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服务与特色:档案信息网站存在的关键
作者:张秋妹  更新时间:2011-4-22
 服务与特色:档案信息网站存在的关键

 

一、档案网站调查统计

目前,部分地区建立的档案网站大都具有规模,有的甚至相当成熟。笔者通过搜索引擎Google先后查找了浙江档案信息网、上海档案信息网、天津档案信息网等多个省市以及区县档案信息网,把它们的栏目设置进行了统计比较,发现出现频率较高的有局馆介绍、馆藏档案介绍、本地文史、档案珍品荟萃、档案目录检索、网上展览、档案期刊、法律法规、公共服务、相关链接等。这些栏目在各个网站的名称并不相同,但是含义基本相同。如:本地文史栏目,在上海网站有申城变迁、上海掌故,在四川网站称为天府掌故,在甘肃称为丝路风情,在山西网站称为三晋文史等。

这些档案网站也存在一些普遍问题。

1、服务对象单一。所有网站的服务对象都以普通群众为主,宣传介绍档案工作的性质及重要性,面向本系统的专业服务的内容少,缺乏有深度的专业化数据库,对于专业人员所需信息,无论从数量和质量上都无法满足需求。

2、栏目内容过于一致。几乎所有的网站都有法律法规、本地文史、公共服务等栏目,内容差不多,很多信息只是说明性资料,缺乏把用户导向深入研究的能力,内容信息更新慢。为宣传档案的独特文化内涵,各网站把涉及历史的内容作为网站内容建设的中心,对于现实社会也只介绍国家、政府的大政方针,而对没有贴近百姓社会信息的创新服务栏目,与公众难以产生共鸣。

3、网站的检索能力弱。以最代表档案网站的档案检索为例:被调查的网站基本都设有网上档案检索一栏,不公开目录基本上都要求利用者验证,得到认证确认通知的才能查阅。但是,只有很少的网站公布了查档须知,对于验证的要求与手续没有表述;对于公开目录的检索,表述也不清晰,公开目录的检索缺乏标准,案卷目录的语言也不规范。

4、缺乏先进的技术手段。目前有关网站信息制作和检索的技术很多,服务的方式很多,如网上参考咨询系统等基本没有运用。

二、档案网站分析与思考

1、重视对自己的宣传

各个档案馆都设置了局馆介绍、组织机构、馆藏介绍等栏目,渴望得到社会认知的心情十分热切。

2、依托本地独特的社会历史文化背景档案设立的栏目,成为档案网站亮点由本地历史上发生的重大事件或本地特色的风土人情组成的栏目,使每个档案网站都有了与众不同的独门秘籍,原汁原味地再现历史的岁月,正是档案的魅力。但是,反映本地区的人民社会生活的记录具有更大的亲和力,应加以重视。

3、依托网络技术开展的在线展览是档案信息资源网络化利用的新形式

举办展览是国家综合档案馆的重要职责和义务。但是,普通的档案展览,制作周期长、成本高,投入与产出比低,成为限制展览发展的瓶颈,依托网络技术开展的在线展览,具有不受时空限制,受众面宽,选材视角灵活,展览效果好,展览更新快等优势,成为档案信息网站的活力所在。在线展览要打破以宣传自我为主的思维观念,面向社会选题,展出那些我们曾经经历过的事情,述说我们身边的故事,使网上展览厅真正成为社会记忆厅,成为每一个普通百姓可以为之感动、为之感慨的岁月记录本。展品突出可视性与知识性,与时俱进,植根社会,使档案展览在保证严谨的学术性的前提下,集教育、文化、休闲、娱乐于一体,才能使档案在线展览成为网络上的一道风景。

4、档案网站的专业性特色是传统档案服务工作依托网络技术的延伸档案的原始凭证性使档案信息资源具有其他社会信息资源所不能比拟的信息特质。有人认为档案馆的功能主要表现在对档案史料的积累、管理保护和信息服务三个方面。但是,档案文献的固态属性和馆藏的封闭状态使其难以深化到知识单元,深化到具体的知识创新和运用的思维过程,因而传统档案工作重档案实体收藏的系统性而轻利用服务的针对性,不能发挥专业馆的信息服务特色。依托网络技术档案文献得以打破固态,以信息化单元虚拟排列,档案事业得以走入社会信息化大舞台,传统的档案服务工作得到了延伸。既然是专业网站就应当在专业的领域里具备优势,在传统档案工作中,档案实体的收藏是我们的专业基础,服务于查档者是我们的目的。但是网络时代,作为一个专业信息网站,访问者不仅仅是社会利用者,本专业人员上网的目的更主要的是为了学习和研究专业知识而查找相关的专业信息资料,档案网站要体现档案专业的特色,强调为专业人员服务的宗旨,因此网站应有大量与档案信息有关的、侧重对档案专业知识的承传与积淀的经典收藏,将代表专业知识的发展源流、体系结构及主要学派、形成专业知识建构的主干、构成专业知识领域内知识保障基础的信息资料等,经过筛选、加工制作成具有检索功能的数据库和知识库,也可以通过采用文献计量学研究的方法,提出前瞻性课题和特色库提供给科研人员,以方便本专业人员查阅利用,实现专业网站预期的目标。

5、服务是档案网站存在的目的

服务是网站最重要的功能,网站的内容网站建设要体现以人为本的服务导向,要了解用户的需求,考虑他们的不同层次的信息需求,对档案信息以及与档案信息有关的资源进行整合,依据馆藏特色,设计重点档案的数字化,优势定位,形成品牌,吸引用户,提供构思新颖、个性鲜明、有自己的编辑思路和数字化文献风格的网络服务。在网站类目设置上要体现服务特色,充分考虑服务对象的各种需求,挑选出有效的服务项目设置到网站服务工作中,体现类目设置的新颖性、服务方式的独特性、服务技术的大众性、提供信息的权威性和稳靠性,并且考虑网站建设的投入产出比,争取以最少的投入,获取最大的收益。

网站结构设计要考虑提供网上多元化服务的资源类型、服务性能、交互性、服务范围、用户参与性等特性,划分不同的功能区,供读者使用,网站的结构设计一般采取等级结构的组织方式来确定站点的层次及主页与从页的链接关系,通过导航条、超级链接将访问者带到主页上,档案网站应设立几个功能区:

1)法律法规库和相关案例库。

2)新闻信息浏览。包括最新消息、档案科技信息、档案教育培训信息、档案工作简讯等。分类提供档案工作的最新动向,最新的法律法规、研究内容及研究成果、学科论坛、会议动态等。

3)网站导航。为方便用户获取和利用网上信息资源,应建立一个较全面的专业导航系统。包括学科导航,按主题或分类组织的学科内容介绍、发展动态、专家专著介绍,相关科研机构和专题数据库的链接;档案专业网站网址的提供和链接;国外档案专业网站链接;国内各级政府网站和有关职能机构网站;国内外与档案有关的其他学科的专业链接网址;著名搜索引擎的链接。

4)档案专业信息检索区。档案用户分布社会各个层面,要根据用户的工作需要、学术兴趣的特点决定选题的内容、层次、级别文献类型等提供信息服务,检索手段应当清晰明了。为满足用户对信息的需求,网站要有大量的档案专业数据库做支持,特色数据库应在对馆藏档案进行充分研究的基础上确定本馆的核心馆藏,并设立反映本地特点的品牌文献库,另外根据本馆规模,设立或购买、链接包括由我国出版发行的印刷型档案图书数据库、覆盖所有档案类核心期刊的档案文献全文数据库、各专业档案馆和资料室收集的档案专业外文期刊和外文书的书目文摘库、档案学专业会议的论文数据库、以及档案展览的图片数据库等,努力使本地档案网站与专业数据库之间可以通过相关的字段互相链接和查询,使档案网站的服务面尽可能地丰满起来。

5)信息交流服务区。网络信息最大的优势在于它的交互性,与服务对象的交流更加具体。专业档案信息网站的建立使专业交流更加及时、更有效、网上论坛正成为专业人员互相启发、交流的有效场所。

网站建立时提供BBSE-MALL等多种方式,为读者服务。通过为用户提供友好的交互界面,使用户按照自己的目标和需求,设定自己的信息来源、表现形式、网络功能、服务方式,并通过智能检索与推拉服务,达到真正的服务主导型的服务模式。根据交流的方式、对象的不同,可提供多种交流,特别是增加动态服务类目,在网站与用户之间形成互动,此类类目的设置要贯穿服务理念,与档案网站的服务导向,相互呼应。包括对用户进行信息技术培训,帮助他们学会在新的信息环境下找到所需的信息,解决他们信息利用中的困难;根据用户的需求,收集他们预定的某方面的专业信息,定期自动传送到用户的信箱;进行远程咨询服务,解答用户在查找相关信息中所遇的困难;接受用户向网站反馈的最新的专业信息和动向,并以最快的速度在网上发布;定期请专家到网站做客,开设专题讲座,介绍相关领域发展前景,解答疑问等等。(原文载于《北京档案》)

作者:张秋妹

 

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