二)整合移交民生档案进馆力度有待进一步加大。各级档案馆虽然积极开展了民生档案接收进馆工作,但由于多方面原因,仍有大量的、多数的民生档案未能进馆妥善保存。例如房产档案、计划生育档案、公证档案、劳动仲裁档案等。档案馆作为全市档案保管利用中心职能体现不到位。

(三)民生档案利用服务水平有待进一步提升。我市民生档案查阅服务多数仍为手工检索纸质检索工具,档案信息化工作滞后,民生档案信息网上公开很少,与方便人民群众查阅要求差距较大。

四、加快我市民生档案工作发展的建议

(一)加强对民生档案工作的监督指导。要做好统筹规划和有效监管,加大业务指导监督力度,从源头上抓起,明确相关部门责任,切实抓好与群众切身利益密切相关的社保档案、医疗卫生档案、返乡农民工档案、政务公开档案、农村低保档案、土地承包档案、林权改革档案等重点民生档案管理和利用的监督指导。建立健全民生档案工作规范,指导有关部门制定相关的业务标准,完善民生档案管理制度体系。建立民生档案登记制度,对有关部门形成的各类民生档案进行排查和登记,全面掌握民生档案形成规律、管理现状和利用需求等情况,实施有效监管。建立民生档案工作年度检查制度,将民生档案工作纳入年度考核范围,考核结果作为评定单位档案管理成效的重要依据。

(二)要大力加强档案信息开发利用工作各级国家综合档案馆是档案事业的主体,是为社会各界和广大群众提供档案信息服务的重要平台。要以民生需求为导向,加大政府已公开现行文件的收集力度;整合馆藏民生档案资源,加快民生档案开放审查和查询利用工作;进一步拓展档案资源建设思路,把与群众利益息息相关的档案以及相关信息数据纳入接收范围,逐步建设和完善面向民生的多元化馆藏体系。档案馆要设置民生档案查阅场所,并配备相应的设施、设备,向社会公开服务形式和手段,为公民获取民生档案信息提供便利。民生档案管理部门和单位一般应设立公共查阅室,要采取多种方式、方法,做好、做活档案利用工作,要求不仅有纸质检索工具,更要充分应用计算机技术、信息技术和网络技术对民生档案进行数字化处理,将所有原始档案采用全文扫描输入电脑,制作好电子目录,并且逐步发展成可以提供网上在线查询服务,充分挖掘档案信息资源,尤其是要加强编研工作,大力推进档案信息的深加工,充分利用民生档案信息,为建设和谐中国服务。

(三)加大民生档案工作执法检查力度 。依据《档案法》和《河南省档案管理条例》等规定,要把相关单位的民生档案工作纳入档案行政执法检查范围,通过执法检查,发现并查处民生档案工作中存在的违法现象,增加依法管理民生档案的意识,确保民生档案安全保管和有效利用,推动民生档案工作逐步走向法制化轨道。

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