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归档文件整理规则
作者:商丘市档案局  更新时间:2011-4-22

归档文件整理规则 DA/T 22-2000

 

 

1范围

本标准规定了归档文件整理的原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。

2定义

本标准采用下列定义。

2·1归档文件

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件

材料。

2·2归档文件整理

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的

过程。     

2·3

归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附

件为一件,原件与复制作为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册

()为一件,来文与复文可为一件。

3整理原则

遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

4质量要求

4·1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。

4·2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5整理方法

5·1装订

归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件

在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来

文在后。

5·2分类

归档文件可以采用年度-机构(问题)-保管期限或保管期限一年度-机构(问题)

等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

5·2·1按年度分类

将文件按其形成年度分类。

 

5·2·2按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。

5·2·3按机构(问题)分类

将文件按其形成或承办机构 (问题)分类 (本项可以视情况予以取舍)

5·3排列

    归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会

议文件、统计程表等成套性文件可集中排列。

5·4编号

    归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档

章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机

(问题)等选择项 (见图Al。图示中"*"号栏为选择项,不选用时无须设置。以下同)

5·4·1全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。

5·4·2年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如1978

5·4·3保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。

5·4·4件号:文件的排列顺序号。

   件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编

件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从"1"开始标注。

馆编件号按进馆要求标注。

 5·4·5机构 (问题):作为分类方案类目的机构 (问题)名称或规范化简称。

 5·5编目

      归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

 5·5·1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目

 录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图A2)

 5·51·1件号:填写室编件号。

 5·5·1·2责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。

 5·5·1·3文号:文件的发文字号。

 5·5·1·4题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加 "[ ]"号。

 5·5·1·5日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如19990909

 5·5·1·6页数:每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

 5·5·1·7备注:注释文件需说明的情况。

5·5·2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4 (297mm╳2lOmm)

5·5·3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名

称、年度、保管期限、机构 (问题)等项目(见图A3)。其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。

5·6装盒

    将归档文件按室编件号顺序装人档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

5·6·1档案盒

56·1·1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为31Omm╳22Omm()

盒脊厚度可以根据需要设置为2Omm3Omm4Omm (见图A4(a))

5·6·1·2档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构 (问题)等选择项 (见图A4(b)、图A4(c))。其

中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用"-"号连接,盒号

即档案盒的排列顺序号,在档案移交迸馆时按进馆要求编制。

5·6·1·3档案盒应采用无酸纸制作。

5·6·2备考表

    备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期(

A5)

5·6·2·1盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

5·6·2·2整理人:负责整理归档文件的人员姓名。

5·6·2·3检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

5·6·2·4日期:归档文件整理完毕的日期。

(2000-12-06批准  2001-01-01实施)



 

 

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