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档案收集难,难在哪里
作者:南阳市档案局  更新时间:2012-3-30

档案收集难,难在哪里

 

                   南阳市档案局   樊小伟

 

档案收集难,我认为有几下几点原因:

一是社会档案意识淡薄。机关、企事业单位和社会团体的领导和一般干部职工都需要加强档案知识的学习,增强档案意识;前些年到一个二级单位进行业务指导,该单位负责人竞然说我们单位无档案,他指的是红头文件。原因是这个单位虽然是副处级规格的二级单位,但自身一般不行文。他认为自己不发文,就没有什么档案可存。后经我们解释、普及档案知识,他才知道单位产生形成的工作计划、总结、干部花名册等白头文件也是档案,收到上面下发的文件也是档案。这样的例子虽属个别,但其他领导层的档案意识也不能过高估计,从他们平时对档案工作的重视程度就能略知一斑;作为单位一般干部职工,多数人不注意保存自己工作中形成的材料,经手的东西丢三落四,过后找不到了;有的向单位档案移交档案不主动不积极,还有一些人为了自己以后使用方便干脆不向单位档案室移交档案而据为己有,从而使单位档案收集不齐全;社会普通老百姓更是对档案知之不多,在众多的查档例子中,许多人都是在跑过许多部门、查无结果的情况下最后才来到档案馆求助,原因是他们不知道档案馆中保存着什么,不知道档案馆对他有什么帮助,更是不知道作为一个社会公民有依法利用档案馆里档案的权利。鉴于以上情况,加强档案宣传力度,提高社会各界的档案意识,营造良好的社会环境是做好档案收集工作的前提。

二是档案员的责任心不强、专业素质不高。档案员一般兼职过多,有的在时间、精力上无暇顾及档案工作,有的是“人在曹营心在汉”,身在档案室,心在他岗位,不想干这不出成绩的活,有的只是把档案工作作为一个跳板,一有机会便跳走了,以这样沉不上心、不负责任的态度实难干好这个活。机关档案员变换频繁,培训赶不上变化,专业知识贫乏,即使有想干好工作的初衷,也会因专业水平达不到,对本单位该收集的档案材料心中无数,提不出总体要求,档案收集不齐全也就在所难免。

三是档案部门的要求不硬。就机关档案室档案集中统一管理问题,档案部门确实屦次要求,无论是业务指导或是执法检查,都会对不实行集中统一管理的单位提出整改措施,收效也不错。但总是有少数一些单位因种种客观原因难以整改到位,比如办公用房紧张、历史的原因、资金的问题、人的问题等等,再通过私人说情、领导之间的沟通交流,我们还能怎样要求?不了了之。这样分散管理的结果,就会使一个单位没纳入行政业务指导或档案员视线的业务档案(很多是涉民档案)管理上呈现很多漏洞;另外在平时执法检查以及历次档案馆接收工作中,对档案收集整理不齐全的单位我们大多是说说而已,没有什么处罚措施;例如:《河南省档案管理条例》第十七条各单位“应将本单位编印的报刊、文集以及志书、年鉴、大事记、组织史、政策法规汇编、按期归档、并送同级国家档案馆”的规定,许多单位没有做到,我认为大多数单位不知道有这一规定。这说明了我们宣传、业务指导不到位,要求不严格。

四是档案征集费用紧缺。“人、财、物”问题是市地级以下档案部门经常念的“老三篇”、老大难问题,缺钱缺钱缺钱,永远都缺钱。没钱能办啥事?看《寻宝》栏目,让人开眼界的同时,也使我们感叹世间宝物可真多!我们身边就有很多宝物,拿过来或许就会成为我们的镇馆之宝!但看我们的出手,征集到民国甚至更早时期的田契档案给人家二百元都不错了,这怎样能吸引人家踊跃来馆捐赠?还不如人家拿到别处能卖500元呢。因此想收集到宝物,没本钱不行,只能空想。

 

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